Книга учета движения трудовых книжек - как её заполнять и зачем она нужна


Книга учета движения трудовых книжек

Ведение трудовых книжек является прямой обязанностью, возложенной на работодателей положениями действующего законодательства, и одним из документов, используемых в данном процессе является книга учета движения трудовых книжек или соответствующий журнал. Его ведение строго регламентировано наличествующими нормативными актами с юридической точки зрения, а нарушение установленного порядка действий может повлечь за собой привлечение работодателя к ответственности, если трудовая инспекция, прокуратура или иные контролирующие органы будут проводить проверку. Поэтому о том, как заполнять и вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо знать всем кадровым специалистам и работодателям.

Что такое книга учета движения трудовых книжек – законы и правовое регулирование

С точки зрения действующего законодательства, работодатель обязан обеспечивать хранение, учет, внесение записей и выдачу трудовых книжек работникам в определенных ситуациях. При этом порядок действий и принципы их исполнения строго регламентированы отдельными нормативными актами, наиболее важными из которых являются:

  • Постановление правительства №225 от 16.04.2003. Это постановление устанавливает основные принципы работы с трудовыми книжками, обязанности работодателя по их ведению, хранению и заполнению.
  • Постановление Минтруда №69 от 10.10.2003. В данном документе устанавливаются используемые формы и бланки документации – как непосредственно самих трудовых книжек, так и подшиваемых в них вкладышей, а также журналов учета трудовых книжек.
Учет трудовых книжек и записи в журнале проводятся непосредственно работодателем. Однако он имеет право назначать сотрудников, ответственных за ведение подобной документации. В частности, наиболее часто ответственность за ведение книги учета трудовых книжек возлагается на сотрудников  кадрового отдела организации, а на небольших предприятиях, где отсутствуют таковые специалисты – на бухгалтерию.

Зачем нужен журнал учета трудовых книжек

В первую очередь, в книге учета производится фиксация всех документов на предприятии, касающихся рассматриваемого вопроса, а именно:

За счет использования книг учета движения трудовых книжек на предприятии обеспечивается контроль наличия, выдачи, оформления данной документации и установление факта трудоустройства работника в случае возникновения спорных вопросов. Книгу учета трудовых книжек работодатель вести обязан в любом случае, вне зависимости от организационно-правовой формы предприятия, а её отсутствие в организации считается нарушением и может повлечь за собой привлечение предпринимателя к ответственности.

Лицо, ответственное за ведение книги учета, должно иметь соответствующие полномочия, подтвержденные должностными инструкциями и приказом работодателя. Оформлять доверенность в данном случае не требуется.

Основные особенности ведения книги учета трудовых книжек

В первую очередь следует помнить, что ведение книги учета трудовых книжек требует соблюдения от работодателя и ответственных лиц ряда нормативов и правил. В частности, ключевыми положениями и особенностями такой документации можно считать следующие требования:

  • Хранение книги возлагается на ответственное за ее ведение лицо соответственно внутренним нормативным актам предприятия.
  • В организации должна вестись только одна книга учета, используемая вплоть до полного заполнения её страниц. В случае крупных предприятий допускается ведение отдельных книг учета для отдельных филиалов или отделений.
  • В процессе использования книги не допускается удаление из неё листов или их замена.
  • Электронное ведение книги учета трудовых книжек на предприятии не допускается – законодательство хоть и не содержит прямого запрета на ведение таковой документации в электронном виде, однако требует наличия в ней подписей ответственного лица и работодателя в письменном виде, что невозможно реализовать в формате электронной документации.
  • Форма журнала учета закреплена законодательно, однако в отличие от самих трудовых книжек или вкладышей, она не выполняется на защищенном от подделок бланке и может быть приобретена работодателем у типографий или распечатана в должном виде самостоятельно.
  • Работодателю следует вести журнал учета движения трудовых книжек вплоть до полного заполнения документа и по исчерпанию свободных страниц в нем – обеспечивать хранение документа в архиве в течение 75 лет с момента его закрытия.
  • Нумерация в журнале проводится в последовательном порядке без пропусков. При этом наличие пропусков строк в журнале допускается, если при этом не имеют место нарушения нумерации записей.
  • Не допускается использование в книге учета трудовых книжек сокращений, нарушение норм делового письма.
  • Ведение книги должно предполагать использование темных чернил, но не обязательно черных.
  • Нумерация книги может проводиться как постранично, так и по листам. При этом пронумерована книга должна быть до момента прошивки, а сами номера страниц и листов проставляются в крайнем правом (и левом в случае со страницами) нижнем углу листа.

Как заполнять книгу учета трудовых книжек – основные принципы

Сама по себе книга учета трудовых, выполненная по закрепленной законодательно форме, должна иметь 13 граф, предназначение которых определяется следующим образом:

  1. Графа 1 служит для фиксации номера записи в книге.
  2. В графах 2-4 указываются сведения о моменте внесения отметок в трудовые книжки или дате трудоустройства. Заполняются данные графы после пяти календарных дней с момента трудоустройства.
  3. Графа 5 используется для фиксации в ней полного ФИО сотрудника.
  4. В графе 6 устанавливаются серия и номер трудовых книжек, дубликатов или вкладышей, а при использовании документов советского образца, не имеющих серии и номера – в данной графе проставляется прочерк.
  5. Графа 7 фиксирует должность сотрудника, каковая должна соответствовать оформленной в трудовой книжке записи, расписанию и трудовому договору либо соглашению к нему.
  6. Графа 8 используется для указания подразделения, в котором трудоустроен работник. При этом она не является обязательной к заполнению, например, в случаях когда отдельных подразделений на предприятии не предусмотрено.
  7. Графа 9 применяется для указания отсылки на номер приказа, в соответствии с которым принимается на работу сотрудник, при этом её можно не заполнять, если выдается дубликат или вкладыш.
  8. Графа 10 предназначается для проставления в ней подписи ответственного за ведение документа лица.
  9. Графа 11 используется для фиксации факта оплаты сотрудником выдачи трудовой книжки или вкладыша, а если таковая с него не взымалась, то в данной графе проставляется прочерк.
  10. Графы 12 и 13 служат для внесения записей об увольнении сотрудника и выдачи ему документации. В них также проставляется дата расторжения договора и подпись работодателя, а если трудовая книжка отправляется по почте – в данных графах фиксируются сведения об отправлении и дата его совершения.
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (37 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Поделиться:
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>