Краткосрочное планирование процессов на предприятии

Темы: Бизнес-планОрганизация бизнесаОформление

Важнейшим элементом ведения бизнеса многие предприниматели и руководители считают именно краткосрочное планирование. Под краткосрочным планированием процессов на предприятии подразумевается составление детального плана действий в ближайшей перспективе. И о том, каковы преимущества краткосрочного планирования, следует знать каждому руководителю, равно как и о принципах проведения мероприятий в рамках создания и внедрения оперативного плана.

Краткосрочное планирование — что это, общие принципы

Независимо от того, уделяет руководитель какое-либо внимание составлению планов, или действует импульсивно и просто руководствуясь своими соображениями — фактически краткосрочное планирование имеет место в деятельности абсолютно любой организации, как коммерческой, так и некоммерческой. Совершая любое действие в рамках ведения управления организацией или структурным подразделением, руководитель уже устанавливает какие-либо цели и имеет какие-либо ожидания.

Конечно же, этот подход нельзя назвать эффективным краткосрочным планированием. Действенные методики предполагают, что краткосрочное планирование — это общий процесс, создающий комплекс детализированных целей и методик их достижения руководителями и непосредственными исполнителями в рамках компании. При этом краткосрочное планирование предусматривает постановку только таких целей, которых можно достичь практически сразу или в течение короткого периода времени.

Сроки, которые затрагивают мероприятия в рамках краткосрочного планирования практически никогда не превышают одного года. При этом предполагается, что все цели, поставленные в рамках краткосрочного планирования, могут быть объективно достигнуты с использованием уже имеющихся в распоряжении предприятия или руководителя ресурсов, опираясь именно на наличествующие возможности.

Чем отличается краткосрочное планирование от других видов планирования

Помимо краткосрочного планирования, или, как оно также может называться — оперативного планирования, существуют и другие виды составления планов и последовательностей действий. В частности, с точки зрения сроков, рассматриваемых в документации или в не имеющем формальной реализации плане, можно также выделить следующие группы:

  • Среднесрочное планирование. Подобное планирование охватывает куда большие промежутки времени, в отличие от краткосрочного, и предполагает возможность расчетов не только относительно имеющихся ресурсов организации, но также будущих. При этом уровень детализации плана уменьшается в сравнении с краткосрочным.
  • Долгосрочное планирование. В рамках стратегического планирования рассматриваются глобальные планы деятельности компании в течение длительного периода времени — вплоть до десятилетия или даже на протяжении больших сроков. Соответственно, детализация порядка действий является при таком подходе минимальной, однако долгосрочный взгляд позволяет структурировать работу всей компании в едином направлении.
  • Краткосрочное планирование, в свою очередь, сосредоточено на решении преимущественно текущих задач, наиболее актуальных и важных для компании и обеспечения ее деятельности. При этом, оптимальное решение задач может быть достигнуто только при глубоком уровне детализации — возможность диверсификации обязанностей по планированию и донесение этих сведений до всех звеньев руководящего персонала и непосредственных исполнителей обеспечивают высокую результативность краткосрочного планирования.
Несмотря на то, что создание оперативных планов действительно является наиболее эффективной методикой планирования в краткосрочной перспективе, следует понимать, что долговременное развитие компании возможно только в тех случаях, когда руководство не игнорирует также более широкие временные промежутки. Поэтому краткосрочное планирование процессов должно быть лишь одной из составляющих частей планов, ориентированных на средние сроки и более продолжительные периоды.

Зачем необходимо краткосрочное планирование

О том, насколько важно краткосрочное планирование, следует понимать каждому руководителю. При этом не имеет значение ни размер организации, ни сфера деятельности — планы должны быть как у коммерческого предприятия, так и у структурного подразделения государственной службы или у руководства общественной организации. Правильно сформированный по итогам краткосрочного планирования порядок действий позволяет добиваться лучших результатов при ведении экономической деятельности и получать ценную информацию, позволяющую компании развиваться и в дальнейшем.

Так, в рамках ведения бизнеса, краткосрочное планирование процессов позволяет:

  • Поставить адекватные цели, персонифицированные для каждого участника бизнеса — в том числе как руководителей низшего звена, так и непосредственных рядовых сотрудников и топ-менеджмента.
  • Обеспечить точную структуру и методику по достижению всех установленных целей. В рамках краткосрочного механизма любая цель должна сопровождаться четко определенным порядком действия для ее достижения.
  • Решить текущие вопросы с использованием имеющихся в распоряжении организации ресурсов. Краткосрочное планирование предполагает использование только уже имеющихся ресурсов и корректируется только по мере поступления новых средств.
  • Гарантировать соответствие большинства запланированных мероприятий внешней обстановке. За счет того, что краткосрочное планирование охватывает короткий промежуток времени, фактические результаты исполнения плана практически не зависят от внешних факторов, способных глобально изменить ситуацию на рынке и, как следствие — на предприятии.
  • Обеспечить четкий и всеобъемлющий анализ ведения деятельности как всей компании в целом, так и отдельных ее структурных подразделений или даже непосредственных сотрудников.
  • Эффективно распределить нагрузку в сфере планирования и менеджмента и, как следствие, обеспечить в перспективе выполнение среднесрочных целей, а через них — и долгосрочных.

Таким образом, игнорировать важность и значимость краткосрочного планирования при ведении бизнеса просто невозможно. При этом в рамках малого бизнеса именно краткосрочное планирование во многих случаях является приоритетным направлением управленческой деятельности, так как на протяжении длительных периодов небольшой бизнес не может создавать столь точные прогнозы в сравнении с крупными предприятиями — он слишком зависим от влияния внешних факторов и не имеет необходимых резервов для обеспечения глубокой проработки целей на долгие сроки за счет подключения дополнительных ресурсов.

Кто обеспечивает краткосрочное планирование процессов на предприятии

В отличие от долгосрочного и среднесрочного планирования, краткосрочное планирование предполагает в первую очередь участие в этом процессе исполнительных менеджеров — руководителей низшего и среднего звена на предприятии, а не топ-менеджмента. Конечно же, определенные цели и задачи прорабатываются и на уровне высшего руководства, однако топ-менеджмент сам по себе не сможет обеспечить столь глубокий уровень детализации, который необходим при краткосрочном планировании.

Именно поэтому краткосрочное планирование на многих предприятиях фактически отводится под полную ответственность руководства среднего и низшего звена. В таких ситуациях топ-менеджмент устанавливает лишь глобальные планы на среднесрочную и долгосрочную перспективу, а уже руководители отдельных структурных подразделений обеспечивают разработку конкретных мероприятий для достижения установленных свыше целей.

При этом важнейшей задачей в рамках краткосрочного планирования является не только правильная постановка адекватных и достижимых целей и разработка конкретных инструментов для выполнения этих задач, но также и проведение регулярного анализа и обеспечение передачи высшему руководящему составу отчетности по мере выполнения целей. В таком случае обеспечивается максимальная эффективность ведения экономической деятельности и использования всего трудового потенциала сотрудников на всех уровнях компании.

Как организовать краткосрочное планирование — основные принципы и рекомендации

Организация краткосрочного планирования на предприятии может показаться достаточно сложной задачей для начинающих руководителей и предпринимателей. В то же время, за счет высокого уровня детализации, краткосрочное планирование может проводиться с высокой точностью, хорошей прогнозируемостью и без лишних сложностей. Так, например, достаточно лишь попробовать разделить установленные на среднесрочный период масштабные задачи на несколько малых и приступить к их детальной проработке в рамках организации или структурного подразделения.

Однако в любом случае, вне зависимости от конкретной ситуации, в рамках среднесрочного планирования следует придерживаться следующих принципов:

  • Направленность на перспективу. Несмотря на то, что краткосрочное планирование решает преимущественно текущие вопросы, встающие перед компанией, оно должно в перспективе обеспечивать достижение поставленных целей на средние сроки и долгосрочный период.
  • Детализация. Краткосрочное планирование имеет высокую эффективность в первую очередь по той причине, что оно позволяет установить цели и передать указания всем конкретным исполнителям в максимально точном и понятном виде, поэтому в рамках краткосрочного планирования необходимо четкое и подробное описание всех предусмотренных процессов с максимально возможным количеством конкретики, а не размытых формулировок.
  • Диверсификация. Краткосрочное планирование должно в обязательном порядке осуществляться на разных уровнях предприятия руководством отдельных структурных подразделений или направлений деятельности. Генеральный директор не должен устанавливать задачи для отдельных работников на заводе, а вот их бригадир или руководитель цеха уже должен заниматься именно этой деятельностью. В то же время, руководителю цеха нет необходимости задумываться о планировании деятельности бухгалтерии компании — ей будут заниматься руководители в соответствующей сфере.
  • Жесткость. Краткосрочное планирование практически не подвержено воздействию различных внешних непрогнозируемых факторов. Именно поэтому оно должно предполагать четкую и ясную постановку целей с минимально возможными колебаниями принципов их достижения. Так, в случае возникновения какой-либо критической ситуации, лучше не заранее предполагать масштабный план реагирования, а перестроить все процессы заново — это будет быстрее и эффективнее, чем чрезмерная затрата времени на детальную проработку абсолютно всех возможных вариантов развития ситуации.
  • Наличие запасных задач. Несмотря на то, что краткосрочное планирование предполагает в первую очередь сосредоточение на решении отдельных конкретных и строго определенных задач, следует помнить о том, что их выполнение может все же быть отложено по причине воздействия самых разнообразных факторов. Поэтому в рамках краткосрочного планирования для наиболее эффективного использования имеющихся в распоряжении предприятия трудовых ресурсов следует предусмотреть несколько запасных или альтернативных целей, над достижением которых могут работать сотрудники вместо того, чтобы возникал простой на предприятии.

В целом же, сам процесс краткосрочного планирования может выглядеть следующим образом в виде пошаговой инструкции:

  1. Разделение среднесрочных целей на несколько отдельных подзадач. Впоследствии эти подзадачи будут детализироваться в отдельных сферах деятельности и создавать ряд краткосрочных планов.
  2. Передача подзадач на проработку нижестоящему руководству или персоналу. В рамках краткосрочного планирования большая часть объема работы должна передаваться вниз по управленческой вертикали организации — директор не может предусмотреть абсолютно все аспекты работы всех своих подчиненных.
  3. Разработка методов достижения поставленных целей непосредственными исполнительными менеджерами.
  4. Создание плана действий и передача указаний по ведению деятельности отдельным нижестоящим работникам и исполнителям.
  5. Обеспечение контроля выполнения поставленных планов.
  6. Анализ результатов выполнения краткосрочного плана и составление отчетности.
В случае, если какое-либо структурное подразделение не может обеспечить достижение своих поставленных в рамках краткосрочного планирования целей, руководитель этого подразделения обязан в первую очередь сообщить об этих событиях своему вышестоящему руководству. Это позволит оперативно среагировать на возникшую непредвиденную ситуацию и произвести корректировку установленного плана действий или обеспечить привлечение дополнительных ресурсов для достижения целей. Либо — переложить часть задач по выполнению среднесрочных процессов на другие структурные подразделения.
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (27 голос., средний: 4,80 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>