Планирование персонала в организации

Каждый менеджер по персоналу, работник отдела кадров и руководитель должен знать, что такое планирование персонала в организации, и каким оно бывает. В условиях современного бизнеса планирование персонала — это одна из важнейших задач, позволяющая повысить эффективность использования трудовых ресурсов компании, а значит — и поднять прибыль всего предприятия. При этом планирование персонала актуально для предприятий любого размера и в любых сферах деятельности — как для крупных корпораций, так и для малого бизнеса.

Планирование персонала — что это, общие принципы

Под планированием персонала в организации подразумевается составление подробных целей, связанных с использованием трудовых ресурсов компании и последующая разработка инструментов по достижению этих целей. Оно включает в себя широкий спектр мероприятий, как характерных для любого планирования в целом, так и специфических именно для этого аспекта менеджмента. При этом данное понятие является сугубо теоретическим термином, а не каким-либо законодательным нормативом, поэтому существует огромное количество различных подходов к планированию персонала, и каждое предприятие разрабатывает свои индивидуальные программы в этом направлении ведения деятельности.

Часто планирование персонала считают тождественным кадровому планированию. Однако в современности вопросы управления персоналом и кадрового дела все чаще разделяются — и соответственно разделяются задачи кадрового плана и плана персонала на предприятии. В первом случае планирование касается преимущественно ведения документации и учета законодательных нормативов, а во втором — непосредственной деятельности сотрудников и методов воздействия на неё со стороны руководства.

Обычно, проведение кадрового планирования является комплексной задачей, которая требует работы как со стороны топ-менеджмента компании, устанавливающего глобальные цели для всего предприятия, так и менеджмента среднего звена, которые конкретизируют задачи и передают их на исполнение своим подчиненным. На оперативном уровне в дальнейшем исполнительные менеджеры обеспечивают фактическую реализацию кадрового планирования. По итогам проведенных мероприятий, как и в случае с любыми другими видами планов, составляется отчетность, передаваемая по иерархической вертикали компании в обратном порядке.

Базовые принципы планирования персонала в своей основе являются характерными и для любых других планов. А именно, оно подразумевает проведение следующих мероприятий:

  • Постановка целей. Никакой план не имеет смысла, если для него не установлены четкие критерии выполнения и конкретные задачи, которые предполагается достигнуть с помощью этого документа в строго определенные сроки.
  • Разработка методов достижения целей. На этом этапе план детализируется и в него вносятся конкретные рекомендации и указания по воплощению различных мероприятий в сфере управления персоналом.
  • Непосредственная реализация плана. Это — основной этап планирования, в ходе которого в соответствии с уже принятой документацией все разработанные меры непосредственно внедряются в деятельность компании.
  • Контроль и анализ. В планировании персонала вопросы контроля исполнения плана и выявления различных расхождений с ним являются одной из важнейших задач, которые должны решаться ответственным за выполнение плана лицом. Кроме этого, проведение анализа по итогам проведенных мероприятий позволяет скорректировать как текущую, так и глобальную политику компании в вопросах управления человеческими ресурсами.

Зачем необходимо планирование персонала

Планирование персонала позволяет руководству предприятия решать множество вопросов, связанных с кадровым обеспечением и трудовыми ресурсами, равно как и обеспечивать прогнозируемость развития компании и определенные дополнительные критерии для оценки эффективности ведения деятельности и управленческой политики. В целом, при помощи планирования персонала можно добиться решения таких задач:

  • Повышение эффективности труда. Значительная часть планирования персонала посвящена анализу и разработке методик по повышению эффективности трудовой деятельности имеющегося персонала. Именно в рамках планирования предусматриваются различные мероприятия по повышению квалификации сотрудников, принципы направления работников на обучение и отбора трудящихся для повышения.
  • Обеспечение кадрового резерва. Эффективное планирование позволяет предусмотреть возможные ситуации кадрового дефицита до их наступления и оценить потенциально проблемные моменты, которые можно перекрыть за счет кадрового резерва компании.
  • Разработка графиков трудовой деятельности. Начиная от штатного расписания и заканчивая графиком отпусков — все вопросы, связанные с определением и распределением рабочего времени и отдыха трудящихся, вплоть до каждого конкретного работника рассматриваются именно в плане персонала предприятия.
  • Развитие и рост предприятия. Любое предприятие, которое развивается, увеличивает в том числе и количество потребляемых ресурсов. За счет эффективного кадрового планирования можно заблаговременно решить все вопросы, связанные с открытием новых структурных подразделений, подготовив четкий порядок действий по подбору и обучению новых работников.
  • Работа с брендом работодателя. Наличие строгого и четкого плана персонала позволяет работодателю эффективно продвигать себя как бренд на рынке труда и принимать разные меры по улучшению своей позиции среди потенциальных соискателей и высококвалифицированных специалистов.
  • Управление мотивацией. Планирование персонала рассматривает не только строго количественные и материальные аспекты управления персоналом, но также инструменты его мотивации, поощрения и дисциплинарных взысканий, чтобы обеспечить наиболее эффективную мотивацию.
  • Оптимизация трудовых ресурсов. За счет плана персонала работодатель всегда может отслеживать эффективных работников, поощряя их развитие и неэффективных — принимая различные меры воздействия на них, вплоть до увольнения, что также оказывает значительное влияние на прибыль предприятия.
  • Повышение эффективности менеджмента. Работа с персоналом — основная задача практически каждого менеджера. И за счет наличия утвержденного плана персонала, менеджеры могут куда эффективнее выполнять свои обязанности, имея наглядные инструкции и рекомендации по принципам работы с подчиненными сотрудниками.
  • Оценка использования трудовых ресурсов. Так как планирование персонала подразумевает обязательно проведение регулярного контроля его исполнения, то оно также позволяет регулярно получать наиболее точную отчетность о деятельности всего персонала компании и предотвращать критические ситуации на тех или иных направлениях, не допуская ни избытка, ни дефицита кадров.
Это лишь малый спектр задач, которые могут решаться при ведении бизнеса за счет применения планирования персонала. Именно поэтому данный аспект деятельности обязателен для любого бизнеса.

Виды планирования персонала в организации — каким оно бывает

Как и любое планирование, работа с персоналом и составление плана мероприятий по использованию трудовых ресурсов в первую очередь классифицируется по срокам, на которые составляются данные планы. Так, в этом контексте обычно различают:

  • Краткосрочное планирование персонала. Оно предусматривает максимальную детализацию всех управленческих мероприятий и анализа деятельности вплоть до каждого конкретного сотрудника компании, постановку задач и налаживание всех бизнес-процессов с точными критериями работы. Сроки краткосрочного планирования персонала в рамках составления планов составляют обычно до одного календарного года.
  • Долгосрочное планирование персонала. Это планирование отличается не столь четкой детализацией, так как работа с персоналом предполагает высокие риски влияния человеческого фактора на работу тех или иных людей — невозможно спрогнозировать, будет ли конкретный работник продолжать трудовые отношения с компанией в течение долгого срока времени. Поэтому долгосрочное планирование оперирует принципами кадровой политики компании в целом, вопросами обучения коллектива и работы с брендом работодателя.

Также, следует помнить, что независимо от отношения руководителя или собственника компании к планированию персонала, в том или ином виде оно всегда имеет место в любой организации. Однако формализованное планирование, подразумевающее составление четкой документации и форм отчетности, дает возможность наиболее эффективно использовать трудовые ресурсы. Если же план не зафиксирован и не имеет ясно выраженной формы — то в таком случае не избежать косвенных потерь эффективности управления и рисков энтропии и хаотического управления как на местах, так и в масштабах всей компании.

В определенном отношении планирование персонала актуально даже для индивидуальных предпринимателей, ведущих деятельность без привлечения наемных работников. Они все равно развивают свои собственные навыки, устанавливают себе определенный ожидаемый уровень дохода и часто приходят к выводу необходимости найма новых сотрудников — и к этому моменту наличие хотя бы минимального плана персонала может значительно упростить ведение предпринимательской деятельности.

В целом, долгосрочное планирование персонала не является обязательным для небольших компаний, однако принципы краткосрочного планирования будут актуальными для любого бизнеса — хотя бы по причине того, что составленный план персонала уже предполагает сам по себе заполнение значительного числа важных для деятельности предприятия документов в вопросах кадрового дела.

Особенности долгосрочного планирования персонала

В рамках долгосрочного планирования компания должна оценивать перспективу работы с человеческими ресурсами в течение длительного периода — вплоть до пяти лет. Именно поэтому в долгосрочном планировании персонала в большинстве случаев оперируют деперсонифицированными как количественными, так и качественными показателями. Порядок проведения долгосрочного планирования персонала предполагает в первую очередь проведение следующих пошаговых мероприятий:

  1. Создание группы планирования персонала. В рамках долгосрочного планирования обычно в такую группу входят представители топ-менеджмента и ответственные именно за работу с персоналом на предприятии руководители среднего звена.
  2. Определение основных задач, которые стоят перед персоналом компании в целом. При этом данные задачи оцениваются с учетом имеющихся планов по изменению объемов капитальных средств — оборудования и недвижимости. Кроме этого, они заранее должны учитывать возможную реорганизацию компании, изменение ассортимента товаров или услуг, а также действующие финансовые ограничения — как на момент составления плана, так и в перспективе.
  3. Определении характеристики трудовых ресурсов. В рамках долгосрочного планирования должна быть оценена общая численность сотрудников различных категорий и направлений деятельности, и провести это можно без детальной спецификации по отдельным должностям. Также, следует рассчитать текучесть кадров, а также непосредственное влияние текучести на эффективность деятельности компании. Кроме этого, на данном этапе проводится общая оценка эффективности труда персонала и проводится её сравнение с другими представителями бизнеса — в том числе и с учетом размеров оплаты труда.
  4. Оценка внешней среды деятельности компании. Долгосрочное планирование подразумевает обязательный учет внешних факторов, которые влияют на работу компании с сотрудниками. В частности, должна оцениваться текущая демографическая ситуация, политические и регулятивные условия ведения деятельности и возможные изменения в них, возможные ситуации набора и увольнения сотрудников другими компаниями и их влияние на бизнес.
  5. Непосредственное составление плана на основе полученных данных. Долгосрочный план персонала должен предусматривать наличие перечня должностей, которые подлежат изменению — например, внедрение новых должностей или упразднение старых. Кроме этого, в нем также рассматриваются перспективы массовых перестановок персонала, устанавливаются ожидаемые показатели увольнения сотрудников по выходу на пенсию, рассматриваются программы повышения квалификации персонала и принципы набора новых работников.
  6. Составление форм отчетности и порядка взаимодействия при выполнении плана. В самом плане персонала следует указать порядок взаимодействия сотрудников в рамках исполнения этого документа, а также предусмотреть конкретные формы и принципы подачи регулярной отчетности, и планируемые методики оперативного реагирования на различные возможные ситуации.

Краткосрочное планирование персонала и его нюансы

В рамках краткосрочного планирования обычно принимается документ, называемый оперативным планом — он содержит куда более детализированные показатели, чем в долгосрочном плане использования трудовых ресурсов, вплоть до спецификации по каждому отдельному работнику. Учитывая необходимость столь тщательной детализации оперативных планов, обязанности по их составлению и заполнению могут делегироваться вплоть до исполнительных менеджеров низшего звена, создавая цепочку эффективного управления и обратной связи со стороны руководителей на местах. В оперативном плане проводится обязательное разделение персонала по ключевым признакам, таким как:

  • Объект работы. Для каждого отдельного филиала, структурного подразделения или непосредственно адреса мощностей составляется отдельный документ.
  • Функционал. В плане должны быть отражены различные группы работников, сгруппированные соответственно их основным рабочим задачам.
  • Временной промежуток планирования. В рамках оперативного планирования параллельно могут устанавливаться документы, охватывающие разные промежутки времени — месяц, квартал, полугодие.

Кроме этого, отдельно выделяются структурные потребности предприятия на рассматриваемый период — необходимость набора или сокращения кадров, порядок и целесообразность обучения или переквалификации работников, ожидаемое заполнение вакантных должностей путем повышения эффективных трудящихся.

В рамках краткосрочного планирования персонала обычно проводится несколько базовых мероприятий. В первую очередь — это анкетирование сотрудников и руководителей, за счет которых работодатель получает данные о:

  • Постоянном составе сотрудников и их данных.
  • Структуре персонала по различным идентифицирующим признакам.
  • Действующей текучести кадров.
  • Потерях времени из-за болезней, простоя, неоплачиваемых отпусков работников.
  • О продолжительности рабочих смен и недель.
  • О действующей системе заработной платы и дополнительных поощрений.
  • О необходимости обеспечивать соблюдение определенных социальных гарантий, предусмотренных законодательством, например — выполнять установленные квоты по трудоустройству инвалидов.

Вся информация, поступающая к работодателю, должна быть выражена максимально кратко, просто, актуально и однозначно. Своевременность получения данных при их изменениях позволит эффективно управлять персоналом и решать различные критические ситуации, связанные с незапланированным увольнением работников, простоями и другими неблагоприятными факторами.

При этом оценка деятельности персонала ведётся по четырем основным группам работников — в том числе как действующих, так и бывших или потенциальных. Так, к этим группам относятся:

  • Новые сотрудники. В отношении новичков на предприятии планирование персонала должно сосредотачиваться на оценке методов найма работников, действующих процедур введения в должность, проведения испытаний, а также процессе адаптации и первичного обучения.
  • Действующие работники. К этой группе относятся сотрудники, проработавшие в компании от полугода и более этого. Работодатель в первую очередь должен оценивать их производительность труда, его оплату, мотивацию и мероприятия по обучению и развитию.
  • Потенциальные работники. Работодатель регулярно должен оценивать соискателей, как потенциальных работников, и принимать во внимание методы работы с ними — в том числе рассматривать принципы публикации вакансий, положение бренда на рынке труда, различия между условиями работы у конкурентов.
  • Бывшие сотрудники. Руководителям в рамках планирования персонала необходимо также уделять внимание и сотрудникам, которые уже не работают на предприятии. Так, эта категория работников позволяет оценить масштабы текучести кадров в компании, установить усредненные показатели возраста выхода на пенсию, количества сотрудников, уволенных за дисциплинарные проступки и соответствующим образом скорректировать или сформировать кадровую политику в отношении действующих работников для обеспечения стабильной нужной предприятию ситуации.

Анализ и методики планирования персонала

Сейчас существует огромное количество практически применимых методов планирования персонала. Однако все их можно объединить в две масштабных группы — количественные и качественные методы планирования. Количественные позволяют оценить точные показатели, опираясь на данные статистики и цифры, без каких-либо факторов неопределенности. Качественные же затрагивают критерии, которые нельзя оценить, достоверно точно и объективно основываясь лишь на статистических данных.

К количественным методам планирования можно отнести следующие наиболее распространенные подходы:

  • Статистический. В данном методе рассматривается зависимость рассматриваемых показателей от других переменных. Лучше всего применять его в планировании персонала с привязкой к другим планам, например — к производственному плану или финансовому плану компании.
  • Нормативный. Этот метод предполагает установление определенных изначально норм затрат тех или иных ресурсов на проведение различных операций. Он демонстрирует эффективность в сферах, где на исполнение единичных операций действительно легко может затрачиваться строго фиксированное время и объем конкретных ресурсов.
  • Балансовый. В данном методе устанавливается взаимосвязь между различными видами ресурсов, находящихся в распоряжении компании, а также их прихода и расхода в рамках ведения деятельности.

Качественные методы планирования персонала могут быть представлены следующими методиками:

  • Экспертная оценка. В данном случае планирование персонала исходит за счет привлечения экспертов в сфере управления персоналом, которые проводят субъективную оценку на основании своих навыков и умений и формируют цели исходя из своего видения ситуации.
  • Групповая оценка. Такой подход предполагает использование группового планирования мероприятий методиками мозгового штурма, синектики и другими способами коллективного взаимодействия для поиска оптимальных решений.
  • Метод Дельфи. Данная методика предполагает комбинирование экспертных и групповых методик оценки и является наиболее ресурсоемкой и затратной, но одновременно с этим и наиболее эффективной в вопросах планирования персонала.
На практике в процессе любого планирования персонала используются как качественные, так и количественные методы в тех или иных комбинациях — это позволяет получить наиболее объективную оценку и составить план, который имеет всестороннее рассмотрение.

Дополнительные рекомендации и нюансы в планировании персонала

Как можно понять — планирование персонала является комплексной задачей, которая помимо всего прочего, требует индивидуального подхода к каждому предприятию и к каждому коллективу. Поэтому выше приведены лишь базовые методики и принципы, которые в любом случае придется адаптировать под особенности деятельности конкретной компании. Также, есть ряд общих универсальных рекомендаций, которые могут пригодиться при проведении планирования персонала.

Так, планирование персонала всегда должно быть адекватным. Нет необходимости задействовать в разработке глобального плана всех сотрудников малого бизнеса, равно как и нет необходимости в принципе создавать глобальный, проработанный до деталей план персонала в рамках небольшого предприятия. Ресурсы, которые затрачиваются на разработку плана, должны быть скомпенсированы ожидаемой прибылью от планирования — поэтому следует заранее понимать, для чего и зачем производятся эти мероприятия.

Никогда не следует применять планирование персонала без осознания четких целей и задач, ради которых оно производится. Любой эффективный метод управления предприятием эффективен не сам по себе, а в рамках решения определенных задач.

Также, следует помнить о том, что к планированию персонала могут быть привлечены сторонние специалисты. Они могут обладать более высокой квалификацией, или же их услуги будут выгоднее, чем отвлечение действующих работников на проведение планирования. К тому же, взгляд со стороны может помочь обнаружить ранее не замеченные недостатки или возможности для развития компании.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (32 голос., средний: 4,60 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>