Организация рабочего место секретаря

Темы: Кадры Организация бизнеса Охрана труда

В современных условиях организация рабочего места секретаря или руководителя в компании имеет огромное значение для эффективности деятельности всего предприятия в целом. При этом далеко не всегда сами руководители и их подчиненные знают, как именно правильное обустройство может помочь повысить эффективность работы, и тем более — как должно быть организовано рабочее место. И ознакомиться с этой информацией обязательно стоит каждому руководителю, секретарю и менеджеру по персоналу.

Оглавление:
1. Рабочее место секретаря и руководителя — что это такое
2. Почему важна правильная организация рабочих мест руководителей и секретарей
3. Как должна выглядеть организация рабочего места секретаря
4. Особенности организации рабочего места руководителя

Рабочее место секретаря и руководителя — что это такое

Прямое определение рабочего места секретаря — это та территория и пространство предприятия, где он проводит большую часть своего времени, выполняя свои прямые рабочие обязанности и которая закреплена именно за этим сотрудником. То же самое можно сказать и о рабочем месте руководителя. Конечно, кроме этого не лишним будет ознакомиться и с формальным определением понятия рабочего места в российском законодательстве — сделать это можно, прочитав отдельную статью. Однако далее речь будет идти именно об особенностях места работы секретарей и руководителей в современных организациях.

Во многом принципы организации рабочего места как секретаря, так и руководителя, а также любых других сотрудников, зависят от конкретной компании, спектра работы самого персонала, решаемых задач и множества других факторов. В то же время, в обязательном порядке следует учитывать и действующие государственные нормативы, касающиеся санитарных и строительных нормативов по обустройству рабочих мест. Они оцениваются в том числе и в рамках специальной оценки условий труда.

Практически всегда рабочим местом руководителя является его кабинет, однако на некоторых предприятиях и в некоторых отделах у руководителей может предполагаться обустройство либо нескольких рабочих мест, либо наличие рабочего места непосредственно на производстве или в месте приема клиентов. То же самое касается и секретарей — они могут располагаться как в своем отдельном кабинете, так и находиться в общем помещении с руководителем или же с другими работниками предприятия, либо вообще на стойке ресепшена.

Почему важна правильная организация рабочих мест руководителей и секретарей

Руководитель — это главное лицо компании или какого-либо её структурного подразделения, которое отвечает за крайне широкий спектр решения комплексных задач, а его решения напрямую влияют на прибыль всего бизнеса. При этом большое значение имеет его личная эффективность труда, а согласно популярным сейчас принципам бережливого производства и философии кайдзен на предприятии — эффективность труда напрямую зависит от организации пространства в рамках рабочего места.

Если руководителю приходится тратить много усилий на выполнение задач, никак не связанных с его прямыми обязанностями, то это влияет и на его личный комфорт и уровень стресса, и на находящееся в его распоряжении рабочее время. Это, в свою очередь, снижает эффективность руководящего персонала, а значит — и всего предприятия в той сфере, за которую он отвечает. Как показывают данные различных статистических исследований, правильная организация пространства вокруг работника может повысить его личную эффективность на 20-30 процентов. И в отношении руководителя это может прямо повлиять и на общую эффективность ведения деятельности всем предприятием либо же его отдельным структурным подразделением.

То же самое можно сказать и о деятельности секретаря. Важность профессии секретаря крайне высока для многих предприятий, а мнение о ее незначительности — лишь распространенный стереотип. Именно от эффективности работы секретаря во многом зависит эффективность труда руководителя, а значит —и работа всего предприятия. Кроме этого, секретари также обеспечивают взаимодействие и между различными отделами и структурными подразделениями компании, общаются с клиентами и решают множество иных задач.

Как должна выглядеть организация рабочего места секретаря

Современные условия ведения бизнеса предоставляют крайне широкие возможности по организации рабочего места секретаря. В самых простых случаях, например, секретарь все равно может успешно выполнять свои функции, имея только лишь один смартфон. Однако более традиционный подход выделяет следующие необходимые для полноценной работы секретаря элементы окружения:

Стол с большим количеством ящиков и полок.
Удобный стул, позволяющий работать в комфортной позе.
Шкаф или секретер для хранения документации.
Персональный компьютер или планшет.
Дополнительные места для хранения канцелярских принадлежностей.
Принтер, факс или МФУ.
Телефон.

Это — классический набор , который используется большинством секретарей на большинстве предприятий. Главной задачей является возможность быстро и не меняя базового местоположения доставать до всех необходимых документов, канцелярских принадлежностей и других предметов, постоянно используемых в рабочей деятельности. Кроме этого, важно также позаботиться о комфорте обстановки секретаря в целом — удобстве его позы, достаточном освещении и приятном интерьере.

Если секретарь часто общается с клиентами предприятия или партнерами — это устанавливает ряд дополнительных требований к рабочему месту. Например, не лишним будет установление в комнате кофемашины, кулера или холодильника с напитками. И в целом, помимо функциональности и удобства, начинает иметь значение также внешний вид и дизайн, так как они прямо будут влиять на презентабельность компании и впечатление от ее посещения.

Важно также следить и за рабочим условиями в целом. Так, даже небольшое изменение температуры офиса может значительно повысить или понизить продуктивность работы секретаря. То же самое касается и других важных факторов, таких как освещение, уровень шума и соответствие рабочего места росту сотрудника.

Особенности организации рабочего места руководителя

Рабочее место руководителя должно в первую очередь позволять ему выполнять все задачи быстро и эффективно, а также — чувствовать себя наиболее комфортно, насколько это возможно. Ведь только в состоянии удобства и комфорта решения, принимаемые руководителем, будут по-настоящему взвешенными и способными позитивно повлиять на ведение бизнеса компанией.

При этом с точки зрения оснащения рабочего места можно использовать необходимые предметы, указанные для обустройства рабочего места секретаря. Конечно же — они должны быть более презентабельными и статусными. Кроме этого, еще один полезный для многих руководителей элемент организации рабочего места — наличие проектора или экрана для демонстрации различных документов, файлов, изображений, видеороликов. Кроме этого, кабинет руководителя обязательно должен также предполагать и наличие дополнительных мест, в которых могли бы разместиться посетители.

В целом же, современные условия труда могут позволять руководителям и в принципе обходиться без формально очерченного рабочего места. Многие эффективные менеджеры буквально находятся весь день на ногах и работают «в поле». Рабочая документация в таких случаях хранится у секретаря, в архиве или канцелярии, а все прямые рабочие вопросы решаются с помощью смартфона или иных гаджетов. Этот образ эффективного менеджера сейчас становится все более популярным. Ведь он позволяет не только сэкономить ресурсы предприятия, но и максимизировать эффективность руководителя за счет того, что он всегда будет задействован в решении каких-либо рабочих задач.

Автор: Архипова Ольга Сергеевна

(37 голос., средний: 4,40 из 5)

Загрузка...