Лист ознакомления с локальными нормативными актами

Закон обязывает директора каждого предприятия знакомить подчинённых с внутренними документами, регулирующими трудовые отношения. Такое требование закрепляется ст. 22, 68 ТК РФ. Чтобы такое действие находилось в рамках правового поля, предприниматель должен отражать ознакомление документально. В данной статье описывается лист ознакомления с локальными нормативными актами (ЛНА). Вместе с порядком оформления такого документа будет приведен алгоритм действий и образец.

Доведение положений распорядительных документов до коллектива – что нужно знать работодателю

Прежде чем раскрыть детали вопроса, стоит определить, что относится к локальным нормативным актам. По сути, это обобщённое название совокупности документов предприятия, содержащих нормы трудового закона.

Особенность этих документов заключается в:

• Соответствии законодательству. При этом, формируемые ЛНА не должны создавать худшие условия труда, нежели те, что регулируются ТК РФ или другими федеральными законами.
• Обязательности выполнения. Все члены трудового коллектива, ознакомившись с содержанием документа, обязаны соблюдать указанные в нем требования.

Управленец вправе создавать ЛНА самостоятельно. Чтобы ситуация находилась в правовом поле, процедура разработки проходит в согласовании с профсоюзом. При этом учитываются положения локальных актов, коллективного договора.

ЛНА относится к подзаконным актам. Такая категория представлена в форме инструкций, положений, правил и других документов, чья цель – конкретизировать требования законов в рамках фирмы. Нужно иметь в виду, что, к примеру, приказ о предоставлении отпуска не будет считаться ЛНА.

К локальным нормативным актам относятся:

• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Штатное расписание.
• Положение по обработке персональных данных.
• График отпусков.
• Положение об оплате труда и другие.

Практически все ЛНА содержат обязанности и права работников предприятия. Соответственно, помимо собственных должностных инструкций должны соблюдаться, к примеру, правила корпоративной этики, ПВТР.

Такие документы не создаются за один день. Большинство из них относятся к первоочередным и должны формироваться в самом начале работы фирмы. Пройдя этапы разработки, согласования и утверждения, локальную документацию нужно довести до ведома сотрудников. Это делается для того, чтобы каждый работник знал собственные обязанности и права, имел представление о полномочиях работодателя и т.д.

Содержание и оформление листа ознакомления с локальным актом

Рассматриваемый документ не может считаться самостоятельным. Лист с подписями работников всегда прикладывается к локальному акту.

Трудовой кодекс говорит об обязанности знакомить с содержанием ЛНА работников предприятия. При этом не говорится, каким образом должна происходить эта процедура. Исходя из требований закона, о факте прочтения должна свидетельствовать подпись работника. Для удобства и наглядности используется лист ознакомления с локальным актом.

Рассматриваемый документ важен в системе внутреннего документооборота, поскольку содержит реальные подписи сотрудников. Разрешение конфликтов с участием сторон трудовых отношений не обходится без обращения к листу ознакомления с ЛНА.

Создавая бланк, управленец отталкивается от правил делопроизводства и целевого назначения ЛНА. По своему выбору работодатель может использовать обычный лист, фирменный бланк, дополнять или убирать элементы.

Структура должна содержать:

• Наименование и номер ЛНА, с которым знакомятся работники.
• Ф.И.О. сотрудника.
• Название должности.
• Дату ознакомления.
• Личную подпись.

В качестве дополнения можно приводить конкретику, например, указывать название структурного подразделения, примечания.

Если количество сотрудников велико, то допускается увеличить количество листов. По завершении процедуры нужно скрепить документ скобами, пронумеровать страницы и проставить ссылку на ЛНА в правом верхнем углу.

Процедура обычно проводится кадровым инспектором, а иногда − юрисконсультом или делопроизводителем. Вне зависимости от должности, под рукой исполнителя должен находиться образец листа ознакомления с локальными нормативными актами.

Процедуру доведения до сведения не стоит затягивать. Желательно собрать подписи в течение недели с момента вступления локального акта в силу. Администрация не может в принудительном порядке заставить коллег подписать документ. Факт отказа подлежит правовой оценке со стороны юридического отдела или безопасности. Возможно, не стоит торопиться проводить проверку и просто провести встречу с работником, разъяснить непонятные пункты документа и т.д.

Образец заполнения листа ознакомления с ЛНА

Рассматривая простейший вариант заполнения, документ будет выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Омега»

ИНН 123456 ОГРН 12345678, г. Кемерово, ул. Городская 11

Лист ознакомления

С положением о работе с персональными данными ООО «Омега» (приказ N123 от 01.06.2014 г.)

1. Петров Пётр Петрович, делопроизводитель, (подпись и дата ознакомления)
2. …

Лист ознакомления составил:

Инспектор по кадрам ООО «Омега»                                                                              Васильев В.В.

Законодатель не устанавливает сроки, в течение которых должен храниться этот документ. Если предприятие не оговаривает период внутренним регламентом, то лист ознакомления стоит хранить на период действия ЛНА.

Обычно такие документы хранятся в отделе кадров с ограничением доступа для посторонних. Поскольку лист создаётся в единственном экземпляре важно обеспечить бережное нахождение оригинала. В случае необходимости инспектор может сделать копию.

Оригинал может понадобиться для разрешения внутренних споров или в случае прибытия проверки надзорных органов. Правоохранительные органы также могут требовать лист ознакомления, однако для этого нужен мотивированный запрос и резолюция начальника. При положительном решении предоставляется заверенная копия документа, но не оригинал.

Если управленец заводит журнал, где в будущем планирует знакомить вновь прибывших сотрудников с ЛНА, целесообразно надлежащим образом оформить этот документ. Помимо внутреннего содержания стоит сделать обложку, сшить листы, скрепить печатью.

В заключении стоит отметить важность наличия рассматриваемого документа. Заполненный лист ознакомления говорит о согласии работников выполнять ЛНА. Наличие такого документа крайне важно для разрешения конфликтных ситуаций.

Важно помнить о требованиях закона обеспечивать ознакомление персонала с разрабатываемой документацией. Без листа с подписями сотрудников ЛНА не обретёт юридическую силу и будет иметь односторонний характер действия.

С этим читают

С этим читают

Лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с должностной инструкцией

Лист ознакомления с инструкцией по охране труда: образец

Акт об отказе ознакомления с приказом

Автор: Архипова Ольга Сергеевна

(15 голос., средний: 4,80 из 5)

Загрузка...