Лист ознакомления с локальными нормативными актами
Оглавление:
1. Доведение положений распорядительных документов до коллектива – что нужно знать работодателю
2. Содержание и оформление листа ознакомления с локальным актом
3. Образец заполнения листа ознакомления с ЛНА
Доведение положений распорядительных документов до коллектива – что нужно знать работодателю
Прежде чем раскрыть детали вопроса, стоит определить, что относится к локальным нормативным актам. По сути, это обобщённое название совокупности документов предприятия, содержащих нормы трудового закона.
Особенность этих документов заключается в:
- Соответствии законодательству. При этом, формируемые ЛНА не должны создавать худшие условия труда, нежели те, что регулируются ТК РФ или другими федеральными законами.
- Обязательности выполнения. Все члены трудового коллектива, ознакомившись с содержанием документа, обязаны соблюдать указанные в нем требования.
Управленец вправе создавать ЛНА самостоятельно. Чтобы ситуация находилась в правовом поле, процедура разработки проходит в согласовании с профсоюзом. При этом учитываются положения локальных актов, коллективного договора.
ЛНА относится к подзаконным актам. Такая категория представлена в форме инструкций, положений, правил и других документов, чья цель – конкретизировать требования законов в рамках фирмы. Нужно иметь в виду, что, к примеру, приказ о предоставлении отпуска не будет считаться ЛНА.
К локальным нормативным актам относятся:
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Штатное расписание.
- Положение по обработке персональных данных.
- График отпусков.
- Положение об оплате труда и другие.
Практически все ЛНА содержат обязанности и права работников предприятия. Соответственно, помимо собственных должностных инструкций должны соблюдаться, к примеру, правила корпоративной этики, ПВТР.
Такие документы не создаются за один день. Большинство из них относятся к первоочередным и должны формироваться в самом начале работы фирмы. Пройдя этапы разработки, согласования и утверждения, локальную документацию нужно довести до ведома сотрудников. Это делается для того, чтобы каждый работник знал собственные обязанности и права, имел представление о полномочиях работодателя и т.д.
Содержание и оформление листа ознакомления с локальным актом
Трудовой кодекс говорит об обязанности знакомить с содержанием ЛНА работников предприятия. При этом не говорится, каким образом должна происходить эта процедура. Исходя из требований закона, о факте прочтения должна свидетельствовать подпись работника. Для удобства и наглядности используется лист ознакомления с локальным актом.
Рассматриваемый документ важен в системе внутреннего документооборота, поскольку содержит реальные подписи сотрудников. Разрешение конфликтов с участием сторон трудовых отношений не обходится без обращения к листу ознакомления с ЛНА.
Создавая бланк, управленец отталкивается от правил делопроизводства и целевого назначения ЛНА. По своему выбору работодатель может использовать обычный лист, фирменный бланк, дополнять или убирать элементы.
Структура должна содержать:
- Наименование и номер ЛНА, с которым знакомятся работники.
- Ф.И.О. сотрудника.
- Название должности.
- Дату ознакомления.
- Личную подпись.
В качестве дополнения можно приводить конкретику, например, указывать название структурного подразделения, примечания.
Если количество сотрудников велико, то допускается увеличить количество листов. По завершении процедуры нужно скрепить документ скобами, пронумеровать страницы и проставить ссылку на ЛНА в правом верхнем углу.
Процедура обычно проводится кадровым инспектором, а иногда − юрисконсультом или делопроизводителем. Вне зависимости от должности, под рукой исполнителя должен находиться образец листа ознакомления с локальными нормативными актами.
Процедуру доведения до сведения не стоит затягивать. Желательно собрать подписи в течение недели с момента вступления локального акта в силу. Администрация не может в принудительном порядке заставить коллег подписать документ. Факт отказа подлежит правовой оценке со стороны юридического отдела или безопасности. Возможно, не стоит торопиться проводить проверку и просто провести встречу с работником, разъяснить непонятные пункты документа и т.д.
Образец заполнения листа ознакомления с ЛНА
Рассматривая простейший вариант заполнения, документ будет выглядеть так:
Общество с ограниченной ответственностью «Омега»
ИНН 123456 ОГРН 12345678, г. Кемерово, ул. Городская 11
Лист ознакомления
С положением о работе с персональными данными ООО «Омега» (приказ N123 от 01.06.2014 г.)
- Петров Пётр Петрович, делопроизводитель, (подпись и дата ознакомления)
- …
Лист ознакомления составил:
Инспектор по кадрам ООО «Омега» Васильев В.В.
Законодатель не устанавливает сроки, в течение которых должен храниться этот документ. Если предприятие не оговаривает период внутренним регламентом, то лист ознакомления стоит хранить на период действия ЛНА.
Обычно такие документы хранятся в отделе кадров с ограничением доступа для посторонних. Поскольку лист создаётся в единственном экземпляре важно обеспечить бережное нахождение оригинала. В случае необходимости инспектор может сделать копию.
Оригинал может понадобиться для разрешения внутренних споров или в случае прибытия проверки надзорных органов. Правоохранительные органы также могут требовать лист ознакомления, однако для этого нужен мотивированный запрос и резолюция начальника. При положительном решении предоставляется заверенная копия документа, но не оригинал.
В заключении стоит отметить важность наличия рассматриваемого документа. Заполненный лист ознакомления говорит о согласии работников выполнять ЛНА. Наличие такого документа крайне важно для разрешения конфликтных ситуаций.
Важно помнить о требованиях закона обеспечивать ознакомление персонала с разрабатываемой документацией. Без листа с подписями сотрудников ЛНА не обретёт юридическую силу и будет иметь односторонний характер действия.