Номенклатура дел

По мере реализации производственных задач в организации накапливается большое количество внутренней документации. Нормативные акты, приказы и распоряжения руководства выпускаются для внутреннего пользования в огромном количестве. Без определенных правил систематизации и соблюдения норм хранения невозможно сформировать грамотный архив. Важнейшим вопросом в этом отношении является составление систематизированного перечня корпоративных документов.

Номенклатура дел: что это

Под номенклатурой нельзя подразумевать простой пронумерованный список тех или иных внутренних документов. Номенклатура дел — это их перечень, сформированный по определенной системе с учетом времени, отведенного на их хранение. Кроме того, в нем указывается количество документов в данном списке. Оно определяется в момент завершения календарного года.

Для коммерческих предприятий и ИП номенклатура дел не обязательна. Однако если организация является источником формирования муниципального или федерального архива, то для нее данное требование также строго обязательно к исполнению.

Но в повседневной практике в каждом учреждении так или иначе ведется учет внутренних документов. Номенклатура дел очень удобна в том отношении, что она вносит логическую упорядоченность в архивные данные. Без нее трудно разобраться, каковы сроки хранения актов, постановлений и приказов. В ней четко определяется, какие документы подлежат уничтожению.

Если предприятие динамично развивается, осваивает рынок, расширяет потребительскую аудиторию, то его деятельность состоит не только в применении передовых технологий. Привлечения нового оборудования, внедрение инновационных станков сопровождается целым комплексом разрешительной и прочей документации.

Кроме того, на предприятии может идти активная кадровая работа, которая также требует видения профильных документов. Оборот товаров или материалов, движение финансов и вовсе предполагает строгий учет. Без номенклатуры дел велик риск ввергнуть учреждение в административный хаос.

Номенклатура дел преследует следующие задачи:

• закрепление индексов;
• систематизация;
• определение периода хранения.

По сути, это классификатор и организатор документации. Номенклатура является своеобразным внутренним справочником, содержание которого актуально только для того предприятия, для которого оно составлено.

Номенклатуры дел: типы документа

На базе номенклатуры дел на предприятии может быть сформирована справочная картотека по исполнительным документам. Они могут понадобиться в любой момент, а благодаря картотеке их легко найти. Кроме того, систематизированный перечень служит базой для формирования списков дел, которые отправляются на хранение (постоянное или временное).

Подразделяют следующие типы номенклатур дел организации:

• Типовая. Нормативный документ. Актуальна для однотипных учреждений.
• Примерная. Носит рекомендательный характер.
• Индивидуальная. Актуальна для какого-либо отдельного учреждения. Включает список заголовков дел. Предполагается, что данные дела будут сформированы в текущем календарном году.

Формирование Индивидуальных номенклатур стартует в последнем квартале (в конце календарного года). Это даст возможность ввести их в действие с января следующего года.

С этим читают

С этим читают

Срок хранения больничного листа

Срок хранения штатного расписания

Хранение личных дел уволенных сотрудников

Положение об экспертной комиссии

Автор: Архипова Ольга Сергеевна

(34 голос., средний: 4,40 из 5)

Загрузка...