Книга учета движения трудовых книжек

Темы: КадрыОрганизация бизнесаТрудовая книжка

Ведение трудовых книжек является прямой обязанностью, возложенной на работодателей положениями действующего законодательства, и одним из документов, используемых в данном процессе является книга учета движения трудовых книжек или соответствующий журнал. Его ведение строго регламентировано наличествующими нормативными актами с юридической точки зрения, а нарушение установленного порядка действий может повлечь за собой привлечение работодателя к ответственности, если трудовая инспекция, прокуратура или иные контролирующие органы будут проводить проверку. Поэтому о том, как заполнять и вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо знать всем кадровым специалистам и работодателям.

Что такое книга учета движения трудовых книжек – законы и правовое регулирование

С точки зрения действующего законодательства, работодатель обязан обеспечивать хранение, учет, внесение записей и выдачу трудовых книжек работникам в определенных ситуациях. При этом порядок действий и принципы их исполнения строго регламентированы отдельными нормативными актами, наиболее важными из которых являются:

  • Постановление правительства №225 от 16.04.2003. Это постановление устанавливает основные принципы работы с трудовыми книжками, обязанности работодателя по их ведению, хранению и заполнению.
  • Постановление Минтруда №69 от 10.10.2003. В данном документе устанавливаются используемые формы и бланки документации – как непосредственно самих трудовых книжек, так и подшиваемых в них вкладышей, а также журналов учета трудовых книжек.
Учет трудовых книжек и записи в журнале проводятся непосредственно работодателем. Однако он имеет право назначать сотрудников, ответственных за ведение подобной документации. В частности, наиболее часто ответственность за ведение книги учета трудовых книжек возлагается на сотрудников  кадрового отдела организации, а на небольших предприятиях, где отсутствуют таковые специалисты – на бухгалтерию.

Зачем нужен журнал учета трудовых книжек

В первую очередь, в книге учета производится фиксация всех документов на предприятии, касающихся рассматриваемого вопроса, а именно:

За счет использования книг учета движения трудовых книжек на предприятии обеспечивается контроль наличия, выдачи, оформления данной документации и установление факта трудоустройства работника в случае возникновения спорных вопросов. Книгу учета трудовых книжек работодатель вести обязан в любом случае, вне зависимости от организационно-правовой формы предприятия, а её отсутствие в организации считается нарушением и может повлечь за собой привлечение предпринимателя к ответственности.

Лицо, ответственное за ведение книги учета, должно иметь соответствующие полномочия, подтвержденные должностными инструкциями и приказом работодателя. Оформлять доверенность в данном случае не требуется.

Основные особенности ведения книги учета трудовых книжек

В первую очередь следует помнить, что ведение книги учета трудовых книжек требует соблюдения от работодателя и ответственных лиц ряда нормативов и правил. В частности, ключевыми положениями и особенностями такой документации можно считать следующие требования:

  • Хранение книги возлагается на ответственное за ее ведение лицо соответственно внутренним нормативным актам предприятия.
  • В организации должна вестись только одна книга учета, используемая вплоть до полного заполнения её страниц. В случае крупных предприятий допускается ведение отдельных книг учета для отдельных филиалов или отделений.
  • В процессе использования книги не допускается удаление из неё листов или их замена.
  • Электронное ведение книги учета трудовых книжек на предприятии не допускается – законодательство хоть и не содержит прямого запрета на ведение таковой документации в электронном виде, однако требует наличия в ней подписей ответственного лица и работодателя в письменном виде, что невозможно реализовать в формате электронной документации.
  • Форма журнала учета закреплена законодательно, однако в отличие от самих трудовых книжек или вкладышей, она не выполняется на защищенном от подделок бланке и может быть приобретена работодателем у типографий или распечатана в должном виде самостоятельно.
  • Работодателю следует вести журнал учета движения трудовых книжек вплоть до полного заполнения документа и по исчерпанию свободных страниц в нем – обеспечивать хранение документа в архиве в течение 75 лет с момента его закрытия.
  • Нумерация в журнале проводится в последовательном порядке без пропусков. При этом наличие пропусков строк в журнале допускается, если при этом не имеют место нарушения нумерации записей.
  • Не допускается использование в книге учета трудовых книжек сокращений, нарушение норм делового письма.
  • Ведение книги должно предполагать использование темных чернил, но не обязательно черных.
  • Нумерация книги может проводиться как постранично, так и по листам. При этом пронумерована книга должна быть до момента прошивки, а сами номера страниц и листов проставляются в крайнем правом (и левом в случае со страницами) нижнем углу листа.

Как заполнять книгу учета трудовых книжек – основные принципы

Сама по себе книга учета трудовых, выполненная по закрепленной законодательно форме, должна иметь 13 граф, предназначение которых определяется следующим образом:

  1. Графа 1 служит для фиксации номера записи в книге.
  2. В графах 2-4 указываются сведения о моменте внесения отметок в трудовые книжки или дате трудоустройства. Заполняются данные графы после пяти календарных дней с момента трудоустройства.
  3. Графа 5 используется для фиксации в ней полного ФИО сотрудника.
  4. В графе 6 устанавливаются серия и номер трудовых книжек, дубликатов или вкладышей, а при использовании документов советского образца, не имеющих серии и номера – в данной графе проставляется прочерк.
  5. Графа 7 фиксирует должность сотрудника, каковая должна соответствовать оформленной в трудовой книжке записи, расписанию и трудовому договору либо соглашению к нему.
  6. Графа 8 используется для указания подразделения, в котором трудоустроен работник. При этом она не является обязательной к заполнению, например, в случаях когда отдельных подразделений на предприятии не предусмотрено.
  7. Графа 9 применяется для указания отсылки на номер приказа, в соответствии с которым принимается на работу сотрудник, при этом её можно не заполнять, если выдается дубликат или вкладыш.
  8. Графа 10 предназначается для проставления в ней подписи ответственного за ведение документа лица.
  9. Графа 11 используется для фиксации факта оплаты сотрудником выдачи трудовой книжки или вкладыша, а если таковая с него не взымалась, то в данной графе проставляется прочерк.
  10. Графы 12 и 13 служат для внесения записей об увольнении сотрудника и выдачи ему документации. В них также проставляется дата расторжения договора и подпись работодателя, а если трудовая книжка отправляется по почте – в данных графах фиксируются сведения об отправлении и дата его совершения.
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (37 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Обсуждение (2)
  1. Анна Петровна:

    Книга учета движения трудовых книжек , должна быть конечно на любом предприятии , фирме, будь то маленькая организация или большой завод. Я когда пришла трудиться на новое место, завела ее , а вот не было такой книги , плохо конечно, да там у них вообще весь учет документов велся абы как, исправила, теперь полный порядок. За трудовыми нужно следить , что-то потеряется, на хороший штраф нарваться можно.

  2. Юлия:

    Информации как правильно заполнять журнал учета трудовых книжек очень мало, поэтому ваша статья мне очень помогла разобраться как правильно это делать.

Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>