Лист ознакомления с приказом

Создание локальных правовых актов (ЛПА) относится к внутреннему делопроизводству предприятия. Каждое распоряжение содержит задачи, которые должен выполнить работник или коллектив в сроки, отведенные руководством. Отсюда возникает необходимость знать точную дату, когда работник ознакомился с требованиями документа и приступил к работе. Для оформления этого факта существует лист ознакомления с приказом. Статья расскажет о том, как составить документ так, чтобы требования локальных правовых актов были корректно доведены до исполнителя.

Для чего необходим лист ознакомления с локальным актом

Создавая приказ, администрации нужно продумать механизм доведения информации до подчинённых. Это особенно важно для крупных организаций с большой численностью сотрудников.

Лист ознакомления служит для документальной коммуникации между работодателем и коллективом. Обязанность довести сведения приказа до исполнителей обычно возлагается на руководителя структурного подразделения. Если речь идёт об организационных вопросах трудовых отношений – то инспектора по кадрам.

Один из пунктов приказа должен содержать фамилию, инициалы, должность лица, ответственного за доведение сведений до конкретного человека или людей.

По сути, этот документ выступает приложением к разработанному локальному акту. Процедура доведения стартует после подписания и регистрации приказа.

Чаще всего применятся:

  • В качестве дополнения к должностной инструкции. К примеру, если в организации трудится 15 сварщиков, целесообразно довести локальный акт посредством листа ознакомления.
  • Для организации коллективных мероприятий, сборов, субботников, где распоряжением закрепляется дата и место проведения.
  • Для ознакомления с правилами внутреннего, трудового распорядка или других ЛПА, регламентирующих работу предприятия.

Подпись говорит о том, что сотрудник прочитал содержание локального акта и готов выполнить поставленные задачи.

В процессе могут возникнуть ситуации, когда работник отказывается подписать документ. На этот случай кадровый инспектор должен подготовить акт, свидетельствующий об отказе. Подписать его должны минимум два свидетеля произошедшего.

Факт отказа можно расценить как нарушение трудовой дисциплины. За этим действием, как правило, может последовать служебная проверка и как итог – привлечение к дисциплинарной ответственности.

Прежде чем пойти на такой шаг, нужно убедиться, что приказ или распоряжение соответствуют нормативной базе, а сами требования законны.

Чаще всего, документ востребован во время проверок контролирующими органами. Анализируя документацию, инспектор может поинтересоваться наличием подписей сотрудников. Чем лучше будет выглядеть документ, тем меньше возникнет сопутствующих вопросов.

Как оформить лист ознакомления, порядок хранения

Законодатель не устанавливает конкретных требований по оформлению этого документа. Эта обязанность делегирована управленцу, который с учётом специфики предприятия разрабатывает собственный механизм делопроизводства.

Образец листа ознакомления с приказом находится в положении по документообороту, где работодатель описывает обязательные элементы, требования к оформлению. Создаётся это для того, чтобы все документы имели единый стиль.

Тем не менее, в содержании нужно указать:

  • Наименование приказа, с требованиями которого ознакомляется коллектив. Обязательно наличие номера ЛПА, даты принятия, а также цели документа.
  • Список сотрудников. Помимо Ф.И.О. и должности, нужно указать дату доведения приказа до подчиненных.
  • Подписи. Без этого элемента лист не будет иметь юридической силы.

Для наглядности документ оформляется в виде таблицы. Исполнитель может вписать данные сотрудников, чтобы сэкономить время и ускорить процедуру. Если такой возможности нет, работники самостоятельно могут наполнить документ нужной информацией.

На момент издания приказа не каждый член коллектива может находиться на работе. Поскольку ознакомить с требованиями нужно до конкретного числа, у исполнителя нет времени ждать, пока кто-то выйдет с больничного или отпуска. Руководитель структурного подразделения сам вписывает данные такого работника и пишет причину отсутствия. При этом подпись ставить не нужно.

По выходу на работу сотрудник должен подойти к ответственному лицу, ознакомиться с требованиями приказа и поставить подпись. Однако, человеческий фактор может дать о себе знать – начальник структурного подразделения может забыть напомнить. В этом случае ответственность возлагается на руководителя.

Образец листа ознакомления с приказом

Рассматриваемый документ составляется в единственном экземпляре. Допускается заполнение от руки или посредством компьютерного набора.

Для каждого локального акта может вводиться собственный порядок доведения. К примеру, если перед исполнителем стоит задача ознакомить коллектив с ПВТР или другим документом, регулирующим деятельность предприятия.

В этом случае нужно ознакомить не только имеющихся сотрудников, но и вновь принимаемых. С этой целью рекомендуется завести журнал, где по мере трудоустройства будут вписывать новых работников.

Если коллектив большой, можно продолжить список работников на неограниченное количество листов. При этом документ следует скрепить скобами и пронумеровать каждую страницу. Для понимания, в верхнем правом углу нового листа отражается принадлежность к первой странице.

Заполненный образец листа ознакомления с приказом будет иметь такой вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ИНН 123456 ОГРН 12345678, г. Ульяновск, ул. Уличная 12

Лист ознакомления

С приказом №123 от 01.02.2013 г. «О проведении субботника»

  1. Иванов Иван Иванович, начальник отдела маркетинга, (подпись и дата ознакомления)

Лист ознакомления составил:

Инспектор по кадрам ООО «Альфа»                                                                               Петров П.П.

Порядок хранения созданного документа тоже должен соответствовать локальным актам по делопроизводству. Лист с подписями обычно находится в отделе кадров, в специальной папке вместе с оригиналом локального акта. По поводу сроков законодатель умалчивает, но это должен быть как минимум период действия приказа или распоряжения.

Доступ к документу стоит ограничить, так как он составлен в единственном экземпляре. Если оригинал будет испорчен или утерян, придётся заново собирать подписи.

Важность рассмотренного документа предельно ясна. Если работник не будет знать о требованиях локального акта, каким образом будет обеспечено выполнение? Такой документ повсеместно распространён, и у работодателя не должно возникнуть сложностей с оформлением.

Самое главное – придерживаться правил внутреннего делопроизводства. Важно следить за наличием подписей и даты напротив каждой фамилии. После завершения процедуры следует обеспечить надлежащее хранение.

Наличие подписи поможет предпринимателю решить затруднения, если в ходе выполнения приказа с работником возникнут конфликтные ситуации. Кроме этого, работодатель сможет показать проверяющим лицам, что требования локального акта известны подчинённым.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (40 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>