Оформление документов для отпуска — какие нужны

Темы: КадрыОрганизация бизнесаОтпуск

Согласно положениям российского законодательства, каждый трудящийся имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск, который оформляется в соответствии с нормативами кадрового делопроизводства. Однако и самим трудящимся, и руководителям или сотрудникам кадрового отдела организации необходимо знать, какие документы нужны для отпуска в различных ситуациях. Ведь от правильного оформления документов на отпуск может зависеть достаточно много — ошибка в них может привести к нарушению прав любой из сторон взаимоотношений и к последующим штрафам и разбирательствам со стороны контролирующих органов.

Оформление документов для отпуска — правовое регулирование

Право на отдых является неотъемлемой составляющей трудовых взаимоотношений и обязательно к исполнению работодателем. Одной из разновидностей отдыха является отпуск, который, в свою очередь также имеет отдельные разновидности. Согласно ТК РФ, предусмотрены следующие виды отпусков:

  • Основной ежегодный оплачиваемый. Данный вид отпуска предусмотрен для каждого человека, состоящего в трудовых взаимоотношениях с работодателем. Его продолжительность составляет 28 дней в течение календарного года.
  • Дополнительный оплачиваемый. Некоторые категории трудящихся, в связи с особыми условиями их трудовой деятельности, или принадлежностью к определенным социальным слоям населения, могут рассчитывать на дополнительные гарантии в виде предоставления дней оплачиваемого отпуска сверх вышеопределенных минимальных нормативов.
  • Неоплачиваемый. В случае наступления определенных обстоятельств в жизни трудящегося, например — смерти близкого родственника, свадьбы или рождения ребенка, а также просто в отношении некоторых категорий трудящихся, например — инвалидов, законодательство предполагает возможность предоставления сотрудникам по их заявлению отпуска без сохранения заработной платы, на время которого за такими трудящимися сохраняется рабочее место и должность.

С точки зрения законодательства, регулируются вопросы предоставления отпусков и оформления связанных с ними документов, положениями следующих нормативно-правовых актов:

  • Ст.122 ТК РФ устанавливает порядок обретения сотрудником права на отпуск и указывает на возможность его получения отдельными категориями трудящихся по их заявлению.
  • Ст.123 ТК РФ определяет общую очередность предоставления сотрудникам их отпусков и регламентирует понятие графика отпусков, как одного из основных документов, на основании которого сотрудники получают своё законное время отдыха.
  • Ст.128 ТК РФ регулирует вопросы, связанные с предоставлением отпуска без сохранения заработной платы по заявлению сотрудников.
  • Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 содержит ряд основных форм первичной кадровой и учетной документации, в том числе и график отпусков. Применение данных форм является добровольным, а не обязательным с 2013 года.

Какие документы нужны для отпуска — советы кадровикам

Учитывая действующие нормативы законодательства, кадровики должны внимательно подходить к оформлению отпусков. Так, основным документом, оформляемым для предоставления сотрудникам отпусков, является их график.

Он представляет собой внутренний локальный нормативный акт организации, введенный в действие отдельным приказом работодателя или ответственного лица с распорядком отпусков всех штатных трудящихся. При этом составляться график должен с учетом мнения трудящихся и профсоюзной организации, но без ультимативного их права на принуждение работодателя к определенным действиям. Принят график должен быть не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года, на который он составлен.

Следующий документ, который необходимо учитывать кадровикам при выходе сотрудника в отпуск — уведомление трудящегося. Несмотря на то, что каждый сотрудник обязан быть ознакомлен с графиком отпусков и иными касающимися его деятельности локальными нормативными актами, законодательство также обязывает работодателя обеспечить предварительное уведомление трудящегося о приближающемся отпуске за 2 недели до его начала.

Уведомление об отпуске, как и иные виды уведомлений, рекомендуется документально фиксировать и подтверждать на случай возникновения каких-либо разногласий или споров.

За три дня до отпуска или ранее сотруднику следует выдать отпускные, а так как они являются расходами на оплату труда — то и расчетный лист, подтверждающий правильность начисления и учета отпускных. Кроме этого, следует также оформить приказ о направлении сотрудника в отпуск, указав в этом документе даты отпуска. Ещё одним документом, который имеет свои особенности оформления при отправлении сотрудника в отпуск, является табель учета рабочего времени — ведь на период отдыха сотрудник будет отсутствовать по уважительной причине.

Должен ли сотрудник предоставлять для отпуска документы

Прямых требований для трудящихся перед отправлением в отпуск предъявлять работодателю какие-либо документы трудовое законодательство не содержит. Однако, в случае если сотрудник относится к категориям трудящихся, которые имеют возможность внеочередного выхода в отпуск вне графика, работодатель или кадровый сотрудник вправе потребовать для оформления документов в отпуск дополнительных подтверждений.

В первую очередь, это должны быть документы, подтверждающие наличие у сотрудника права требовать предоставление отпуска в удобное для него время. Другим документом, который должен предоставить сотрудник, является заявление на отпуск. Подавать заявление следует только в том случае, если планируется выход в отпуск вне графика. Каких-либо дополнительных бумаг от трудящихся в общем случае не требуется. Аналогичным образом оформляется и неоплачиваемый отпуск.

Заявление на предоставление отпуска в иное время, в несоответствии с графиком, можно подавать и в том случае, если права на получение такового отпуска у сотрудника не имеется. В таком случае, работодатель самостоятельно принимает решение — одобрять или не одобрять заявление трудящегося.

Также, законодательство предполагает право сотрудника на продление его отпуска, если во время отдыха он вышел на больничный. В таком случае, ещё одним обязательным для трудящегося документом для предъявления работодателю является и больничный лист.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (33 голос., средний: 4,80 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>