Что такое штатное расписание

Темы: ДелопроизводствоДокументы

Что такое штатное расписание

Налаженное кадровое делопроизводство – залог стабильной работы коллектива и компании в целом. Вот почему наличию соответствующих локальных нормативных актов и их содержанию собственник должен уделять пристальное внимание. Далее поговорим о том, что такое штатное расписание, какие сведения оно содержит, для чего и как составляется, обязательно ли.

Для чего составляют штатное расписание

Если рассматривать унифицированную форму документа Т-3, предложенную Госкомстатом России, можно сделать вывод, что штатное расписание организации представляет собой систематизированный перечень должностей, количества работников, их замещающих, тарифов, надбавок и премий по ним. Информация приводится в табличном виде.

Многие эксперты по кадрам относят «штатное расписание» к локальным нормативным актам компании. Этого же мнения придерживается Роструд (Письмо от 22.03.2012 № 428‑6‑1, от 31.10.2007 № 4414‑6). Впрочем, однозначного ответа по ТК РФ или иному нормативному акту федерального значения нет.

Также не ясно, ообязательно ли компаниям иметь штатное расписание. Тот же Роструд в своем Письме от 15.05.2014 № ПГ/4653‑6‑1 говорит о том, что оно не связано с трудовой деятельностью. То есть демонстрировать его будущему сотруднику при трудоустройстве не нужно, в отличие от ПВТР или Положения об оплате труда и премировании.

Но та же Государственная инспекция по труду очень любит запрашивать его в ходе проверок. А вместе с ней и налоговая, И Пенсионный фонд, и ФСС.

Более того, отсутствие локального акта может трактоваться, как нарушение статей:

  • 15 и 57 ТК РФ,
  • 5.27 Кодекса РФ об административных нарушениях.

И заплатить за такое правонарушение должностному лицу придется 1000-5000 рублей, а организации — 30 000-50 000 рублей.

Поэтому практика показывает, что лучше его иметь. К тому же, штатное расписание позволяет:

  • моментально оценить структуру организации на предмет наличия вакантных должностей, подтверждения или опровержения необходимости расширения штата;
  • контролировать и своевременно корректировать систему оплаты труда;
  • наглядно демонстрировать невозможность перевода сотрудника на альтернативные должности, что становится весомым аргументом в трудовых спорах с подчиненными при сокращении штата.
ФЗ от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает некоторые организации, в частности учреждения муниципального образования, в обязательном порядке заводить штатное расписание сотрудников.

Единственное законодательно оформленное условие, при котором документ может не составляться, звучит так: одним работником во всей организации является ИП-учредитель бизнес-субъекта. Он не получает фиксированный заработок и не подписывает сам с собой трудовых договоров.

Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику

Четкого ответа на вопрос «кто составляет штатное расписание в организации» ни ТК РФ, ни другой федеральный нормативный акт не содержат.

Вменение подобной обязанности остается за руководителем организации. Чаще всего ответственным назначается кадровый сотрудник, работник отдела делопроизводства или бухгалтерии. Для этого либо издается приказ, либо вносится соответствующий пункт в трудовой договор (если это не было сделано изначально).

Кроме того, документ может вести непосредственно собственник или его зам. На практике его составляют в конце текущего года на следующий, реже – в начале текущего на текущий.

Какой бы вариант не выбран, главное при заполнении— соблюдать следующую последовательность действий:

  1. ЗШтатное расписание: примераполняется так называемая шапка. Если речь про унифицированную форму, то она содержит строки с наименованием организации, кодировками по ОКУД (для унифицированной формы Т-3, для принятой исключительно в организации указывать не обязательно) и ОКПО (8 цифр).
  2. Указывается наименование документа, его номер и дата составления (в формате чч.мм.гггг), а также период действия. Последний чаще всего составляет 12 месяцев. Здесь же указывается информация о приказе по основной деятельности, которым утверждено расписание.
  3. Вносится информация в предложенные Госкомстатом столбцы: наименование и код структурного подразделения, должность, число штатных единиц, оклад или тарифная ставка, набавки, премии, общая сумма заработной платы.
  4. Если имеются сведения, требующие пояснений, их отражают в столбце «Примечание».
  5. В строке «Итого» подсчитывается суммарное количество штатных единиц, а также сумма всех окладов и надбавок (фактически — ФОТ компании). Первый показатель также указывается выше таблицы, после периода действия документа.
  6. Свои подписи ставят руководители кадровой и финансовой службы (если иное не предусмотрено локально разработанной формой документа).

Образец заполнения формы Т-3 можно скачать ЗДЕСЬ (файл Excel).

Нюансы оформления штатного расписания

Несмотря на кажущуюся простоту формы, вопрос «как заполнить штатное расписание» возникает достаточно часто.

Вот некоторые нюансы:

  • сначала составляется проект штатного расписания, после — приказ, его утверждающий;
  • вносимое наименование компании должно соответствовать данным из свидетельства о регистрации;
  • при описании подразделения важно руководствоваться принятым в компании классификатором. Если такового нет, наименования указываются в алфавитном порядке либо с учетом количества сотрудников (по убыванию или возрастанию). Название должно быть полным;
  • кодировка отделов берется из соответствующих приказов и распоряжений, их закрепляющих, либо из локального классификатора, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу;
  • заполняя графу с должностями и профессиями, важно ориентироваться на актуальные для России классификаторы профессий (ЕТКС, ЕКС, ОКПДТР), а также избегать сокращений. Разночтения допустимы, но только не в случаях с должностями, предусматривающими различные льготы или компенсации, дополнительные обеспечения (молоком, СИЗ и так далее). Об этом гласит ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Еще важно помнить, что данные вносятся по убывающей, то есть начиная с руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Также нельзя забывать, что понятие профессии актуально для рабочих, а должности — для служащих (абз. 7 ст. 144 ТК РФ);
  • наличие неполной штатной единицы отмечается в ячейке долевым выражением (посредством десятичной дроби, например 0.25, 0.5 и так далее);
  • указывая оклад, надбавки и премии, следует сверяться с внутренними нормативными актами, регламентирующими заработную плату, а также законами федерального и регионального значения. В частности, ст. 133 ТК РФ запрещает устанавливать месячную заработную плату наемного лица ниже принятого в стране МРОТ, если человек добросовестно и качественно отработал положенное время. К тому же, суммы должны быть указаны в рублях. Закон о валютном регулировании прямо запрещает обратное (например, упоминание долларового эквивалента), а ТК РФ фиксирует обязанность работодателя платить зарплату в национальной валюте;
  • в графе «Всего, руб.» отражается количество денежных средств, начисляемых в расчете на все рабочие единицы каждой должности (все оклады и надбавки) по прошествии календарного месяца.

Утверждение штатного расписания и внесение изменений

После того, как готов проект штатного расписания и учтены все перечисленные нюансы, его нужно утвердить.

Для этого издается приказ по основной деятельности. Все данные о нем позже будут внесены в штатное расписание.

Приказ отражает факт утверждения штатного расписания, срок его введения в действие, размер штата. Его подписывает непосредственный руководитель компании или лицо, которому эта возможность делегирована. Следующий этап — фиксирование в журнале регистрации приказов с присвоением регистрационного номера.

После этого он вместе с расписанием отправляются на хранение (в случае с расписанием — на постоянное, а с приказом — на 75 лет).

Несколько слов о внесении изменений. Если срок действия штатного расписания еще не закончен, а они требуются немедленно, нужно издать соответствующий приказ, в котором указать все требуемые корректировки. Только после этого можно вносить исправления.

Даты вступления в силу приказа об изменении и самих изменений обычно не совпадают. Особенно если корректировки касаются оклада.

Так происходит, поскольку изменения штатного расписания часто сопровождаются изменениями в трудовых договорах. Они же требуют от руководства соблюдения сроков уведомления подчиненных и получения их согласий.

Ознакомление штатной единицы с приказом о внесении изменения в штатное расписание не равносильно его согласию на корректировки трудового договора.

Пример из практики. Изменения штатного расписания затрагивают оклад некоторых членов коллектива. Как правильно все оформить?

Во-первых, о таком нужно предупредить людей за 2 месяца минимум. Только потом можно издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, в котором упоминаются должности, новые оклады и время вступления корректировок в силу.

Затем ответственных за изменение трудовых договоров лиц (чаще всего — сотрудников отдела кадров) знакомят под роспись с приказом.

Следующим шагом станет заключение с упомянутыми в приказе работниками допсоглашений. В них важно отразить не только факт изменения оплаты труда, но и причину (ст. 22 и 132 ТК РФ).

Руководитель может уменьшить оплату труда в одностороннем порядке. Так гласит ст. 74 ТК РФ. Но такое решение является скорее исключительным, чем широко распространенным, потому что влечет за собой сложную процедуру согласования с коллективом.

А вообще стоит прописать процедуру внесения исправлений в инструкции по делопроизводству. При этом следует указать:

  • сроки и правила разработки и внесения изменений;
  • форму приказа об утверждении штатного расписания;
  • ответственных за формирование и подписание лиц;
  • работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

Заключение

Штатное расписание предприятия — документ, содержащий ключевую информацию о рабочем коллективе (перечень отделов, имеющихся должностей и профессий, количества занимающих их людей, размер их окладов, премий и надбавок).

Несмотря на то, что обязательное его наличие не регламентировано, проверяющие органы запрашивают штатное расписание.

Во избежание и штрафов претензий (в том числе со стороны работников) лучше завести штатное расписание и хранить его в архиве, ежегодно пересматривая и внося корректировки по мере необходимости.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (24 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Обсуждение (6)
  1. Светлана Ru:

    В заполненной форме штатного расписания ошибка, перепутаны графы 8 и 9, и сумма по заведующему хозяйством по итогу не 15000, а 0,5х15000 = 7500 руб.

  2. Иванович:

    Штатным расписанием предприятия или организации упорядочивается структура предприятия, подчиненность сверху донизу, размер основной оплаты труда. С точки зрения принципов управления предприятием штатное расписание является первичным документом, на основании которого работники наделяются особыми полномочиями, правами, обязанностями и ответственностью.

  3. Людмила:

    Штатное расписание — важный документ. В нём можно увидеть структуру предприятия, должности и количество ставок. Те предприятия, что ведут автоматизированный учёт обычно заполняют его программными средствами.

  4. Маркова Елена:

    У нас директор меняет штатное расписание когда и как ему захочется. Прав ли он, а если нет, то как можно на него подействовать?

    • Елена,
      Вы можете обратиться в трудовую инспекцию, но только для этого нужно конкретно понимать — какие именно Ваши права нарушены и в чем это выражается.

Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>