Лицевые счета сотрудников по заработной плате

Трудовое законодательство РФ обязует нанимателей регулярно осуществлять выплаты подчиненным в качестве вознаграждения за труд. Данному процессу сопутствует оформление множества документации для подтверждения начисления, удержаний и фактической выдачи денег служащим. В частности, одним из необходимых к оформлению документов является лицевой счет по зарплате персонала.

Назначение лицевых счетов сотрудников по заработной плате

Под лицевым счетом понимается специализированный регистр или бумага, которая применяется в работе бухгалтеров и кадровых служащих для фиксации определенных фактов финансовой жизни персонала. Так, в РФ имеется законодательно принятая форма документа Т-54.

В свою очередь, персональной документацией является бумажный или электронный формат хранения какой-либо информации, непосредственно касающейся сотрудника.

Так, любой субъект, который трудоустраивается в компанию, помимо прочего, также должен оформить в бухгалтерии предприятия индивидуальный лицевой счет. Базой для проведения бухгалтером рассматриваемой процедуры является распоряжение управленца (либо его копия) о назначении конкретного субъекта на должность.

На каждого нового работника оформляется соответствующий регистр. При этом неважно, субъект будет трудиться постоянно в компании, или у него срочный (временный) договор.

Форма Т-54 представляет собой регистр накопительного характера, в котором отражается информация относительно начисления заработка персонала, начиная с января конкретного года (или даты официального принятия на должность) и до его окончания. Все процедуры по внесению сведений в счет производит бухгалтер, в чьи основные задачи входит документальное оформление заработной платы сотрудников.

Помимо начислений, в лицевых счетах также отражаются все удержания, осуществляемые с дохода гражданина. Занесение данных осуществляется в соответствии с оформленной первичной документацией (например, к подобным бумагам относятся табели учета рабочего времени, постановления управленца, графики отпусков, акты выполненных работ или оказанных услуг, и проч.).

Все удержания, которые приводятся в счете, должны иметь расшифровку налоговой кодировки.

Наличие лицевых счетов особенно удобно в крупных компаниях, где систематизация подобной информации обеспечивает стабильную производственную деятельность и своевременное предоставление налогов в бюджет. В свою очередь маленькие предприятия или ИП не нуждаются в ведении обособленной документации по лицевым счетам. Им достаточно указывать соответствующие записи в расчетно-платежных ведомостях по форме Т-49. Подразумевается, что в данных условиях форма Т-54 выполняется как Т-49.

Также, практика демонстрирует, что законодательно установлена еще одна форма – Т-54а. Она предназначается для проведения регистрации имеющейся информации посредством компьютера или любой иной вычислительной техники. На крупных предприятиях посредством указанной формы также производятся исчисления и копирование различных сведений, требуемых для выведения итоговой суммы зарплаты. Автоматизированность учета существенно облегчает работу бухгалтера.

Форма и период хранения лицевого счета по заработной плате

Как отмечалось выше, существуют две формы в контексте оформления лицевых счетов, Т-54 и Т-54а. Они были утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004г. «Об утверждении…».

Также важно отметить, что с 01.01.2013г. мелкие фирмы вправе использовать свои бланки и разработанные формы отчетности, что регламентируется Постановлением Минфина РФ № ПЗ/10/2012 от 04.12.2012г.

Форма Т-54 может не использоваться и в крупных фирмах, обеспечивая управленцам право разработать свой шаблон бумаги. Однако, тем не менее, самостоятельно сформированный бланк должен содержать все требуемые реквизиты, отраженные в законодательстве.

Срок хранения лицевых счетов сотрудников по заработной плате составляет полные 75 лет. Данное положение актуально ввиду п. 413 «Перечня…», утвержденного Постановлением Министерства Культуры РФ № 558 от 25.08.2010г. При этом компания должна самостоятельно обеспечивать сохранность всей подобной документации. В обстоятельствах, когда на предприятии не имеется такого кадра, как архивариус, то ответственность за сохранность необходимо зафиксировать за конкретным служащим. Зачастую им является кадровик.

Настоятельно рекомендуется при отсутствии архивариуса прописывать обязанность по ведению архива в должностной инструкции конкретного ответственного лица.

В условиях, когда оформление лицевых счетов происходит вручную по форме Т-54, ежемесячное перенесение информации необходимо выполнять черной или синей пастой, а также не допускать помарок и исправлений, в том числе, корректором или затиркой. В случае допущения ошибки, бухгалтер должен аккуратно перечеркнуть неверную запись линией по диагонали, начиная с правого верхнего угла в левый нижний угол. После этого уместно проставить рядом корректную запись.

Также в ходе внесения сведений в лицевые счета крайне важно внимательно сверять информацию со всеми расчетными ведомостями, где уже отражены начисление зарплаты и удержания с нее.

Правдивость предоставляемой информации является ответственностью бухгалтера. Все сведения из лицевых счетов являются важными для страховых служб. В условиях, если бухгалтер предоставит заведомо ложную информацию, он будет привлечен к ответственности. При этом подобное нарушение может наказываться не только в соответствии с КоАП РФ, но также в ряде случаев расцениваться как уголовное преступление.

Особенности работы с программой «1С» в контексте лицевых счетов по заработной плате сотрудников

Практически на всех предприятиях в современных условиях, включая небольшие фирмы, применяются бухгалтерские программы для упрощения учета, а также для оперативности предоставления данных. В частности, подразумевается программа «1С: Зарплата и управление персоналом». Однако в контексте оформления лицевых счетов, большинство бухгалтеров сталкиваются со следующими трудностями:

  1. Распечатка лицевого счета сотрудника. Чтобы вывести счет на бумажный носитель, необходимо перейти в раздел «Отчеты», в подраздел «Лицевой счет по форме Т-54». После перехода по указанной ссылке, бухгалтеру откроется окно, в котором будет необходимо выбрать требуемого специалиста. Систематизация персонала происходит в соответствии с их ФИО. Далее следует определить нужный календарный год, после чего задать параметры печати. После этого бумага готова к итоговому выведению на бумажный носитель.
  2. Регистрация банковского лицевого счета для перечисления сотруднику его заработка. С целью внесения номера карты или книжки субъекта, бухгалтер должен перейти в основное меню программы, после чего выбрать подраздел «Расчеты заработка по организациям». Далее следует перейти по ссылке «Касса и банк», после чего выбрать позицию «Лицевые счета работников». После этого бухгалтер должен добавить конкретный номер банковского расчетного счета в программу, и провести его регистрацию. Информацию для данной процедуры уместно брать из банковской выписки по конкретному сотруднику или по общему перечню выданных банком карт для персонала компании.

Таким образом, лицевые счета по зарплате являются необходимым элементом для правомерного бухгалтерского учета в компании. Бухгалтерам необходимо внимательно следить за корректировками законодательства и, в случае необходимости, привести имеющуюся документацию в соответствующий вид.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (10 голос., средний: 4,80 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>