Страховой фонд документации – что это такое

Темы: Делопроизводство Организация бизнеса Оформление

Министерства, ведомства, службы и другие органы исполнительной власти Российской Федерации, независимо от их уровня, согласно действующим законам обязаны организовывать страховой фонд документации с соблюдением нормативных положений ГОСТ Р 33. 505 – 2003 и иных стандартов – 7.65-92, 7.68-95, 13.0.002-84 и др.

Оглавление:
1. Страховой фонд документации – это что?
2. Фондовая система
3. Делятся ли Фонды по виду сохраняемой документации
3.1. Документы, подлежащие защите
3.2. Как организуют работы по сохранности документации
4. Что происходит при возникновении чрезвычайной ситуации

Страховой фонд документации – это что?

Единым российским страховым фондом документации (СФД) называют принадлежащую государству совокупность массивов документации, являющейся национальным, научным, культурным иным достоянием страны.

В фонде хранятся оригиналы и страховые копии документов, которые в случае утери оригиналов в различных ситуациях, могут полноценно их заменить. Создание СФД преследует цели предотвратить негативные последствия, которые могут возникнуть в случае утери важных документов для жителей, экономического состояния и действующего строя Российской Федерации.

Совместно со страховым фондом должен быть создан фонд пользования, в который входят основная и рабочие копии оригинала того или иного документа.

Фондовая система

Расскажем, какие организации создают страховой фонд документации. Согласно ГОСТу 33.505, все федеральные службы страны (включая их представительства в регионах) могут заказывать услуги по хранению своих документов, составляющих особую ценность.

В зависимости от Заказчика, создается страховой фонд документации на федеральном либо территориальном уровне согласно п. 5.3. ГОСТа 33.505.

Страховые фонды независимо от уровня, на котором они созданы, входят в Единый российский страховой фонд документации (ЕРСФД).

Инициировать создание территориального страхового фонда документации могут органы исполнительной власти субъекта РФ согласно абзацу 3 п. 5.3. ГОСТа 33.505.

Территориальные фонд подчинены Головным службам СФД, которые создаются приказами органов власти регионов страны. В абзаце 6 п. 5.3. ГОСТа 33.505 говорится о том, что Головные службы находятся в подчинении Росархива и Министерства культуры Российской Федерации.

Делятся ли Фонды по виду сохраняемой документации

ГОСТом 33.505 не предусмотрено учреждение фондов по видам хранимых ими документов. Согласно п. 6.1 нормативного акта, в созданных фондах могут храниться:

бумажная документация;
кинофильмы и продукция, которая относится к производству кино;
фото;
продукция на аудионосителях;
видео, которое нельзя отнести к киноиндустрии.

У каждого сохраняемого документа, независимо от вида, может быть только один страховой экземпляр. Хранение в 2-х экземплярах возможно только при наличии решения организации, являющейся заказчиком.

Документы, подлежащие защите

Создание федеральных и территориальных страховых фондов документации преследует цели сохранения особо ценной документации. При этом не имеют значения:

материал изготовления, время и место создания документа;
на каком носителе находится информация;
техника производства и прочие параметры.

Как организуют работы по сохранности документации

Пункт 5.4. ГОСТа 33.505 регламентирует организацию работ по сохранности документации в фондах разных уровней. Согласно нормативному акту, процесс состоит из следующих шагов:

Планируют мероприятия по созданию фондов на разных уровнях, определяют состав и виды документов, которые нужно скопировать, а также их число.
Готовят документы к резервному копированию – изымают их из мест, где они хранятся, сверяют соответствие им описям, проверяют состояние и пр.
Фонд, избранный на конкурсной основе согласно ФЗ № 44 от 5. 04. 2013 г., занимается созданием копий.
Исполнитель передает созданные им копии в спецхранилише. Перед этим Заказчиком должно быть принято соответствующее решение. Действия исполнителя должны быть подтверждены документально актом приема/передачи, унифицированная форма которого утверждена в Приложении «Ж» к ГОСТу 33.505.
Представляют отчеты о проделанных работах в органы контроля.

Осуществление копирования производится согласно п. 6.1.1. – п. 6.1.5. ГОСТ 33.505. Существует несколько видов копирования, зависящих от материального носителя документа.

Что происходит при возникновении чрезвычайной ситуации

Когда возникает чрезвычайная ситуация – в стране вводят военное положение, произошло стихийное бедствие, техногенная катастрофа и пр., в обязанности Министерства по гражданской обороне входит принятие всех необходимых мер по сохранности оригиналов документации, представляющей особую ценность для страны.

Если какие-либо документы были безвозвратно утрачены, в организации, в которых хранилась документация, передают рабочие копии, хранящиеся в фонде пользования, согласно п. 3.9 и 3.16 ГОСТ 33.505. Основную копию оставляют в фонде пользования. Если требуется, с оригинала производят нужное количество рабочих копий.

Согласно п. 3.7. ГОСТ 33.505 страховую копию хранят в фонде. Она может быть изъята только при наличии специального разрешения. Это может быть сделано в исключительных случаях.

Автор: Киселева Маргарита

(40 голос., средний: 4,80 из 5)

Загрузка...