Табель учета рабочего времени

Темы: Делопроизводство

Сегодня организации в обязательном порядке заполняют табель учета рабочего времени, позволяющий следить за выполнением сотрудниками распорядка рабочего дня. Также этот документ необходим для правильного расчета зарплаты в бухгалтерии. Он может заполняться вручную и автоматически. Нюансы данного процесса, а также форма документа приведены в данной статье.

Табель учета рабочего времени – что это, какую информацию содержит

Для правильного функционирования организации все сотрудники должны соблюдать рабочий режим, который бывает следующих видов:

  • Односменный. Отработанное сотрудником за смену время может учитываться понедельно, за каждый день или суммировано.
  • Ненормированный. Особенность этого режима в том, что сотрудник может быть привлечен к исполнению трудовых обязанностей сверх привычного для других работников времени.
  • Гибкий. Он отличается тем, что сотрудник сам вправе устанавливать начало и конец своего рабочего дня. Однако даже в организациях, практикующих работу по гибкому графику, может быть установлен промежуток времени, в течение которого сотрудник обязан присутствовать на рабочем месте.
  • При работе в вахтовом режиме сотрудник временно не имеет возможности возвращаться домой по окончании рабочего дня.
  • Раздробленный режим работы практикуется в организациях, оказывающих услуги с разной интенсивностью в течение рабочего дня.
  • Режим сокращенного рабочего времени. Его особенность заключается в том, что при таком режиме общее количество отработанных за неделю часов должно быть не более 40.

Для четкого контроля соблюдения всех этих режимов компания заводит табель учета рабочего времени сотрудников.

В табель не заносятся данные о таких работниках:

Фиксируется следующая информация о:

  • Явке в рабочий день.
  • Явке в выходной день.
  • Выходном дне (или выходных днях).
  • Учебном отпуске.
  • Поездке в командировку.
  • Больничном.
  • Ежегодном отпуске.
  • Повышении квалификации сотрудника.

Эти обозначения могут вноситься в буквенной и цифровой форме. Чаще всего компании выбирают буквенный вариант, поскольку так проще понимать, воспринимать и запоминать информацию. Это облегчает работу табельщика.

В любом случае, расшифровка обозначений должна указываться в документе.

Существует два типа бланков для данного документа:

  • Универсальные, которыми может воспользоваться любая организация.
  • Разработанные конкретной компании для своего локального пользования. На них должны присутствовать все реквизиты компании.

Бланк состоит из трех частей:

  • порядок оформления табеля учета рабочего времениТитульной страницы, на которой присутствуют кодовые обозначения обстоятельств, по которым сотрудник может не явиться на работу. К этим обстоятельствам относятся больничный лист, дополнительные выходные и т.д.
  • Учета рабочего времени, в котором содержатся данные за все рабочие дни.
  • Таблицы, в которой высчитано итоговое количество отработанных часов и сумма заработной платы.

Если в табеле была допущена ошибка, ее можно исправить, если имеются документы, подтверждающие неправильность внесенных данных.

Существуют самые распространенные ошибки, которые могут допускать лица, ответственные за ведение табеля учета рабочего времени:

  • Выходные и праздничные дни отмечаются как рабочие.
  • Указываются только фамилия и инициалы сотрудников, но нет никаких данных о занимаемой ими должности.
  • В день перед официальным праздником рабочая смена должна закончиться на час раньше. Отсутствие отметки об этом является ошибкой.

Перед тем, как взять на себя ответственность по ведению данного табеля, необходимо ознакомиться со всеми тонкостями.

Если проверяющие надзорные органы заметят ошибку, организация в целом и сотрудник в частности могут быть привлечены к ответственности. Поэтому перед сдачей документа в бухгалтерию необходимо все тщательно проверить и внести изменения при наличии неточностей и ошибок.

На практике помимо заполнения табеля применяют такие способы контроля рабочего времени:

  • Контроль посещения на входе в организацию.
  • Наблюдение с помощью видео- или аудиосистем.
  • Ведение таблиц в Excel.
  • Учет при помощи специальных программ.
  • Работа в программах бухгалтерского учета.
  • Контроллеры и карточки доступа.
  • CRM-системы.

Для чего требуется вести табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени используется для контроля соблюдения распорядка рабочего дня, а также для расчета зарплаты в дальнейшем.

Режим рабочего времени – это порядок распределения рабочего времени сотрудника и времени отдыха.

Учет рабочего времени – это метод подсчета часов, которые сотрудник потратил на выполнение своих обязанностей.

Сведения из табеля учета рабочего времени могут потребоваться некоторым должностным лицам:

  • Бухгалтеру для расчета суммы заработной платы.
  • Сотруднику трудовой инспекции, который по представленным в табеле данным может зафиксировать факт нарушения прав сотрудника.
  • Представителю Фонда Социального Страхования. Исходя из количества отработанных часов и времени нетрудоспособности работнику назначается пособие в определенном размере.
  • Представителю Федеральной Налоговой Службы, который может заинтересоваться тем, насколько правильно в компании сформированы налоговая база и корректно начисляются страховые взносы.
  • Работнику Росстата может потребоваться информация из табеля для составления статистических данных.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Ответственность за учет рабочего времени лежит на плечах руководителя организации, но, скорее всего, он не будет заниматься этим самостоятельно, а делегирует подчиненному путем издания соответствующего приказа.

Для ведения также можно нанять отдельного человека, но не все организации обладают необходимым бюджетом.

Передать обязанности по заполнению табеля определенному сотруднику можно двумя способами:

  • Разработав и приняв соответствующую инструкцию.
  • Внеся пункт в трудовой договор.

Помимо того, кто заполняет табель, документ должны подписать руководитель подразделения и сотрудник отдела кадров.

В каком виде ведется табель учета рабочего времени

Существует два варианта заполнения табеля:

  • «Сплошное», когда в документ ежедневно вносятся данные о каждом сотруднике.
  • Регистрация отклонений от соблюдения рабочего режима. При таком способе ведения в табель вносятся только опоздания, неявки на работу, переработки и т.д.

Каждый руководитель сам решает, каким способом вести учет.

Первый метод позволяет полностью отразить все данные о посещении. Второй способ экономит время, поскольку нет необходимости ежедневно заносить информацию о каждом сотруднике.

Вести табель можно в бумажном и в электронном виде. Также возможно ручное и автоматическое внесение данных в табель.

Как заполнить табель учета рабочего времени

На государственном уровне разработано несколько форм данного документа:

  • Т-13 используется в организациях, где явка работников регистрируется автоматически при прохождении через турникет.
  • Т-12 – универсальная форма, которая также отличается наличием раздела №2, в котором прописывается заработная плата сотрудников. Сейчас она редко используется на практике.
  • Специальная форма, разработанная для бюджетных организаций, которые обязаны использовать только ее.

Форма Т-12 позволяет зафиксировать время прихода и ухода с рабочего места и рассчитать количество отработанных часов.

Заполнять документ нужно согласно определенным правилам:

  • система учета рабочего времени по картамДокумент составляется в единственном экземпляре.
  • Форму нужно начать готовить еще в начале месяца.
  • Перед сдачей табеля в бухгалтерию нужно указать дату конца ведения табеля.
  • Информация о сотрудниках должна быть достоверной и актуальной.
  • Данные о праздниках и выходных обозначаются в табеле особыми отметками.
  • За каждым сотрудником закрепляется специальный номер, под которым он зарегистрирован в табеле.
  • Дата начала ведения документа также должна присутствовать в документе.
  • На первой странице должно присутствовать название организации и всех имеющихся в ней подразделений и филиалов.
  • Без подписи руководителя подразделения документ не будет считаться действительным.
  • Работник, занимающийся ведением табеля, несет ответственность за обнаруженные в документе ошибки.
  • При заполнении документа можно увеличивать количество граф с информацией.
  • Сотрудники, числящиеся сразу на двух должностях, должны быть записаны под двумя номерами.
  • При увольнении сотрудника из компании его номер не вносится на следующий месяц.
  • При отсутствии сотрудника на рабочем месте в табеле должна быть отметка о причине неявки.

Форма Т-12 — образец заполнения

В этой форме можно указать размер заработной платы сотрудника, но делать это не обязательно, если есть другие документы, с помощью которых его можно подтвердить.

В основной таблице Т-12 содержится около 55 граф для внесения информации ручным способом.

Табель, заполняемый по форме Т-12, состоит из нескольких частей. Первая – это титульный лист. В нем должны быть прописаны:

  • Полное название компании.
  • Коды организации.
  • Номер.
  • Период ведения отчетности.
  • Дата составления.

В следующей части содержатся данные о сотрудниках, о посещаемости рабочего места, о причинах неявки, об общем количестве рабочих дней за указанный период и т.д.

Форма Т-13 — заполнение и особенности бланка

Эта форма является унифицированной. Ее основное отличие от Т-12 состоит в том, что в ней не отражается информация о зарплате.

Дата и подписи документа

Нет четкого правила касательно того, как заполнять графу под названием «дата составления». В основном там указывают последнее число текущего месяца.

На документе должны присутствовать подписи нескольких человек, поэтому даже если бланк был заполнен в электронном виде, его необходимо распечатать. Либо использовать электронные подписи.

Подписать табель должны ответственное лицо, руководитель подразделения и работник отдела кадров.

Заключение

Заполнение и сдача табеля учета нужны для контроля выработки и расчета заработной платы. Поэтому ошибки в документе недопустимы. Человек, занимающийся этой формой, должен осознавать всю степень ответственности. При неправильном заполнении возможны ошибки в зарплате, пособи, в регистрации посещаемости рабочего места и т.д.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (38 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Обсуждение (5)
  1. Alex:

    В дополнение к изложенному остается добавить только, что проверить эффективность предоставленного материала можно в удобной программе для заполнения табеля учёта рабочего времени с сайта идеипро.рф

  2. Ручкина Надежда:

    Раньше было Утверждаю- руководитель предприятия (учреждения, организации), а теперь такой графы нет, разве не нужно, а если нужно, то где?

  3. Макарий:

    Учет рабочего времени работников предприятия очень важная работа. Как правильно оформить табель учета рабочего времени, очень понятно изложено в этой статье. Особенно ценно в ней классификация и установление единообразных обозначений в табеле использование рабочего времени ( отпуск, ночное время и т. п.)

  4. Маркова Елена:

    Как должен быть отражен в табеле отпуск с сохранением заработной платы по основной должности сроком до 3-х дней в случае похорон близких родственников?

    • Елена,
      если заработная плата сохраняется, то логичнее всего отметить ОД или ОВ. В первом случае — это дополнительный отпуск, во втором дополнительные выходные с сохранением зп.

Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>