Страховой фонд документации – что это такое

Темы: ДелопроизводствоОрганизация бизнесаОформление

страховой фонд документацииМинистерства, ведомства, службы и другие органы исполнительной власти Российской Федерации, независимо от их уровня, согласно действующим законам обязаны организовывать страховой фонд документации с соблюдением нормативных положений ГОСТ Р 33. 505 – 2003 и иных стандартов – 7.65-92, 7.68-95, 13.0.002-84 и др.

Страховой фонд документации – это что?

Единым российским страховым фондом документации (СФД) называют принадлежащую государству совокупность массивов документации, являющейся национальным, научным, культурным иным достоянием страны.

В фонде хранятся оригиналы и страховые копии документов, которые в случае утери оригиналов в различных ситуациях, могут полноценно их заменить. Создание СФД преследует цели предотвратить негативные последствия, которые могут возникнуть в случае утери важных документов для жителей, экономического состояния и действующего строя Российской Федерации.

Совместно со страховым фондом должен быть создан фонд пользования, в который входят основная и рабочие копии оригинала того или иного документа.

Фондовая система

Расскажем, какие организации создают страховой фонд документации. Согласно ГОСТу 33.505, все федеральные службы страны (включая их представительства в регионах) могут заказывать услуги по хранению своих документов, составляющих особую ценность.

В зависимости от Заказчика, создается страховой фонд документации на федеральном либо территориальном уровне согласно п. 5.3. ГОСТа 33.505.

Страховые фонды независимо от уровня, на котором они созданы, входят в Единый российский страховой фонд документации (ЕРСФД).

Инициировать создание территориального страхового фонда документации могут органы исполнительной власти субъекта РФ согласно абзацу 3 п. 5.3. ГОСТа 33.505.

Территориальные фонд подчинены Головным службам СФД, которые создаются приказами органов власти регионов страны. В абзаце 6 п. 5.3. ГОСТа 33.505 говорится о том, что Головные службы находятся в подчинении  Росархива и Министерства культуры Российской Федерации.

Делятся ли Фонды по виду сохраняемой документации

ГОСТом 33.505 не предусмотрено учреждение фондов по видам хранимых ими документов. Согласно п. 6.1 нормативного акта, в созданных фондах могут храниться:

  • бумажная документация;
  • кинофильмы и продукция, которая относится к производству кино;
  • фото;
  • продукция на аудионосителях;
  • видео, которое нельзя отнести к киноиндустрии.
У каждого сохраняемого документа, независимо от вида, может быть только один страховой экземпляр.  Хранение в 2-х экземплярах возможно только при наличии решения организации, являющейся заказчиком.

Документы, подлежащие защите

Создание федеральных и территориальных страховых фондов документации преследует  цели сохранения особо ценной документации. При этом не имеют значения:

  • материал изготовления, время и место создания документа;
  • на каком носителе находится информация;
  • техника производства и прочие параметры.

Как организуют работы по сохранности документации

Пункт 5.4. ГОСТа 33.505 регламентирует организацию работ по сохранности документации в фондах разных уровней. Согласно нормативному акту, процесс состоит из следующих шагов:

  1. страховой фонд документации этоПланируют мероприятия по созданию фондов на разных уровнях, определяют состав и виды документов, которые нужно скопировать, а также их число.
  2. Готовят документы к резервному копированию – изымают их из мест, где они хранятся, сверяют соответствие им описям, проверяют состояние и пр.
  3. Фонд, избранный на конкурсной основе согласно ФЗ № 44 от 5. 04. 2013 г., занимается созданием копий.
  4. Исполнитель передает созданные им копии в спецхранилише. Перед этим Заказчиком должно быть принято соответствующее решение. Действия исполнителя должны быть подтверждены документально актом приема/передачи, унифицированная форма которого утверждена в Приложении «Ж» к ГОСТу 33.505.
  5. Представляют отчеты о проделанных работах в органы контроля.
Осуществление копирования производится согласно п. 6.1.1. – п. 6.1.5. ГОСТ 33.505.  Существует несколько видов копирования, зависящих от материального носителя документа.

Что происходит при возникновении чрезвычайной ситуации

Когда возникает чрезвычайная ситуация – в стране вводят военное положение, произошло стихийное бедствие, техногенная катастрофа и пр., в обязанности Министерства по гражданской обороне входит принятие всех необходимых мер по сохранности оригиналов документации, представляющей особую ценность для страны.

Если какие-либо документы были безвозвратно утрачены, в организации, в которых хранилась документация, передают рабочие копии, хранящиеся в фонде пользования, согласно п. 3.9 и 3.16 ГОСТ 33.505. Основную копию оставляют в фонде пользования. Если требуется, с оригинала производят нужное количество рабочих копий.

Согласно п. 3.7. ГОСТ 33.505 страховую копию хранят в фонде. Она может быть изъята только при наличии специального разрешения. Это может быть сделано в исключительных случаях.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (40 голос., средний: 4,80 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>