Опись передаваемых документов

Опись документов дает возможность проводить мониторинг перемещения документов внутри организации. Благодаря описи делопроизводство становится более упорядоченным.

Зачем нужна опись передаваемых документов

Этот небольшой документ фактически подтверждает передачу важных бумаг от одного ответственного лица другому или отправку их на хранение в архив. Если руководству понадобится какой-либо документ за прошлый месяц и даже за прошлый год, его всегда можно будет найти по описи, а не через утомительное просматривание всего архива.

В описи обязательно фиксируется количество переданных документов, а также их полное название. Одно из основных требований составления — указание даты. Это вносит логику в документооборот и позволяет руководителю свободно ориентироваться в нем.

Опись: правила составления

Не существует единого федерального образца составления описи. Но как правило, внутри организации создается образец описи передаваемых документов, который впоследствии используется как шаблон.

В разных организациях данный шаблон может существенно отличаться. Это не удивительно, ведь каждый руководитель старается поставить ее, исходя из интересов своей компании или предприятия. Однако при всех различиях остается обязательной виза отправителя и виза принимающей стороны.

Кроме того, для описи передаваемых документов обязательными являются следующие моменты:

  • Полное название передающей организации.
  • Полное название адресата.
  • Дата составления документа.
  • Количество экземпляров.
  • Число листов, входящих в опись.

На бланке должна стоять подпись ответственного лица, отвечающая за передачу документа. Кроме того, на нем обязательно должна быть проставлена отметка о том, что отправление принято. Принимающая сторона должна завизировать документ с указанием полных личных данных ответственного лица.

Если документы передаются в стороннюю организацию

Внутренний документооборот должен быть безупречным. Но документы, передаваемые сторонней организации, требуют повышенного внимания.

Иногда их отправляют:

  • инспекторам налоговой службы;
  • инспекторам государственной инспекции труда;
  • партнерам по бизнесу;
  • контрагентом;
  • клиентам в период разбора претензий;
  • инвесторам.

Не всегда руководство принимает решение об отправке оригиналов документов. Если используются копии, то в описи об этом делается особая отметка.

Строго обязательно составление двух экземпляров. Один должен остаться у руководителя компании, которая передает пакет документов.

Что касается сроков хранения, то они оговариваются в графе, которые так и называется: «Срок хранения». Документы строгой отчетности отправляются в архив на определенное количество лет. Но есть документы, которые хранятся бессрочно. Об этом также необходимо сделать особую отметку.

В настоящее время повсеместно проводится цифровизация всего документооборота. Этой процедуре подлежит и архив.

В том случае, если пакет документов отправляется на хранение в электронный архив, он также подлежат описи. Но разница состоит в том, что не указывается количество листов. Мера объема для электронных документов — мегабайты.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (32 голос., средний: 4,80 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>