Метод Альпы в планировании времени

Темы: ИндивидуализацияОрганизация бизнесаОформление

Одним из наиболее популярных подходов в тайм-менеджменте можно назвать метод «Альпы», разработанный немецким психологом Лоратом Зайвертом. Метод Альпы — это универсальный способ планирования, позволяющий уменьшить затраты своего личного времени на выполнение различных задач в рамках как рабочего процесса, так и активности за пределами своего рабочего места. Именно поэтому любому человеку будет полезно ознакомиться с принципами этой методики в рамках тайм-менеджмента.

Метода Альпы — что это такое, история возникновения

Необходимость тщательного контроля над временем — как рабочим, так и личным, декларировалась многими деятелями науки и искусства ещё с 19-го века. Впоследствии это оформилось в полноценную теорию об управлении своим временем — тайм-менеджмент. И одним из наиболее выдающихся специалистов в сфере тайм-менеджмента в конце 20-го века стал немецкий психолог Лорат Зайверт, который изобрел наиболее популярный в современности метод управления временем — «Альпы».

Названа эта методика в честь всемирно известной горной гряды — научившись управлять своим временем, человек буквально становится покорителем гор. У него появляется большое количество свободного времени, которое он может посвятить чему угодно, а повседневная рабочая и бытовая деятельность становится все более эффективной. При этом данная методика отличается простотой и может быть освоена при желании любым человеком.

Конечно, в первую очередь метод Альпы будет полезен для руководителей — менеджеров любого звена на предприятии, ведь он предполагает не только навыки распоряжения своим собственным рабочим временем, но также стимулирует развитие управленческих талантов и способность правильно распределять и делегировать задачи во время рабочего процесса.

Метод Альпы сам по себе не является инновацией. Напротив — большая часть применяемых в нем техник была взята уже из существующих принципов тайм-менеджмента   . Однако Лорату Зайверту удалось объединить несколько различных методов в целостную, работающую систему — именно в этом его основная заслуга.

Следует отметить, что метод Альпы является универсальным и подходит для решения бытовых вопросов, связанных с нехваткой времени, а также повышает трудовую эффективность человека на рабочем месте. Именно поэтому сейчас многие работодатели и менеджеры по персоналу проводят тренинги, чтобы обучить своих сотрудников эффективному распоряжению своим временем.

Зачем использовать метод Альпы в планировании времени

Сейчас существует множество методик тайм-менеджмента и управления временем — более подробно о самом этом явлении можно прочитать в отдельной статье. Далее же будет рассматриваться непосредственно порядок применения метода Альпы и ситуации, в которых он сможет помочь. Сам автор методики считает, что она должна преподаваться в обязательном порядке детям ещё с дошкольного возраста — и учитывая ее доступность, применимость и в целом практическую пользу во всех аспектах жизни, в этих словах есть определенный смысл. В целом эта методика может помочь:

  • Увеличить количество свободного времени приблизительно на 20%. Это — достаточно значимое количество времени, которое может высвободить человек в течение суток. При этом автор методики не обещает огромного количества свободного времени и нереалистичных результатов.
  • Структурировать выполнение задач и избавиться от авралов. Конечно, непредвиденные обстоятельства и ситуации могут возникнуть в жизни каждого. Однако если человек ощущает, что ему приходится постоянно делать все в авральном режиме, то ему наверняка стоит ознакомиться с методикой Альпы.
  • Повысить свою эффективность и улучшить взаимоотношения. Как в работе, так и в личной жизни, система Альпы позволит добиться определенных успехов. Человек станет демонстрировать лучшие результаты на работе, в семейной жизни он сможет больше времени уделять своим близким.
  • Улучшение психологического состояния. Постоянные стрессы из-за нехватки свободного времени — серьезная проблема современного общества. И метод Альпы поможет не только освободить время, но и решать большинство задач без чрезмерной нагрузки и усталости.

Всё это — лишь небольшой перечень случаев и ситуаций, в которых метод Альпы может помочь справиться с проблемами. На практике — упорная работа над собой и достижение результатов при использовании такой методики тайм-менеджмента позволит значительно улучшить большую часть аспектов жизнедеятельности. Но, в то же время, не следует считать, что эта методика является панацеей от всех проблем и принесет какие-либо золотые горы.

Преимущества и недостатки методики тайм-менеджмента «Альпы»

Метод Альпы, как и любой другой подход к тайм-менеджменту обладает определенными преимуществами и недостатками, с которыми лучше изначально ознакомиться, прежде чем решать, использовать его или нет для обучения управлению временем. К позитивным сторонам метода Альпы можно отнести следующие его особенности:

  • Простота. В базовых принципах метод Альпы может быть изучен за несколько минут, при этом его применение не потребует значительных затрат личного времени или наличия каких-либо необходимых навыков.
  • Универсальность. Метод Альпы прекрасно подходит как для обучения тайм-менеджменту для более успешного ведения бизнеса или рабочей деятельности, так и для использования в личных целях за пределами рабочего места.
  • Комплексность. В рассматриваемой методике собрано большое количество различных техник тайм-менеджмента, которые гармонично интегрированы в целостную и работающую программу.
  • Доступность. Метод Альпы доступен для ознакомления каждому — не нужно посещать тренинги и семинары, ведь всю необходимую информацию можно получить бесплатно и без особых сложностей.

Конечно, определенные недостатки имеются и у такого всемирно известного и широко распространенного метода тайм-менеджмента. В частности, к отрицательным сторонам метода Альпы можно отнести следующие его особенности:

  • Отсутствие прямой мотивации. Вся эффективность метода Альпы проявляется только в том случае, если человек целенаправленно старается ему следовать, при этом сама методика практически не обеспечивает достаточного уровня мотивации человека, особенно на начальных этапах её применения. И это приводит к тому, что слабохарактерный человек может просто отказаться от этого метода, посчитав его слишком сложным или жестким.
  • Зависимость от личностных качеств. При применении рассматриваемой методики, большое значение в контексте ее конечной эффективности имеют личностные качества человека, его способность к самоконтролю и планированию в целом.
  • Серьезные психологические потрясения. Даже столь простой метод, как Альпы, при его внедрении в жизнь, которая до этого не предполагала никакого планирования времени, может привести к стрессу и значительному изменению привычного уклада. Что, в свою очередь, может усложнить ознакомление с методикой и успешность ее применения.

Метод Альпы в планировании временем — как им пользоваться

В своем базовом виде метод Альпы является действительно очень простым. Так, он состоит всего из пяти пошаговых этапов, которые можно легко и быстро запомнить — и не менее легко и быстро начать пробовать воплощать в жизнь. Не следует думать, что с самого начала все будет получаться так, как задумано, однако эффективность данной методики уже была проверена миллионами людей по всему миру. К тому же — применение этого метода не требует каких-либо неординарных и сложных действий. В целом, пошаговый порядок планирования времени по методу Альпы выглядит следующим образом:

  1. Составление списка задач на день. Рекомендуется составлять этот список либо вечером, перед отходом ко сну, либо утром, непосредственно после пробуждения и утренних процедур. При этом в этот список стоит внести все запланированные дела, вплоть до мелочей, а также все дела, не выполненные в предыдущий день.
  2. Структурирование дел. Все дела можно расположить в таблице, разделив их на важные и срочные, важные и не срочные, неважные и срочные, и неважные и не срочные. Более подробно о том, как правильно составить таблицу для классификации дел по методу Альпы вы сможете прочитать в следующем разделе статьи.
  3. Оценка временных затрат. В списке дел следует обязательно рассчитать приблизительный объем времени, необходимого для решения той или иной задачи. Таким образом появляется возможность относительно объективно оценить свой спектр задач и сразу предусмотреть, от каких из них можно и нужно избавиться, если времени не хватает. Рекомендуется закладывать на задачу немного больше времени (на 10-30%), чем она могла бы занять реально. Это даст дополнительный запас на случай различных непредвиденных обстоятельств и ситуаций, когда точно до минуты определить затраты времени невозможно. При этом в первую очередь должны решаться срочные дела — сначала важные, потом неважные, и лишь при наличии свободного времени можно выделять его на несрочные задачи. Также, по возможности ряд дел могут быть перепоручены третьим лицам, как в быту, так и на работе. Навыки перепоручения задач являются основополагающими для любого эффективного менеджера или руководителя. В первую очередь перепоручению подлежат неважные, но срочные дела, во вторую — важные, но не срочные. Важные и срочные задачи лучше решать самостоятельно.
  4. Распределение времени по принципу 60-40. Следует предусмотреть, что вы сможете заниматься запланированными делами только в течение 60% от вашего времени. Остальные 40% должны быть свободными и предполагать необходимость использования этого свободного промежутка для решения непредвиденных срочных задач. В случае, если этот промежуток так и будет неиспользованным — его следует применять для решения не срочных и важных дел или же, не срочных и не важных.
  5. Выполнение дел и анализ результатов. Далеко не в каждом случае получится справиться со всеми запланированными делами так, как это ожидалось при составлении списка. Это не проблема — необходимо проанализировать свои ошибки и возможные просчеты и при необходимости скорректировать порядок распределения дел и выделения на них времени. На этом этапе также следует определить все незаконченные или невыполненные дела и перенести их в том же виде на план действий в течение следующего дня.

Классификация задач по методу Альпы

Конечно, определенные сложности возникают у людей, собирающихся начать использовать метод Альпы еще на этапе составления списка задач. Так, чаще всего люди не знают, как именно следует относить дела к той или иной группе:

  1. К важным и срочным относятся дела, которые необходимо выполнить в течение дня, и невыполнение которых повлечет за собой негативные последствия. Например — необходимо сдать проект, подготовиться к экзамену, подписать контракт с партнёром.
  2. К неважным, но срочным делам относятся такие, которые можно перепоручить, но которые все равно имеют жесткую привязку к конкретному времени исполнения, хоть и не предполагают критических негативных последствий. Например, таким делом может быть посещение совещания, совершение телефонного звонка потенциальному клиенту.
  • К важным, но не срочным делам относятся такие, невыполнение которых в текущий момент не приведет к негативным последствиям, но которые должны быть выполнены в любом случае в обозримом будущем.
  • К неважным и не срочным делам относят рутинную работу, общение вне рабочей обстановки, использование «пожирателей времени», ведение переписки, не относящейся к профессиональной деятельности.

При этом, естественно, что для каждого человека могут быть установлены свои, внутренние критерии важности тех или иных дел. Например, в семейной жизни один из супругов может считать, что вынос мусора является неважным и не срочным делом, которое может быть отложено на следующий день без негативных последствий. Другой же супруг может относить это дело к неважным, но срочным делам — находящийся в доме мусор создает неприятный запах и антисанитарию, поэтому нужно справиться с решением этой задачи как можно быстрее.

Рекомендации при использовании метода Альпы в планировании времени

В целом, существует несколько общих рекомендаций, которые могут помочь упростить использование метода Альпы для планирования времени. Вот самые удобные и простые из них, которые можно легко внедрить в ежедневный план действий и адаптировать под себя:

  1. Краткосрочные дела в список вносить не стоит. Если дело занимает менее пяти минут и может быть выполнено здесь и сейчас, лучше сделать его сразу, даже не задумываясь о внесении в планы.
  2. Отдых — это тоже дело. Нужно понимать, что отдых является естественной потребностью каждого человека и под него тоже в обязательном порядке должно быть выделено время в ежедневном списке дел.
  3. Не следует расстраиваться, когда что-то не получается. Тайм-менеджмент — это непростое занятие, и многим людям бывает сложно приспособиться к фактически новому стилю жизни. Поэтому не стоит бояться ощущения недовольства и тревожности, желания все бросить на первых этапах ознакомления с таким подходом.
  4. Разбивайте задачи. Если какая-то задача занимает несколько дней или просто значительную часть дня — лучше разделить ее на несколько малых заданий. В таком случае с одной стороны, если возникнут непредвиденные обстоятельства, будет легче перенести эту задачу на другой день, а с другой стороны — выполнение части крупного задания, как отдельного малого обеспечивает лучшую мотивацию для дальнейшего использования метода Альпы и получения результатов!
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (37 голос., средний: 4,80 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>