Обязанности и должностная инструкция документоведа

Количество должностей на предприятии или в учреждении определяется спецификой профессиональной деятельности. В маленькой компании штат обычно не превышает одной сотни человек. В государственных или муниципальных учреждениях персонал также не особенно многочисленный. А в промышленном секторе перечень должностей имеет разветвленный характер. Причем для каждой из них разрабатывается должностная инструкция.

Что такое должностная инструкция

Обязанность по разработке должностных инструкций вменяется сотрудникам кадровой службы. Кроме того, данный документ обязательно должен пройти утверждение у юрисконсульта предприятия. Это связано с тем, что должностная инструкция должна удовлетворять положениям актуального законодательства.

При устройстве на работу любой специалист знакомится предварительно со своей должностной инструкцией. Ознакомление с нею должно произойти до того, как он поставит свою подпись на договоре.

Это дает основание сотруднику отказаться от неправомерного расширения профессиональных обязанностей в будущем. Кроме того, факт ознакомления с должностной инструкцией позволяет работодателю требовать с подчиненного детального исполнения должностных обязанностей.

Принципиальное значение в этом вопросе имеет постановка своей подписи на последней странице трудового договора. Если таковой не окажется, то в случае конфликтной ситуации работодатель не сможет привлечь к административной ответственности нерадивого сотрудника.

Когда случается выход на предприятии инспекторов Государственной Трудовой Инспекции, чаще всего они требуют для проверки именно должностные инструкции. Поэтому они должны храниться в особой папке и всегда быть «в зоне доступа» руководителей структурных подразделений, а также генерального директора предприятия или учреждения.

По мере необходимости в должностные инструкции могут вноситься какие-то изменения. Однако малейшее отклонение от первоначального варианта инструкции обязательно доводится до сведения сотрудника. Работодатель не имеет права менять, расширять или сужать профессиональные обязанности человека без его ведома.

В качестве меры наказания, применяемой к допускающим нарушения руководителям, используются штрафные санкции. В частности, согласно ст. 5.27 КоАП, работодатель может быть оштрафован, если инспектора ГИТ не обнаружили полного комплекта инструкций. Размер штрафа зависит от масштабов нарушений, допущенных руководителем.

Особенности профессии документоведа

По своей организации профессия документоведа созвучна с обязанностями архивиста и секретаря. Как правило, данную должность вводят руководители тех предприятий, на которых имеет место особенно крупный документооборот.

Поток внутренних локальных актов, приказов, справок, инструкций требует сортировки и систематизации. Реестром документов занимается именно документовед.

Практическая необходимость ведения данной должности диктуется потребностями грамотного архивирования документов предприятия. Только систематизированный документооборот вносит упорядоченность и логику в администрирование.

В последнее время многие компании практикуют электронный документооборот. Это в некоторой степени упрощает трудовые обязанности документоведа. Однако и в этом случае он является чрезвычайно важной штатной единицей на предприятии.

Должность документоведа актуальна для:

  • административных служб;
  • муниципальных органов власти;
  • различных министерств;
  • государственных и муниципальных ведомств;
  • архивов.

Особые требования предъявляются к документоведу в коммерческой области. Иногда руководители крупных компаний берут с документоведа справку о неразглашении содержания обрабатываемых документов. Документовед, по сути, остается единственной штатной единицей, которая невольно посвящается во все бизнес-нюансы компании.

К документоведу предъявляются особые требования. Работа с документами требует усидчивости и аккуратности. Кроме того, на эту должность работодатель имеет право утвердить только человека со специальным образованием: Документоведение. Допускается утверждение в должности специалиста, владеющего какими-либо смежными профессиями.

Безусловным требованием является владение компьютером. Причем базового уровня «пользователь» будет недостаточно. Документовед должен в совершенстве владеть прикладными программами для обработки документов. В том числе знания Excel для него является обязательным. Документационное обеспечение управления требует также безупречной грамотности.

Базовые требования, предъявляемые к документоведу:

  • знание архивного дела;
  • знание классификации документов;
  • знание правил оформления документов.

Важно также, чтобы человек, утвержденный в должности документоведа, имел хорошую память. Огромное количество информации придется держать в голове. С годами у опытных документоведов эта способность развивается до высокого уровня. Опытные сотрудники могут, не заглядывая в компьютер, назвать, в какой папке хранится тот или иной документ.

Документовед должен быть дисциплинированным и самоорганизованным. Часто через его руки проходят финансовые документы. Потеря или неправильное оформление любого из них может обернуться глобальными неприятностями для руководства.

Наконец, документовед должен быть коммуникабельным человеком. К нему стекаются справки и акты изо всех структурных подразделений предприятия. Часто своевременность их подачи зависит от готовности членов коллектива сотрудничать с человеком, утвержденным именно в этой должности.

Документовед: должностные обязанности

Работа документоведа регламентируется правительственным постановлением № 477 от 2009 года да (о делопроизводстве в органах федеральной власти). Кроме того, его обязанности перечисляются в едином квалификационном справочнике должностей. Справочник утвержден правительственным постановлением №787 от 2002 года.

Прежде всего, инструкция предписывает документоведу выполнять регистрацию всех входящих документов.

На предприятии ежедневно проходят какие-то совещания, конференции, внутрикорпоративные летучки и так далее. Работодатель в течение дня может проводить множество встреч как с коллегами по учреждению, так и с партнерами или конкурентами. Документовед обязан обеспечить необходимой документацией любую деловую встречу.

Кроме того, согласно инструкции, от него требуется выполнение следующих видов работ:

  • проверка правильности составления документов в учреждении;
  • систематизация документооборота;
  • формирование единого реестра документопотока;
  • обеспечение сохранности каждого документа;
  • отбор документов, предназначенных для передачи в архив в соответствии с обозначенными сроками хранения;
  • копирование или сканирование отдельных документов.

Важнейшая обязанность документоведа — разработка мероприятий по оптимизации учета документов. Для этого он должен уметь внедрять разнообразные технологические процессы в работе с документацией.

Документовед: возможности профессионального роста

В определенной мере это творческая профессия.

Данная должность предполагает возможность разработки уникальных форм ведения документации:

  • бланков с корпоративной символикой;
  • шаблонов внутрикорпоративных справок;
  • классификаторов информации;
  • табелей учета;
  • форм автоматизации учета информации.

Инструкция содержит также требования, предъявляемые к документоведу в плане профессионального роста. В частности, в ней утверждается, что документовед должен заниматься самообразованием и изучать нормативно-методическую литературу, освещающую вопросы систематизации, классификации и архивации документов.

В свою очередь, работодатель обязан предоставлять возможности прохождения курсов повышения квалификации для документоведа. На них всегда освещаются актуальные изменения в законодательстве, касающиеся данной сферы.

Документовед: ответственность и права

Должностная инструкция наделяет документоведа определенными правами. Он имеет право не только рассматривать новые формы и методы обработки документации, но и требовать от администрации всяческого содействия в этом.

В частности, документовед может настаивать на оптимизации технических условий хранения документов. Кроме того, за ним остается право поощрения подчиненных ему сотрудников или привлечения их к административной ответственности в случае нарушения ими трудовой дисциплины.

Должностная инструкция предоставляет документоведу право самостоятельно разрабатывать меры по совершенствованию функционирования отдела документационного управления. По сути, он выполняет надзорную функцию на предприятии в области делопроизводства. В случае обнаружения каких-либо недочетов он имеет право потребовать письменных или иных объяснений от сотрудников отдела документационного управления.

Должностная инструкция документоведа предусматривает также ответственность за:

  • халатное отношение к своим обязанностям;
  • за причинение материального ущерба компании;
  • за утрату или физическую порчу обрабатываемых документов (умышленную или не умышленную).

Должностная инструкция документоведа отдела кадров подчеркивает, что сотрудник, состоящий в этой должности, находится в подчинении у начальника кадровой службы. Его первейшая обязанность в этом случае — обеспечить полную сохранность личных документов всех членов коллектива.

Но, как правило, должность документоведа отдела кадров есть только в особо крупных предприятиях. В обычной практике с этой функцией справляются начальник отдела кадров или его заместители.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (32 голос., средний: 4,20 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>