Как восстановить трудовую книжку

Трудовая книжка – важный документ, содержащий всю информацию о местах работы гражданина. Если человек трудоустроен, она находится у нанимателя. Когда же лицо пребывает в поиске работы, она хранится у него дома. Отсюда следует, что документ может быть утерян по вине работодателя или самого сотрудника. В случае утраты его можно и нужно восстанавливать. О том, как восстановить трудовую книжку, будет рассказано далее.

Объективные и субъективные причины утраты трудовой книжки, ее последствия

Основной причиной утраты этого важного документа часто бывает халатность или невнимательность владельца. Например, ее могут нечаянно залить какой-либо жидкостью или повредить механически.

При самом пессимистичном сценарии имеет место массовая утрата документации ввиду экстремальной ситуации на производстве (например, пожара, который может уничтожить не только архив, но и производственные мощности).

Тогда перед человеком встает вопрос, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна или испорчена.

Вопросы ведения и хранения трудовых книжек регламентируются Постановлением правительства №225 от 16.04.2003 года. В нем же приводится порядок действий в случае непредвиденной порчи или утраты и объясняется, как восстановить трудовую книжку при утере.

Термин восстановление в этом документе не используется. В нем используется такое понятие, как дубликат. Причем, дубликат оформляется не всегда. Когда гражданин приходит устраиваться на новое предприятие и сообщает об утрате трудовой, закон позволяет заведение новой книжки. Иногда случаются ситуации, когда в момент трудоустройства человек предъявляет поврежденную механически книжку (обгорелую, разрисованную маленьким ребенком, залитую водой, кофе и так далее). В этом случае законным будет заведение нового документа или оформление дубликата.

Алгоритм восстановления документа по единственному месту трудоустройства

Если человек трудоустроен, на руки трудовая выдается в исключительном случае. Например, она может понадобиться для предъявления по требованию в соцстрах. Иногда ее требуют органы социального обеспечения.

Закон не рассматривает других обстоятельств, которые позволяют гражданину требовать книжку на руки, а работодателю — выдавать ее. Таким образом, если трудовая утрачена или повреждена в тот момент, когда она находилась на руках у работника, он обязан немедленно поставить в известность нанимателя.

Затем на имя руководителя подается заявление с просьбой об оформлении дубликата. Закон обязывает работодателя выдать новый документ не позже, чем через 15 дней.

В дубликате обязательно должны быть следующие отметки:

  • Сведения о сотруднике. Заполняются по представленным документам, удостоверяющим личность.
  • Сведения о трудоустройстве. В том числе — данные об имеющих место увольнениях. При этом особое значение уделяется подтверждающим документам: карточке Т-2, трудовому договору, дополнительным соглашениям к трудовому договору.
  • Данные об имеющих место поощрениях. В том числе — награды, грамоты, вынесенные благодарности.

Кроме того, справа в углу на первой странице обязательно должна присутствовать надпись «Дубликат».

Способы восстановления с учетом прежнего трудоустройства

Восстановление трудовой книжки (оформление дубликата) несколько отличается, если сотрудник работал на других предприятиях.

В раздел «Сведения о работе», прежде всего, необходимо внести данные об общем стаже, имеющим место до трудоустройства на этом предприятии. Если сотрудник располагает какими-либо подтверждающими документами, то их наличие также фиксируется. Но уставные данные организации, выполняющей записи, не указываются.

Пример записи о наработанном стаже: «Общий стаж работы составляет 15 лет, 1 месяц, 8 дней».

Далее вносится полное наименование организации с актуальным трудоустройством и все сведения о работе в ней (в том числе данные об имеющих место увольнениях на основе подтверждающих документов: карточки Т-2, трудового договора, дополнительных соглашений к трудовому договору и так далее).

Далее указываются данные о поощрениях (в том числе — награды, грамоты, вынесенные благодарности).

Если сотрудник хочет предоставить какие-либо документы с места прежнего трудоустройства в качестве основания для внесения данных в дубликат, он должен заверить их.

Работодатель обязан всячески содействовать восстановлению трудовой книжки при утере или порче. В частности, помощь сотруднику может понадобиться на этапе получения подтверждающей документации с прежнего места трудоустройства. Особенно важны в этом отношении сведения, подтверждающие стаж человека. Запрос от имени организации всегда удовлетворяется быстрее, нежели от физического лица.

Способы восстановления при утрате по причине ЧС на производстве

Итак, основная нагрузка при восстановлении дубликата состоит в сборе документов, подтверждающих трудовой стаж, наработанный на других предприятиях. Если в утрате трудовой книжки виновен работодатель, то к заполнению дубликата сам сотрудник не привлекается.

Руководство предприятия, на котором имел место пожар, техногенная катастрофа или иное чрезвычайное происшествие, повлекшее утрату архива, обязано приложить все усилия для восстановления документации. При этом сбор подтверждающих данных полностью возлагается на администрацию.

Что касается порядка оформления дубликата, то он, в большей части, не меняется. Однако, сотрудники не должны подавать руководству заявление. Процесс запускается автоматически и регулируется только работодателем.

Способы восстановления при ликвидации предприятия

Собирая сведения, подтверждающие наработанный ранее стаж, гражданин может столкнуться с фактом ликвидации того предприятия, где он был ранее трудоустроен. В этом случае процесс усложняется.

Гражданину придется посещать архивные учреждения, разыскивая документы, из которых можно было бы почерпнуть сведения о наработанном стаже. Архивную справку можно получить по факту поданного заявления на имя руководства.

Не существует единого образца данного заявления, однако, оно должно содержать следующие пункты:

  • данные заявителя (полностью);
  • конкретный временной период;
  • формулировка целей запроса;
  • контактные сведения: место актуальной регистрации и телефон (желательно два телефона — стационарный и мобильный).

На основании заявления сотрудники архива готовят справку. Ее федерального образца не установлено, но в Интернете имеются профильные сайты, предлагающие скачать образец.

Способы восстановления по копии

Можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии? Нет, любая копия не является документом, имеющим юридическую силу. Причем, это правило актуально даже в тех случаях, когда ксерокопия визируется личной подписью работодателя и печатью предприятия.

Однако, несмотря на то, что на основе ксерокопии нельзя заполнять дубликат, она может использоваться как источник информации. То есть в ней могут отражаться бывшие места трудоустройства. Поскольку каждое упоминание о должности и месте работы человека сопровождается реквизитами локальных приказов работодателя, то процесс их восстановления будет оптимизирован при наличии ксерокопии.

Способы восстановления через Пенсионный фонд

Вклад Пенсионного фонда в восстановление утраченной трудовой заключается в том, что сотрудники данного учреждения могут документально подтвердить факт уплаты пенсионных взносов гражданином. Кроме того, ими также подтверждается страховой стаж.

Также из сведений, предоставляемых Пенсионным фондом, можно узнать реквизиты прежнего работодателя.

Однако следует понимать, что данные, предоставляемые ПФ, являются всего лишь косвенным подтверждением трудоустройства гражданина в какой-то конкретный временной период. Для заполнения дубликата требуются более детальные сведения. Например, Пенсионный фонд не может предоставить данные о должностях, в которых состоял гражданин, фактах перевода сотрудника внутри одного предприятия, повышения или понижения его по карьерной лестнице.

Не содержится в документах госучреждения также данных об увольнении работника, а это принципиально важный момент для заполнения дубликата. Ведь каждое увольнение должно быть подтверждено локальным актом с указанием причины. Наконец, Пенсионный фонд не обладает сведениями о поощрениях и награждениях, а также о локальных актах, ставших их причиной.

Пенсионный фонд не имеет права выдавать справки, которые могут послужить основанием для внесения каких-либо записей в дубликат трудовой книжки. Но данные, которые поступают из фонда, актуальны как рабочая информация.

Пенсионный фонд обязан выдать справку по запросу не более чем через 10 дней. Причем данная услуга является бесплатной. С другой стороны, сам факт существования информации о трудовом страховом стаже гражданина в ПФ снижает актуальность восстановления трудовой книжки. Имеются в виду те моменты, когда гражданин был впервые трудоустроен после 2002 года. На этот период приходится регистрация работников как застрахованных лиц в системе Пенсионного страхования. Тем самым устраняются проблемы восстановления объема страхового стажа.

Способы восстановления через суд

Данный способ специалисты справедливо называют наиболее верным. Гражданин имеет право обратиться в судебную инстанцию для установки юридического факта — трудовой деятельности.

Надежность этого способа заключается в том, что компетенция суда позволяет ему самостоятельно направлять все запросы по местам прежнего трудоустройства гражданина. Как правило, отклик на запрос суда является более быстрым, чем в любом другом случае.

Кроме того, суд может заслушать свидетельские показания, подтверждающие, что человек работал в той или иной должности.

Трудовая книжка: необходимость восстановления и общий алгоритм

Все сведения, содержащиеся в трудовой книжке, актуальны не только для правильного начисления пенсии по старости. В ней отражаются все шаги гражданина по карьерной лестнице.

В частности, она может засвидетельствовать опыт работы по специальности на текущий момент. Поэтому независимо от причины утраты трудовой книжки она достаточно часто восстанавливается молодыми сотрудниками. Это принципиально для карьерного роста гражданина, который  стремится к профессиональному росту.

Таким образом, в законодательстве есть внятный ответ на вопрос, как восстановить потерянную трудовую книжку.

Независимо от обстоятельств утраты, восстановление выполняется по установленному алгоритму:

  1. Выясняются виновные в утрате документа.
  2. Подается заявление о выдаче дубликата нанимателю. На этом этапе принципиальным моментом является письменное свидетельство факта принятия заявления. Для этого рационально использовать заказную корреспонденцию с обязательным уведомлением о факте вручения.
  3. Направление запросов по местам прежнего трудоустройство гражданина.
  4. Процедура заполнения дубликата.

Если дубликат заполнен в соответствии с вышеперечисленными правилами, то он будет служить полноправной заменой базового документа.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (33 голос., средний: 4,40 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>