Как завести трудовую книжку впервые

Темы: Кадры Организация бизнеса Трудовая книжка

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим факты трудовой жизни гражданина. После оформления трудовой книжки в начале карьеры, информация обо всех местах трудоустройства вносится в документ, создавая базу для исчисления пенсии в дальнейшем. Однако при первичном трудоустройстве субъекта, его и сотрудника кадрового подразделения волнует вопрос: как завести трудовую книжку впервые?

Оглавление:
1. Нормативная база оформления трудовой книжки
2. Обязанности нанимателя при трудоустройстве субъекта, у которого еще нет трудовой книжки
3. Как завести трудовую книжку
4. Нюансы оформления трудовой книжки

Нормативная база оформления трудовой книжки

Трудовая книжка – это специализированный документ, подтверждающий трудовой стаж конкретного субъекта. При обращении лица в дальнейшем в ПФ РФ за расчетом и назначением пенсии рассматриваемый документ будет являться основной базой, откуда служащие фонда будут черпать информацию. Это обуславливает важность отсутствия ошибок, неточностей и описок при оформлении книжки.

Типовая форма трудовой книжки, а также форма соответствующих вкладышей установлены ПП РФ № 225 от 16.04.2003г. В свою очередь, особенности оформления обозначенных документов содержатся в Постановлении Министерства труда РФ № 69 от 10.10.2003г.

Кадровый служащий, который является ответственным субъектом за ведение трудовых книжек на предприятии, должен оформлять данный документ при трудоустройстве в компанию гражданина, для которого эта должность является первой. В ситуации, когда при первичном заполнении трудовой книжки кадровым сотрудником была допущена какая-либо ошибка или описка, субъект, на чье имя оформляется документ, должен настоять на заполнении нового бланка.

Внесение сведений в трудовую книжку является обязанностью нанимателя. Сотрудник не вправе самостоятельно вносить в документ какие-либо сведения. Это обуславливает назначение отдельного ответственного лица за ведение и сохранность книжек.

Также важно отметить, что если сотрудник устраивается по совместительству одновременно на два предприятия, то трудовую книжку оформляет только одна компания, которая также будет являться основным нанимателем. При этом подобное происходит в соответствии с решением самого работника. В данных обстоятельствах нет необходимости оформлять два рассматриваемых документа. При совместительстве в книжку должна вноситься дополнительная запись о том, что сотрудник также параллельно работает в другой компании. При этом подобную запись делает кадровый служащий по месту основного трудоустройства.

Обязанности нанимателя при трудоустройстве субъекта, у которого еще нет трудовой книжки

Так как оформление трудовой книжки при первом трудоустройстве кадра является обязанностью нанимателя, законодательство предъявляет к компаниям определенные требования.

Так, у каждого нанимателя должны быть в наличии чистые бланки рассматриваемого документа. Персонал не должен приобретать книжки самостоятельно, более того, принуждение сотрудника к самостоятельной покупке данного документа, незаконно. Это обуславливается тем, что работник, покупая трудовую книжку в киоске или магазине, может приобрести экземпляр, не соответствующий нормам законодательства.

Большинство нанимателей оформляют соглашение с такой организацией как «ГОСЗНАК» или с любым другим аккредитованным поставщиком бланков трудовых книжек.

По факту того, как работнику предоставляется обозначенный заполненный бланк, плата за его оформление удерживается с субъекта. Практика демонстрирует, что данную сумму вычитают из первой зарплаты лица.

Для удержания с работника средств за оформление трудовой книжки управленец должен опубликовать соответствующее распоряжение, на котором сотрудник поставит свою подпись в знак согласия. Без письменного согласия сотрудника любые удержания из его зарплаты (за исключением оговоренных в трудовом соглашении и (при наличии) исполнительных листах) противозаконны.

Объем удержания соразмерен издержкам компании на приобретение бланка. В случае, если документ при оформлении будет испорчен (например, неправильно заполнен или подвержен физической порчи), дальнейшие затраты на приобретение новой книжки удерживать с сотрудника запрещено. Данные расходы должен покрывать наниматель. Подобные нюансы должны раскрываться в рамках коллективных соглашений.

Помимо прочего, наниматель (или соответствующий сотрудник в компании) также обязан:

вести книгу учета трудовых книжек. В данном бланке должны фиксироваться факты выдачи документов, их приход и расход, а также регистрация вновь оформленных бланков;
содержать книжки в сохранности в специально оборудованном месте, а также нести ответственность за их надлежащее состояние;
при увольнении сотрудника своевременно предоставить ему трудовую книжку, параллельно внеся в Книгу учета запись о выдачи бумаги.

Как завести трудовую книжку

Как было отмечено ранее, завести трудовую книжку впервые самому кадру невозможно – это входит в обязанности нанимателя. Помимо обозначенного факта, сотрудник кадрового подразделения также должен внести общие сведения о субъекте в документ на основании таких бумаг:

паспорта гражданина;
документов о получении работником образования;
распоряжения о приеме на должность.

Весь процесс внесения информации в книжку должен быть завершен на протяжении семи дней от даты публикации распоряжения управленца о трудоустройстве нового подчиненного. Также в обозначенный срок новая трудовая книжка должна пройти регистрацию в вышеоговоренной Книге учета. В свою очередь, при увольнении сотрудника вся требуемая информация должна быть внесена в книжку в тот же день, после чего она выдается субъекту на руки.

В частности, на титульном листе рассматриваемого бланка должны прописываться такие сведения:

ФИО сотрудника, которого принимают на должность. При этом важно отметить, что сокращения и указание инициалов не допускается. Данные надо вносить в соответствии с паспортом;
дата рождения субъекта;
информация об образовании: специальность или название профессии должны прописываться в точности так, как это указано в соответствующем дипломе.

После оформления данной информации кадровый служащий обязан передать документ сотруднику для проверки и проставления подписи. При этом выдача документа на руки не происходит.

В обстоятельствах, если лицо выявило какие-либо неточности или ошибки в тексте, кадровый работник должен будет оформить книжку заново. Для этого испорченный экземпляр подвергается уничтожению на основании специально составленного для подобного случая акта. Только после этого работник вправе оформлять новую книжку.

После того, как титульный лист будет заполнен по всем правилам, кадровый служащий также должен оформить первый лист. С этой целью на соответствующей странице ответственное лицо вносит такую информацию:

номер записи. В случае первого трудоустройства новая запись будет вноситься под номером «1»;
фактическая дата приема в соответствии с распоряжением управленца;
информация о трудоустройстве. В частности, кадровику следует вписать: «Принят на должность…». Также обозначается структурное подразделение предприятия, где будет работать сотрудник, если подобная информация фигурирует в трудовом соглашении;
реквизиты бумаги, на основании которой происходит трудоустройство (приказ управленца).

При первичном оформлении трудовой книжки, работник также может затребовать у кадровика внесение сведений относительно обучения субъекта на дневном отделении в ВУЗе, службе армии или иных периодах, которые расцениваются законодательством как стаж.

В условиях, если доказательные документы относительно учебы на стационаре или армии предоставляются гражданином уже после внесения записи о приеме на должность, то соответствующая информация вносится позже.

Нюансы оформления трудовой книжки

Рассматриваемый документ должен оформляться для трудоустраиваемых субъектов в любом случае, вне зависимости от того, исполнилось ли работнику 18 лет. Весь период трудоустройства книжка находится в сохранности у нанимателя и может быть выдана субъекту только на ограниченный срок в соответствии с его письменным прошением.

В обстоятельствах, если трудовая книжка была утеряна по вине нанимателя, ее восстановление полностью входит в обязанности управленца. Однако в условиях, если виноватым в утере документа является сотрудник, документ восстанавливается на основании тех доказательных бумаг, которые работник получит собственными усилиями.

Таким образом, оформление трудовой книжки является прямой обязанностью первого нанимателя. Управленцам необходимо детально изучить трудовое законодательство в контексте оформления данных документов, а сотрудникам – внимательно проверять внесенные в книжку сведения.

Автор: Архипова Ольга Сергеевна

(19 голос., средний: 4,50 из 5)

Загрузка...