Операторы электронного документооборота

Темы: КадрыОрганизация бизнесаСотрудники

операторы электронного документооборотаПод влиянием технического прогресса отечественные предприятия постепенно переходят к электронным формам делового общения и делопроизводства. Активно используются документы, заверенные цифровыми подписями, ведутся онлайн-архивы и т.д. В данной статье рассматривается определение оператора электронного документооборота, нормативная основа и цели деятельности.

Кто является оператором электронного документооборота, нормативная основа

Понятие введено в 2012 году, одновременно с допуском возможности передавать счета-фактуры по сделкам в электронном виде (Приказ ФНС от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138). Данное решение положительно сказалось как на скорости обмена документами, так и на бюджете предприятий. Ввиду перехода на новый формат появилась возможность сэкономить на расходных материалах, почтовых услугах и т.д.

Чтобы электронный документ имел юридическую силу, он должен быть подписан электронной подписью. Использование регламентируется Федеральным законом N 63-ФЗ.

В то же время, для организации юридически значимого электронного документооборота нужно, чтобы ЭД передавались специальной организацией (оператором). Заключая договор, последняя обязуется интегрировать клиента в определенную систему ЭД, с помощью которой будет выполняться обмен информацией с контрагентами.

Нужно отметить, что не каждая компания может заниматься рассматриваемой деятельностью. До вступления в Сеть операторов нужно выполнить требования, определенные Приказом ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/76@. Основными из них являются следующие:

  • Получение перечня лицензий ФСБ.
  • Наличие специального программного обеспечения.
  • Владение телекоммуникационной инфраструктурой, позволяющей круглосуточно оказывать услуги по управлению электронным документооборотом.

Таким образом, операторы электронного документооборота – это лицензированные организации, обладающие правом и возможностями оказывать услуги в сфере обеспечения движения, хранения счетов-фактур, иных документов в электронной форме, переданных по телекоммуникационным каналам связи.

Для чего нужен оператор электронного документооборота

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, целесообразно обратиться к Временному положению о Сети доверенных ОЭД. Основные задачи оператора изложены в V разделе нормативного акта. Согласно документу, они выглядят так:

  • Обеспечение возможности в любое время суток передавать и принимать счета-фактуры и иные документы с использованием электронной подписи.
  • Обеспечение возможности выполнять требования законодательства в сфере ЭД.
  • Осуществление контроля выполнения требований, установленных Порядком выставления и получения счетов-фактур и иных бумаг в электронной форме.
  • Фиксация факта передачи и приёма счета-фактуры.
  • Техническое сопровождение ПО в сфере защиты информации, защита электронной документации от подделывания и иных противоправных посягательств.
  • Взаимодействие с ФНС в части предоставления сведений об учётных данных сторон ЭД.

Из вышесказанного можно сделать промежуточный вывод, что главной задачей ОЭД является организация сделок между контрагентами, контроль передачи, хранения ЭД. Также задачей оператора является мониторинг и выполнение требований действующего законодательства в сфере защиты информации.

Список операторов электронного документооборота

операторы электронного документооборота списокПри анализе нормативных актов может показаться, что основной задачей ОЭД является работа со счетами-фактурами. Однако, это не так. Организация предоставляет услуги по обмену любыми электронными документами (соглашения, товарные накладные, акты).

Оператор обеспечивает надлежащие условия хранения электронных документов, определенных законодательством страны. Ввиду технологичности процесса не каждое предприятие имеет возможность организовать эффективную защиту данных своими силами.

Являясь клиентом ОЭД, компания может рассчитывать на круглосуточную консультацию по вопросам, касающихся электронных документов. В случае необходимости оператор также оказывает квалифицированную помощь.

Каждое предприятие обязано выполнять требования действующего законодательства. Однако сделать это по всем направлениям жизнедеятельности бывает сложно. Оператор ЭД разгружает предпринимателя в технологической сфере, отслеживая изменения в законах и внедряя их в сферу электронного документооборота.

Говоря про рейтинг операторов электронного документооборота, стоит выделить основные критерии, по которым нужно выбрать подходящего. А именно:

  • операторы электронного документооборота этоБезопасность. Повышение актуальности использования электронных документов обусловило рост правонарушений в этой сфере. Основная часть из них направлена на хищение, перехват данных и, в конечном итоге, получение доступа к конфиденциальной информации и коммерческой тайне. Чтобы этого не произошло, оператор обязан защитить клиента от противоправных посягательств и оказывать содействие по их профилактике.
  • Возможность подключения компании к ПО. Разные операторы могут работать с отличающимися системами, тип которых может не подойти клиенту. Следует проконсультироваться с ОЭД по поводу возможности предоставления услуг, изучить условия тарифа и т.д.
  • Режим работы оператора. Каждый предлагает собственный регламент взаимодействия в сфере оказания консультаций, технической поддержки. Здесь нужно помнить, что, согласно рассмотренному Положению, оператор обязан предоставлять услуги 24/7. Поэтому компании с отличным графиком работы стоит исключить из поиска, так как поломка оборудования в выходной день и отсутствие поддержки со стороны ОЭД может привести к убыткам.

Подробный список операторов электронного документооборота представлен на официальном сайте ФНС РФ. Он – гарант того, что эти компании прошли официальную проверку, обладают нужными лицензиями и могут оказать квалифицированную помощь в вопросе организации электронного обмена документами.

Заключение

Резюмируя сказанное, следует, что прежде, чем выбирать оператора ЭД, следует проанализировать и сопоставить такие элементы как загруженность делового общения, сферу деятельности предприятия, бюджет. Не стоит ориентироваться на операторов, предлагающих самые дешёвые услуги. Следует изучить специфику работы каждого и понять, который из них будет способен увеличить эффективность документооборота и, соответственно, увеличить прибыль, а кто только спровоцирует убытки.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (28 голос., средний: 4,40 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>