Командировка на личном автомобиле

Темы: КадрыКомандировкиОрганизация бизнеса

Отправляя сотрудника в командировку, в том числе и на личном авто, работодатель обязан обеспечить его достойными условиями. Обычно заранее способ, каким работник будет добираться до пункта назначения, приобретаются билеты, оговаривается проживание в гостиничном номере или в какой-то квартире, принадлежащей принимающей стороне. Но иногда сотрудник изъявляет желание отправиться к месту исполнения своих обязанностей на личном автомобиле. Это накладывает определенные обязательства и на него, и на работодателя.

Командировка на личном транспорте: какие документы в 2021 году готовятся

Прежде всего, факт задействования личного транспорта должен быть отражен в локальном приказе, согласно Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 No 749. Затем заполняется стандартизированная форма Т-9, в которой отражаются все рабочие моменты. Однако в этом случае добавляется пункт «Проезд к месту командировки».

Работодатель обязан составить дополнительное соглашение с командировочным сотрудником. Именно в нем указывается объем компенсационных выплат за тот факт, что личная машина эксплуатировалась в интересах фирмы.

Не существует единого федерального образца составления данного соглашения. Оно пишется в свободной форме.

Главное, чтобы в нем были отражены следующие сведения:

  • дата на момент составления документа;
  • регистрационный номер документа;
  • полное название документа;
  • полное наименование компании или предприятия;
  • личные данные сотрудника (фамилия, имя, отчество — полностью);
  • технические данные транспортного средства (здесь обязательно указывается год выпуска, полное наименование модели, регистрационный знак и номер (VIN);
  • объем двигателя;
  • способ и время выплаты компенсационных расходов (здесь указывается объем закупаемых во время командировки ГСМ, имеющие место текущие ремонтные мероприятия с подтверждающим расходы документом).

Кроме того, дополнительное соглашение должно содержать исчерпывающие сведения по автомобилю. В частности, внизу соглашения прописывается номер паспорта машины, а также свидетельство об официальной регистрации. Кроме того, к соглашению прикладывается копия ПТС.

Командировка на личном транспорте: правильно рассчитать затраты

Во время командировки работодатель обязан обеспечить своего работника авансом. В него входят суточные, а также определенные средства на проживание. Обычно у работников бухгалтерии не возникает вопросов, сколько выдать денег на бензин. Для этого достаточно ознакомиться с инструкцией по эксплуатации машины.

Модель автомобиля Число и расположение цилиндров Мощность двигателя, л.с. Рабочий объем, л КПП Базовая норма расхода топлива, л/100 км
LADA KALINA (ВАЗ 11186) 4L 87 1,596 8,6

Итоговая документация

По завершении работы в другом регионе или в одном из структурных подразделений, находящихся в другом городе, сотрудник должен отчитаться по имеющимся итогам. И в частности, по списанию ГСМ при командировке на личном автомобиле.

Он должен представить работодателю:

  • авансовый отчет с полным указанием — когда и на что были потрачены выданные командировочные;
  • подробный отчет о работе;
  • заполненный путевой лист;
  • чеки.

Командировка на личном автомобиле: исключительные ситуации

В отдельных случаях работодатель не заключает соглашение с сотрудником. Ему просто возмещают затраченные на бензин и деньги, затраченные на текущий возможный ремонт.

Этот вариант может быть более выгодным, но в случае внезапной проверки инспектирующими органами работодателю будет затруднительно мотивировать выплаты сотруднику.

Случается, что одного и того же человека работодатель посылает в командировку на собственном автотранспорте достаточно часто. В этом случае рациональнее заключить персональный договор аренды. Это устроит обе стороны.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (11 голос., средний: 4,30 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>