Новые правила оформления путевых листов

Путевые листы являются одними из наиболее тщательно проверяемых документов налоговыми органами и аудиторами. Это обуславливается тем, что именно на основании данных бумаг бухгалтер компании вправе списывать издержки, понесенные на топливо, техосмотры, ремонт автомобиля, а также на доход водителя и иные аспекты эксплуатации транспорта в рабочих целях. В 2019 году Правительство РФ опубликовало новые правила оформления путевых листов, с которыми следует ознакомиться всем нанимателям с целью ведения правомерной деятельности по обновленному законодательству.

Назначение путевого листа

Путевой лист является первичным документом, который требуется на предприятии в качестве базы для списания издержек на обслуживание транспортного средства. На практике данную бумагу называют «путевкой». Именно на основании таких «путевок» начисляется зарплата водителю конкретного автомобиля.

Оформлением рассматриваемых документов должны заниматься все компании, государственные образования и предприниматели, если в рамках производственной деятельности субъектами хозяйствования эксплуатируется транспорт.

Законодательство предусматривает унифицированную форму путевого листа. Впрочем, нанимателям не запрещено составлять собственный бланк документа, если это позволит упростить документооборот конкретной компании в соответствии с ее потребностями. Исключением из приведенного положения являются предприятия, которые работают с перевозкой пассажиров. Такие организации строго должны использовать регламентированные формы передвижения авто.

Путевой лист является необходимым регистром при использовании автомобиля с целью осуществления профессиональной деятельности. При этом форма собственности машины неважна. Предполагается, что неважно, состоит ли авто в собственности у компании, является арендованной у фирмы-арендодателя или принадлежит работнику, − «путевка» должна выписываться на каждую поездку.

В дальнейшем все оформленные бланки документа следует регистрировать в соответствующем журнале.

Новые правила оформления путевых листов в 2019 году

При оформлении путевых листов следует помнить, что для легковых и грузовых транспортных средств предполагаются разные формы документов. Данные формы были регламентированы Приказом Министерства транспорта № 457, однако в 2019 году в нормативе были осуществлены очередные корректировки.

Новые правила оформления путевых листов были введены с 1 марта 2019 года. Предполагается, что предприятиям и предпринимателям необходимо доработать имеющиеся бланки «путевок», чтобы они имели все требуемые реквизиты.

Так, на основании внедренных корректировок, в форме должна добавиться графа для внесения информации о техническом состоянии авто перед поездкой, а также после нее. В новую строку также необходимо будет вносить сведения о владельце автомобиля, его ОГРН и ОГРИП. Важно отметить, что запись отмечается с датой и временем, а также визируется подписью ответственного субъекта и ее расшифровкой.

Практика демонстрирует, что наиболее распространенным способом внесения всех обозначенных данных сразу является формирование таблицы с такими реквизитами:

  • первый столбец уместно именовать «Дата и время выезда», в свою очередь, во второй столбец вносится та же информация, только относительно прибытия автомобиля;
  • третий столбик таблицы следует назвать «Информация о техническом состоянии авто», после чего разбить графу на два отдела: «Дата и время осмотра», а также «Техническое состояние авто, виза механика, расшифровка его подписи».

Рассматриваемые документы сотрудники компании должны оформлять посредством компьютера, либо вручную, правомерными являются оба варианта. Основное требование закона – это присутствие всех требуемых реквизитов.

В обстоятельствах, когда работники компании используют в профессиональной деятельности собственные машины, предприятию также настоятельно рекомендуется оформлять «путевки», так как в противном случае сотрудники фискальной структуры при проверке вправе расценить подобные действия как отсутствие компенсации за использование личного транспорта, вследствие чего за трудоустроенного в фирме водителя не будут засчитаны страховые взносы. Как следствие, компании начислят штраф.

Также нововведения в правилах оформления путевых листов коснулись наименований «депо» и «место постоянной стоянки», что было заменено на единое – «Парковка».

Помимо прочего, из порядка оформления «путевок» полностью исключены упоминания штампов. В частности, до 01.03.2019г. штампы могли проставляться сотрудниками компания для подтверждения времени и данных одометра при движениях авто с места стоянки. При этом штампы также должны были ставиться по факту проведения медицинского осмотра водителя.

Однако уже с 1 марта 2019 года понятие «штамп» было полностью ликвидировано из текста Приказа Министерства транспорта РФ, что дает право компаниям, использующим транспорт в рабочих целях, визировать путевые листы только подписями и их расшифровками. В свою очередь, врачи, осматривающие водителей перед выездами и после возвращения, должны прописывать только фамилию и инициалы (ранее требовалось указание ФИО полностью).

Наиболее серьезное изменение коснулось периода действия путевого листа. Так, ранее документ оформлялся на один день или на период, не более 1-го месяца, тогда как теперь лист должен оформляться на период, не превышающий рабочую смену водителя. При этом оформление бумаги должно происходить до начала выполнения рейса, если его длительность не более одной трудовой смены, либо до начала первого рейса, если на протяжении рабочего дня водитель осуществляет несколько поездок. Подразумевается, что если на авто осуществляется несколько рейсов в один день, то ему нужен только один путевой лист.

В случае если поездка длится более одного дня, то документ должен оформляться на целый рейс.

Из Приказа Минтранса РФ было ликвидировано упоминание одного месяца. Предполагается, что с 01.03.2019г. «путевки» могут оформляться на более длительный период. Например, если машина используется в длительной поездке по стране.

Порядок утверждения своей формы путевых листов

Компании вправе разрабатывать собственную форму путевых листов, если она не противоречит нормам законодательства. В частности, в 2019 году разработчику следует внести в бланк следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование составляемого бланка, дата его оформления и номер. Также важно соблюдать хронологию.
  2. Период актуальности листа. В обозначенных условиях необходимо обращать внимание на нововведения, которые были рассмотрены выше.
  3. Информация о собственнике транспортного средства. Обязательно указание ОГРН.
  4. Данные о действующем водителе авто. Следует прописывать ФИО субъекта, а также номер его водительского удостоверения.
  5. Общая информация об авто: номерной знак, марка.
  6. Информация одометра перед поездкой и прибытием автомобиля на стоянку.
  7. Дата и время начала поездки и ее завершения.
  8. Подпись механика и ее расшифровка.
  9. Дата и время предрейсового и послерейсового осмотра у врача.
  10. Подпись врача, его фамилия и инициалы.
  11. Сведения о прохождении технического осмотра, с обозначением даты и времени.

Оформленный путевой лист подлежит проверкам со стороны диспетчера, а также управленца компании, либо его доверенного лица. После завершения рейса водитель также должен подать «путевку» ответственному субъекту на подпись.

Таким образом, в 2019 году были введены новые правила оформления путевых листов. Нанимателям необходимо детально изучить корректировки законодательства с целью ведения правомерной деятельности и грамотного оформления документов внутри компании.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (38 голос., средний: 4,40 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>