Отмена командировки в связи с коронавирусом

Темы: ДокументыКадрыКарантинКомандировкиОрганизация бизнеса

В обычное время оформление командировок сотрудников, представляющих интересы компании, не вызывает у кадровой службы трудностей. Однако сейчас перемещение между городами и даже странами приостановлено из-за страшного заболевания. Не удивительно, что повсеместно наблюдается отмена командировок в связи с коронавирусом. О том, как правильно оформить и задокументировать данный факт, пойдет речь дальше.

В чем необходимость отмены командировок

Приостановка деятельности многих компаний и, соответственно, отмена командировок, обусловлены рекомендациями Минздрава и Минтруда, направленными на построение эффективной системы противодействия распространению коронавируса и защиту населения от разрастания эпидемии.

Следовательно, причинами отмены командировок могут выступить следующие факторы:

  • Поездка потеряла свою актуальность из-за разницы подходов городов, регионов, стран к эпидемиологической безопасности, закрытия проектов, замораживания сделок;
  • Имеется договоренность руководства с представителями другой компании о переносе событий;
  • Отсутствие средств на финансирование поездки и дополнительную обеспеченность способами защиты;
  • Подозрение на наличие у сотрудника заболевания.

Процедура отмены может быть запущена:

  • От лица генерального директора;
  • По обращению работника, который должен был поехать;
  • По просьбе руководства другой компании, куда должен был поехать подчиненный;
  • По распоряжение органов власти в обязательном порядке;
  • По требованиям регионального управления (если этот регион находится в особой зоне опасности).

Сейчас нередки ситуации, когда денежные средства предприятием на организацию командировки уже потрачены, а приказ об отмене вышел после. В таком случае отмена командировки в связи с коронавирусом влияет на проводки бухгалтерии.

Если по отчетности работник успел получить средства, но не отбыл в командировку, то они подлежат возврату. Если подчиненный успел вернуться, он предоставляет авансовый отчет, в котором указывает совершенные расходы (на проезд, проживание, питание и так далее), подтверждая их документально.

Что представляет собой приказ об отмене командировок и зачем он нужен

Локальный нормативный акт об отмене командировки является официальным документом, содержащим информацию о переносе, запрете или отказе от выезда в командировку, запланированного ранее, заверенную подписью дирекции.

Приказ служит весомым доказательством для сотрудника в случае возникновения конфликтных ситуаций, приводящих к судебным разбирательствам.

Помимо этого, акт может рассматриваться в качестве:

  • Подтверждения расторжения сделки или неподписания контракта;
  • Условия соблюдения трудовых прав работников;
  • Приложения к объяснению убытков;
  • Защитного аргумента в случае предъявления претензий должностному лицу.

Что должно быть в приказе об отмене командировок

Отмена командировки в связи с коронавирусом закрепляется в приказе, который составляется руководством предприятия по примеру аналогичных документов, если таковые закреплены Положением о документообороте. Если нет, то документ пишется в свободной форме, поскольку четких требований к его внешнем виду и содержанию на федеральном уровне не предусмотрено.

На практике приказ включает такие сведения:

  • Название организации, юридический статус;
  • Фактический адрес;
  • Ф.И.О. руководителя предприятия или его заместителя;
  • Если документ направляется другой компании, то указываются реквизиты предприятия;
  • Название акта и регистрационный номер;
  • Дата составления;
  • Основание отмены со ссылкой на соответствующие законы и распоряжения;
  • Причины направления в отъезд;
  • Ключевые положения приказа и порядок действия;
  • Ф.И.О. лиц, на которых возлагалась ответственность за командировку;
  • Прикрепляемые приложения;
  • Подпись директора и должностных лиц, ознакомленных с приказом.

Особенности составления приказа

При составлении и дальнейшем использовании любого нормативного акта существуют различные правила, позволяющие не допускать серьезных юридических ошибок. В данном случае имеют место такие нюансы:

  • Работникам необходимо изучить содержание приказа сразу после его издания и раписаться в нем;
  • Во избежание штрафа по статьям КоАП РФ работодатель прописывает основание, на базе которого издает приказ;
  • Обязательное наличие подписи директора;
  • Указывается ответственность за неисполнение действий, отмеченных в документе.

Регистрация и хранение приказа

Приказ об отмене командировки хранится и утилизируется наравне с другими локальными актами компании. Речь идет о 5 годах сохранности в архиве организации и создании специальной комиссии для вынесения решения об утилизации.

Заключение

Таким образом, приказ об отмене командировки является важной частью документирования процедуры отказа от важных поездок, обусловленной социальной необходимостью. Поэтому нужно ознакомиться с имеющимися особенностями его оформления, хранения и утилизации, а при возникновении сложных вопросов целесообразно обратиться за консультацией к юристу.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (19 голос., средний: 4,80 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>