Опись дел постоянного хранения

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

опись дел постоянного храненияКаждое предприятие в процессе работы накапливает большое количество документов. Это могут быть служебные записки, локальные акты (приказы, положения, инструкции). Для любого вида законодательством предусмотрены условия хранения и уничтожения. В данной статье рассматривается образец описи дел постоянного хранения, правила ведения и использования.

Что является делами постоянного хранения – перечень и нормативное регулирование

Для раскрытия этого вопроса нужно обратиться к законодательству, и основное внимание уделить «Основным Правилам работы архивов организаций». Они утверждены Коллегией Росархива в 2002 году и действуют сегодня. Данным нормативным актом регламентируются:

  • Деятельность архива любого предприятия.
  • Методы обеспечения сохранности документов.
  • Категории внутренних документов и сроки хранения.
  • Проведение экспертизы ценности.
  • Порядок передачи документов в архив.

Основное внимание уделяется продолжительности размещения какого-либо документа в архиве предприятия. Согласно Правилам, существуют те бумаги, что должны находиться постоянно, временно (больше 10 лет) или касаться кадровых вопросов.

Постоянное хранение подразумевает фактическое нахождение оригиналов документов в архивном подразделении до момента ликвидации компании.

Прежде чем передать документы в архив, руководство предприятия инициирует проведение экспертизы. Последняя реализуется на основании приказа, который утверждает членов специальной комиссии. Эти люди полномочны в рамках заседания изучить представленный перечень документации и определить категорию каждой бумаги.

Принятые решения отражаются в акте, а также сводной описи дел. Последняя формируется на основании сдаточных описей, составляемых каждым структурным подразделением.

Опись дел постоянного хранения – это справочник, содержащий упорядоченную и систематизированную информацию о документах, переданных в архив на бессрочное хранение. С перечнем таких бумаг можно ознакомиться в Приложении к приказу Минкульта N 558.

Наиболее значимыми являются:

  • Учредительные документы.
  • Устав предприятия.
  • Приказы, распоряжения, внутренние положения и регламенты.
  • Отчеты в ФНС, ФСС.
  • Бухгалтерские балансы.

Этот список не является исчерпывающим. Во избежание проблем каждому управленцу стоит изучить его, а также сроки хранения бумаг, правила уничтожения. Например, если допустить неправомерную утилизацию, то при проверке на компанию (а также на отдельных должностных лиц) может быть наложен штраф.

Требования к оформлению описи дел постоянного хранения

опись дел постоянного хранения этоДанный документ служит основанием для передачи конкретных бумаг в архивное ведение. Впоследствии это облегчает поиск и взаимодействие с документами.

Полномочия по управлению архивным делом возложены на внутренний архив предприятия. Это структурное подразделение выполняет требования законодательства, а также локальных правил обеспечения сохранности документов. Рассматриваемая опись может составляться начальником архива лично, либо его подчинёнными.

Чтобы правильно оформить данный документ, стоит заблаговременно изучить п. 3.7. Основных Правил работы архивов организаций.

Структура описи:

  • Название и организационно-правовая форма предприятия полностью, без аббревиатур.
  • Номер фонда и описи, год составления.
  • Блок утверждения, размещаемый в верхнем левом углу листа. Здесь должна быть прописана должность генерального директора, фамилия, инициалы, напротив которых он ставит подпись, а также дата.
  • Основная часть, выполняемая в формате таблицы. Здесь указываются название раздела, порядковый номер документа (нумеруются в нарастаюшем порядке), индекс, заголовок дел. Также указываются крайние даты дел, включённые в опись, число страниц и примечания.
  • После таблицы пишется абзац, содержащий обобщённую информацию о делах постоянного хранения. Здесь в буквенном и числовом выражении указывается число единиц, диапазон номеров.
  • Резолютивная часть, имеющая наибольшее значение для обретения юридической силы. В этом блоке пишется должность исполнителя (кто фактически формировал опись), а также начальника архива. Эти сотрудники ставят личные подписи напротив своих фамилий и инициалов. Далее указывается дата.

Опись должна быть утверждена как генеральным директором, так и заседанием ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) и ЦЭК (центральной экспертной комиссии). В соответствующих полях нужно указать номер и дату составления протоколов указанных комиссий.

Образец заполнения описи дел постоянного хранения

опись дел постоянного хранения образецВыделяя особенности данной процедуры, стоит упомянуть о количестве экземпляров. Если компания негосударственная, то будет достаточно одного документа. В случае передачи дел в государственное или муниципальное хранение формируется 4 экземпляра.

Также, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, каждая опись должна иметь предисловие. Это дополнение содержит информацию о структуре компании, видах дел, особенностях формирования их списка.

Для подготовки образца следует использовать унифицированную форму, предусмотренную Основными Правилами работы архивов организаций (приложение 1).

Указанными правилами допускается дополнение составленной описи. В этом может возникнуть необходимость при издании нового документа, подлежащего постоянному хранению.

Работая с описью, следует не допускать ошибок, исправлений. Исполнитель вносит данные по порядку, с указанием литерных номеров. Фиксируя объём документа, нужно указывать количество листов (не страниц). Заголовки при этом не должны дублироваться.

Все документы должны быть поименованы согласно номенклатуре дел предприятия.

Опись дел постоянного хранения должна находиться в архиве предприятия постоянно, до момента ликвидации. За её наличие ответственен сотрудник, чьи обязанности включают ведение архивного делопроизводства. В свою очередь, за организацию отвечает начальник архива и директор предприятия.

Заключение

В завершение нужно сказать, что качественное ведение архивного дела не только упростит управление и использование списанных документов, но также убережёт предприятие от возможных штрафов. Аналогичные описи формируются для документов временного хранения, а также по личному составу.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (22 голос., средний: 4,20 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>