Офис опен спейс

Сейчас очень часто в описании работы можно встретить информацию, что она будет проходить в офисе опен спейс — и многим соискателям интересно знать, что это такое. Также полезно будет знать о плюсах и минусах организации пространства в формате open space и работодателям или руководителям, ведь оно позволяет с одной стороны — реализовать множество эффективных решений, но с другой — обладает и рядом определенных недостатков, которые могут иметь огромное влияние на рабочий процесс.

Офис опен спейс — что это такое

Понятие open space в переводе с английского языка означает «открытое пространство». И этот перевод достаточно точно передает всю суть того, чем является офис опен спейс. Исторически, обеспечение открытого пространства во время трудовой деятельности применялось повсеместно — такой подход был связан как с большей простотой обустройства больших и просторных помещений или работой непосредственно на свежем воздухе, так и с необходимостью контроля рабов, а после — крепостных крестьян и наемных работников.

Однако подобный подход в первую очередь был характерен для низкоквалифицированного, рабочего труда, где действительно важной была необходимость смотреть за ходом рабочего процесса и отсутствием безделья или нарушения каких-либо технологических норм. С точки зрения организации в подобном формате работы в офисах первые решения возникли в середине 20-го века в США, и к сегодняшнему моменту подобный подход является крайне популярным не только в Америке, но и во многих странах мира.

Офис опен спейс представляет собой обычно одно или несколько просторных помещений, в которых нет лишних стен, и все сотрудники работают в одном месте. Конечно, есть различные варианты реального обеспечения открытого пространства. Так, оно может предполагать как нахождение абсолютно всех сотрудников предприятия в одном офисе, так и предусматривать все же разделение офисов по различным отделам и направлениям деятельности. При этом непосредственная планировка, обустройство офисов — точно так же могут отличаться друг от друга достаточно сильно.

Сам же по себе данный подход обладает множеством как преимуществ, так и недостатков, с которыми стоит заранее ознакомиться всем участникам трудовых взаимоотношений. Работодатель за счет этого сможет подумать о необходимости введения подобной модели организации труда на предприятии. А сотрудник — заранее принять решение о том, стоит ли ему работать в подобных условиях, или лучше поискать иные варианты работы.

Преимущества концепции опен спейс в офисной работе

Концепция опен-спейс офисов не нашла бы поклонников и не реализовывалась бы на практике, если бы не обладала целым рядом объективных преимуществ в сравнении с другими способами обустройства рабочего пространства офисных помещений. Поэтому прежде всего, работодателям, задумывающимся об изменении планировки помещений или же непосредственно об открытии отдельного офиса, хочется знать именно о достоинствах подобного подхода. Определенные плюсы концепция опен-спейс имеет и не только для работодателей, но и для сотрудников. К однозначно положительным сторонам подобного подхода можно отнести:

• Экономию пространства. Это — одно из главных преимуществ концепции опен-спейс. За счет нахождения всех работников в рамках одного помещения, на одной и той же площади, в сравнении с несколькими комнатами, можно разместить большее количество людей. Соответственно это прямо увеличивает экономическую выгоду работодателя, снижая расходы на каждое рабочее место.
• Удешевление обустройства. За счет того, что вся работа происходит в одном помещении, расходы на первоначальное обустройство помещения и поддержание его в надлежащем состоянии снижаются, ведь исчезают стены, а значит — лишние коммуникации, двери, и другие элементы, также требующие расходов и ухода.
• Контроль за трудящимися. Ещё одним из основных достоинств офисов опен спейс можно назвать простоту и постоянство контроля за сотрудниками. Так как они находятся в общем помещении, достаточно тяжело отлынивать от работы и заниматься какими-либо посторонними задачами. В то же время, при нахождении работников в отдельных помещениях, контролировать их работу становится намного сложнее.
• Обеспечение корпоративного духа. Так как все сотрудники находятся в одном помещении, это позволяет легко обеспечивать формирование и поддержание корпоративного духа компании за счет унификации поставленных задач, внешнего вида работников, обустройства помещения и других деталей.
• Упрощение взаимодействия сотрудников. В рамках офиса опен спейс, взаимодействие между сотрудниками происходит просто и быстро — ведь для контакта нет необходимости совершать длительные перемещения, а всегда можно обратиться к нужному работнику лично и решить поставленные вопросы максимально быстро.
• Простота вовлечения новых работников. Новым сотрудникам намного легче влиться в рабочий процесс именно в формате офиса опен спейс. Такой подход позволяет практически полностью исключить случаи личной неприязни отдельных сотрудников к новичкам, а также дает возможность легко проконтролировать работу нового трудящегося и помочь ему с решением основных рабочих вопросов.
• Обеспечение справедливости на рабочих местах. Единство условий, в которых находятся трудящиеся в офисах опен-спейс способствует ощущению чувства социальной справедливости. Разделение же работников по кабинетам может порождать зависть из-за разницы площадей кабинетов, их размещения, а также отличий в обустройстве рабочих мест.
• Облегчение комплектации офиса. За счет того, что офис рассматриваемого формата предполагает нахождение всех трудящихся в равных условиях, упрощается и комплектация офиса. Появляется возможность заказа исключительно типовой мебели, не беспокоясь о ее соответствии отдельным комнатам. Это упрощает как взаимозаменяемость элементов интерьера, так и позволяет сэкономить на приобретении необходимого инвентаря за счет масштабных оптовых закупок.
• Упрощение документооборота. Практически все основные документы в офисе опен спейс хранятся в рамках одного помещения, что дает возможность быстро получить к ним необходимый доступ.
• Уменьшение рисков коррупции и злоупотреблений. Так как каждый сотрудник находится на виду — как у своего работодателя, так и у всего рабочего коллектива, значительно снижаются риски коррупции в рамках предприятия, злоупотребления своими должностными полномочиями и возможностями.
• Снижение затрат рабочего времени на сопутствующие задачи. Офис опен-спейс значительно сокращает потери рабочего времени на решение задач, например, по транспортировке документации в другие отделы или другим работникам, а также непосредственно на контакт сотрудников друг с другом.
• Быстрое решение задач руководителя. В рамках открытого общего пространства руководитель легко может сообщить всем сотрудникам необходимую информацию, провести быстрое совещание, а не созывать всех сотрудников из разных комнат для проведения подобных мероприятий в отдельном помещении, где все смогут разместиться. Это обеспечивает как уменьшение затрат рабочего времени, так и экономию на необходимости оборудования отдельных конференц-залов и комнат.

Резюмируя, можно отметить, что большая часть положительных аспектов организации офиса в формате опен-спейс эффективны именно с точки зрения работодателя. Тем не менее, ряд достоинств применим и в отношении сотрудников, особенно новых работников.

Минусы офисов опен спейс для работников и работодателей

Учитывая достаточно длительное существование концепции опен-спейс офисов, уже есть достоверные исследования, подтверждающие, что данная модель не является универсальной и подходящей в каждом конкретном случае. Более всего обеспокоены распространением подобной модели обустройства помещений психологи и врачи, а также представители профсоюзных организаций. Ведь опен-спейс офисы имеют ряд достаточно существенных недостатков, к которым можно отнести:

• Высокий уровень стресса. Нахождение большого количества людей в рамках одного посещения практически всегда предполагает повышенный стресс у всех участников коллектива. При этом негативное влияние стресса на трудовую эффективность, а также на частоту больничных уже неоднократно было доказано в десятках различных исследований.
• Повышенный шум. Уровень шума в опен-спейс офисах всегда на порядок выше, чем при любой другой организации пространства. Всем работникам приходится слышать телефонные звонки, разговоры других трудящихся, что приводит к ухудшению возможностей для спокойной работы или для решения вопросов между несколькими работниками.
• Отсутствие личного пространства. В офисах опен-спейс у работников практически нет личного пространства за пределами своего рабочего стола, что усложняет возможности по комфортному пребыванию на работе, размещению необходимых для работы вещей и увеличивает уровень стресса.
• Меньшая мотивация для трудящихся. Работники в классических офисных помещениях могут стремиться работать лучше и больше в том числе и ради улучшения своих рабочих условий и возможностей по обустройству собственных кабинетов. Однако в офисе опен-спейс подобный механизм мотивации отсутствует в принципе.
• Риски хищения имущества сотрудников. Контролировать посетителей в небольших помещениях намного проще, чем в рамках опен-спейс офиса, которые предполагают куда большие риски хищения как личного, так и корпоративного имущества.
• Дополнительные конфликты. У разных работников могут иметься различные предпочтения по организации общего рабочего пространства. Классический, но от того не менее страшный вариант конфликта — это конфликт по поводу кондиционера или форточки. Одним работникам может быть жарко, а другим — может дуть.
• Высокий уровень рутины. Работа в опен-спейс офисе — это фактически кристализованная рутина офисного труда, которая ужесточается не только ежедневным нахождением в одинаковом помещении, но и тем, что все сотрудники вокруг точно так же занимаются одной и той же рутиной и практически не отличаются друг от друга.
• Идеальная среда для инфекционных заболеваний. В рамках опен-спейс офисов куда выше риски массового распространения инфекционных заболеваний среди трудящихся, что может серьезно подорвать работоспособность всего отдела или даже предприятия в целом.

Таким образом, негативные аспекты офиса опен спейс могут иметь ключевое значение не только для самих работников, но и для работодателей. В первую очередь — за счет снижения личной продуктивности каждого сотрудника и повышенных рисков отсутствия трудящихся на работу из-за больничных,

Как эффективно организовать офис опен спейс — полезные советы и рекомендации

Каждый работодатель может задумываться над тем, как можно нивелировать различные негативные факторы опен-спейс пространств, сохраняя позитивные стороны подобной концепции. При этом сейчас уже есть ряд эффективных рабочих решений, позволяющих уменьшить уровень нагрузки на сотрудников и снизить дополнительные риски.

Так, хорошим решением сейчас можно назвать нестандартный подход к оформлению интерьера. Вместо того, чтобы размещать столы работников в строгом геометрическом порядке, можно с минимальными затратами имеющегося пространства реализовать нестандартную геометрию офиса. Это позволит уменьшить негативные аспекты структурированной рутинности и предоставит чуть больше возможностей для отдыха сотрудников. Кроме этого, важным является и работа над интерьером — простые белые стены можно украсить, а помещение наполнить растениями и декоративными элементами, что позволит сделать офис более похожим на коворкинг, чем на очередной винтик в бездушной машине крупной корпорации.

Чтобы максимально реализовать преимущества опен-спейс офиса, необходимо, чтобы руководитель предприятия или конкретного отдела тоже всегда был в этом помещении. Лишь так он сможет обеспечивать контроль за сотрудниками, а также на своем примере покажет демократичность подобного подхода к организации рабочих мест и сможет на себе прочувствовать ощущения работников — и принять решения о необходимости улучшения ситуации или решения насущных конфликтов в коллективе.

Следует также помнить об обязательном внимательном контроле здоровья сотрудников. Снизить риски инфекций могут помочь специальные кварцевые лампы, регулярная уборка помещений и контроль за трудящимися — многие люди специально не оформляют больничные ради того, чтобы не пропускать работу. В таком случае, следует настаивать на их отсутствии в офисе, ведь плюсы от работы одного сотрудника будут меньшими, чем ущерб от заболевания целого отдела.

С этим читают

С этим читают

Должностные обязанности офис-менеджера компании

Планировка рабочего места

Организация рабочего места в офисе

Организация рабочего места слесаря

Автор: Мирошниченко Валерий Андреевич

(27 голос., средний: 4,40 из 5)

Загрузка...