Как заверить копию трудовой книжки в 2020 году
Оглавление:
1. Когда может понадобиться заверенная копия трудовой
2. Особенности заверения копии трудовой книжки
3. Нововведения 2020 года в заверении копии трудовой книжки
4. Образец заверения копии трудовой книжки в 2020 году
5. Типичные ошибки при заверении копии трудовой книжки
Когда может понадобиться заверенная копия трудовой
Наиболее распространенной структурой, которая запрашивает у работника копию его трудовой книжки, является банк или кредитная компания. Подобное прошение преследует такие цели:
- подтверждение, что у субъекта, оформляющего кредит, имеется стабильный доход и он сможет своевременно погашать задолженность;
- наличие гарантии возвращения кредита даже в тех случаях, если субъект самостоятельно не погашает задолженность. Предполагается, что кредитор, посредством судебного иска, может добиться компенсации выданных под процент сумм с помощью взысканий с заработной платы субъекта;
- доказательство данных, предоставленных лицом в анкете;
- формирование доверия к субъекту на основании его трудовой истории. Кредитные учреждения отдают предпочтение тем гражданам, которые стабильно трудятся в одной компании или редко меняют место трудоустройства, что подразумевает устойчивость финансового положения гражданина;
- определение причины увольнения сотрудника. Так, нередки ситуации, когда банк может отказать в предоставлении лицу кредита, если оно было уволено с предыдущего рабочего места вследствие нарушения трудовой дисциплины (из-за прогулов, аморального поведения и т.п.).
Копия книжки также может потребоваться при оформлении визы или в процессе поиска нового места трудоустройства (подразумевается, что сотрудник ищет новую работу, не увольняясь с текущей должности). Новый работодатель затребует трудовую книжку, как одну из составных частей необходимого пакета документов.
Особенности заверения копии трудовой книжки
С целью получения заверенной копии документа работнику следует оформить заявление с соответствующим прошением на имя управленца предприятия (в случае наличия кадрового отдела – на имя начальника указанного подразделения). Если предприятие малое, то субъект вправе обратиться к руководителю с устным прошением.
Заверенная копия должна быть предоставлена работнику на протяжении трех дней со дня подачи прошения.
Особенности заверения копии выражаются в четком следовании порядку исполнения данной процедуры, подразумевающем следующую последовательность действий:
С листов книжки делаются копии. Первым должен быть тот лист, где указаны все данные о сотруднике, последним – тот, где отмечается текущее место трудоустройства.- На завершающей странице, которая содержит в себе основную письменную информацию, делает надпись: «Копия верна» или «Верно». Рядом с надписью отмечается должность и ФИО ответственного за заверение работника, затем он ставит свою подпись и проставляет штамп компании.
- Все страницы копии скрепляются, прошиваются и нумеруются.
В ряде случаев на итоговой странице копии требуется указать приписку: Работает по настоящий момент _ текущая дата.
Ее наличие обусловлено требованиями конкретного учреждения, куда предоставляется заверенная копия документа. Приписку можно не делать, если подобное не является необходимостью.
Ответственным лицом может выступать служащий кадрового подразделения. В случае отсутствия такого отдела на предприятии, заверить книжку вправе главный бухгалтер или управленец компании.
Важно отметить, что проставление необходимых надписей и подписей ответственных лиц на копии трудовой осуществляется только на последнем листе. С этой целью скопированные страницы документа сшиваются, нитка фиксируется на последнем листе копии, а затем сверху приклеивается бланк, где обозначается число страниц и подпись заверяющего субъекта.
Нововведения 2020 года в заверении копии трудовой книжки
ГОСТ Р-7.0.97/2016 предполагает внесение корректировок в действующие правила заверения копий трудовых книжек. Его введение было перенесено с 01.07.2017 на 01.07.2018г.
Основные законодательные новшества заключаются в необходимости подтверждения текущего места хранения оригинала рассматриваемого документа.
С 01.07.2017г. по 01.07.2018г. работодатели были вправе самостоятельно определять способ заверения трудовых книжек подчиненных: по старым стандартам или по новым.
С 01.07.2018г. корректировки стали обязательными для применения.
Местами, где может храниться оригинал документа, считается:
- личное дело сотрудника, хранящееся в кадровом подразделении;
- личное дело сотрудника, хранящееся в сейфе у управленца;
- база личных дел работников предприятия, хранящаяся у бухгалтера.
Таким образом, отвечая на вопрос, как правильно заверить копию трудовой книжки в 2020 году, можно выделить такие особенности нового алгоритма:
- На последнем листе скрепленной копии документа необходимо указать, помимо прочего (ФИО и должность ответственного лица), приписку «Оригинал (или подлинник) хранится…», и следом обозначить конкретное место.
- Подпись ответственного лица, дата заверения копии, а также штамп предприятия проставляется по факту отметки о фактическом месте хранения.
Проставлять новую надпись на копии необходимо только в том случае, если документ требуется сторонним учреждением.
Образец заверения копии трудовой книжки в 2020 году
На каждом предприятии (зачастую, в кадровом отделе), должна иметься информация, как правильно заверить копию трудовой книжки в 2020 году, с образцом нового порядка заполнения. В частности:
- В первую очередь на скрепленной и прошитой копии делается отметка о том, что копия верна.
- Следующей надписью являются сведения об ответственном лице.
- Затем проставляется дата оформления копии документа.
- После делается надпись о месте хранения. Требуется указать конкретное место. Например, оригинал трудовой книжки хранится в личном деле сотрудника, находящегося у бухгалтера. В подобных обстоятельствах надпись должна быть следующая: «Подлинник документа находится на хранении у бухгалтера ООО «Условное», в личном деле № 1».
- Штамп предприятия ставится таким образом, чтобы печать касалась чистого листа бумаги и копии документа.
Грамотно заверенная копия имеет неограниченный срок действия, до момента, пока в оригинал документа не будут внесены какие-либо изменения. В подобных обстоятельствах копия автоматически теряет юридическую силу.
Однако, как показывает практика, копия трудовой книжки считается актуальной на протяжении одного месяца с момента ее выписки. То есть, даже если прошло больше этого времени, а в подлинный документ не вносились изменения, представитель организации, которой требуется копия, может запросить более «свежий» документ.
Типичные ошибки при заверении копии трудовой книжки
Наиболее распространенными ошибками в процессе заверения копии трудовой книжки являются такие:
штамп «Копия» проставляется только на последнем листе, где размещается бланк с количеством страниц и печать компании. Правильным будет отметить штампом каждый лист заверяемого документа, а итоговые записи обозначить в конце;- на последнем листе не стоит печать компании;
- отсутствует надпись о том, что субъект в настоящее время является трудоустроенным на конкретном предприятии. Несмотря на то, что данное требование не является обязательным, рекомендуется проставлять указанную надпись;
- проставляется только ФИО или только должность заверяющего субъекта;
- ответственное лицо не имеет соответствующих полномочий по заверению подобных документов;
- с 01.07.2018г. ошибкой также считается отсутствие приписки о месте хранения подлинника;
- печать на последней странице проставлена таким образом, что не касается непосредственной копии документа.
Таким образом, нововведения 2020 года в части заверения копий трудовых книжек не столь масштабны, но достаточно существенны и могут повлечь отказ в их приеме. Руководителям компаний необходимо ознакомиться с новыми правилами и в дальнейшем не игнорировать установленных норм.
Хорошая статья, молодцы просветили, а то мне нужно будет после Праздников тоже заверять Трудовую книжку, а что и как делать не знала. Вот теперь в курсе, благодарю. Я думаю что правила 2020 года и сейчас сохранились , ведь процесс не из простых, как я поняла, не хочется потом бегать и переделывать !