Платежная ведомость

Платежная ведомость является необходимым документом, который оформляется в любой компании при оформлении выплат через кассу. Зачастую рассматриваемую бумагу используют в своей практике крупные предприятия, так как небольшие фирмы и предприниматели могут применять более простые формы документации – приходно-расходные кассовые ордера. Однако любому субъекту, ведущему бизнес-деятельность (в мелких или крупных масштабах) необходимо знать правила оформления и закрытия платежной ведомости.

Общая информация о назначении платежной ведомости

Платежная ведомость является унифицированной формой Т-53. Она применяется в тех обстоятельствах, когда выплаты производятся по одному и тому же назначению наличными средствами с использованием кассы одновременно нескольким субъектам. В частности, наиболее распространенная ситуация, где применяется данная форма, – это расчеты с персоналом по зарплате. Однако ведомость также может использоваться при выдаче средств группе субъектов, не являющимися трудоустроенными сотрудниками конкретного предприятия. Например, подобное актуально при выдаче дивидендов учредителям, либо матпомощи бывшим сотрудникам, которые в настоящий момент являются пенсионерами, ввиду профессионального праздника.

Рассматриваемый бланк относится к документации, которая может самостоятельно разрабатываться в кадровом или бухгалтерском подразделении предприятия. Впрочем, практика демонстрирует, что в большинстве компаний продолжают использовать унифицированный бланк, утвержденный Госкомстатом, ввиду его удобства и полноты.

Форма Т-53 считается обязательным приложением к РКО, посредством которого из кассы предприятия были выплачены деньги. Данный документ может формироваться как по всем сотрудникам в целом, так и заполняться в контексте одного материально-ответственного субъекта, который после получения средств фактически перераспределит их между представителями персонала.

Помимо прочего, платежная ведомость формируется в единственном экземпляре и не требует копий. После оформления формы, бухгалтер обязательно передает ее кассиру, который и производит все соответствующие процедуры.

Важно отметить, что бухгалтер вправе как оформлять ведомость от руки, так и передавать ее кассиру в печатном виде. Документ содержит в себе несколько таблиц и столбцов, исходя из количества персонала компании, а также строки для информации о начисленной сумме их дохода. В документе также фиксируется сумма к фактической выдаче каждому работнику на руки.

Образец заполнения платежной ведомости

Форма Т-53 состоит из двух листов. Однако важно понимать, что если предприятие имеет большой штат, то форма может состоять из большего количества листов. В частности, первый лист платежной ведомости формы Т-53 оформляется следующим образом:

  1. На титульном листе в обязательном порядке прописывается полное название компании. Важно, чтобы данное наименование полностью соответствовало учредительным документам. Также отмечают структурное подразделение, в контексте которого производятся выплаты, если подобное актуально для конкретной ситуации.
  2. Затем прописывают код, исходя из стандартного классификатора предприятий в графе «Корреспондирующий счет». Номер кода – 70.
  3. Далее следует отметить период актуальности публикуемой ведомости. Он должен составлять не более 5 дней с даты публикации документа. Это правило отражается в Положении ЦБ РФ № 373/П от 12.10.2011г.
  4. В первую графу рассматриваемого документа вносится общий объем средств, который был начислен суммарно все представителям персонала. Важно подчеркнуть, что обозначенная сумма должна быть прописана как словами, так и цифрами.
  5. Далее отмечают дату формирования документа и его порядковый номер в соответствии с требования внутреннего документооборота предприятия.
  6. В завершении первого листа документа следует отметить период, за который осуществляется выплата. Важно указывать конкретные даты.
Как было отмечено ранее, документ может оформляться на двух и более листах. Однако, чем меньше на предприятии трудоустроенных работников, тем меньший объем будет иметь документ. Платежная ведомость на одном листе – не ошибка. Это только означает, что в компании маленький штат.

Вторая часть ведомости оформляется по такому алгоритму:

  1. Первый столбец отводится для нумерации сотрудников по порядку.
  2. Далее бухгалтер должен грамотно отметить табельные номера каждого конкретного работника. Данную информацию можно взять из личных карточек субъектов.
  3. В третьем столбике следует полностью расписать ФИО сотрудника, не сокращая имя и отчество. Это позволит избежать возможной путаницы, если в компании трудоустроены родственники или однофамильцы.
  4. В четвертой графе отмечают объем начисленных средств, который полагается к выдаче. Данную сумму следует прописывать цифрами в контексте каждого отдельного работника.
  5. Следующий столбец отводится для проставления подписи каждым сотрудником в знак подтверждения фактического получения денег.
  6. Шестая графа предполагается для примечаний. В ней могут отражаться ссылки на документацию, исходя из которой, проводились кассовые расчеты. Например, ссылки на доверенности, заявления от работников и проч. Если же дополнительной информации не имеется, то столбец необходимо перечеркнуть.
В графе под последней таблицей требуется еще один раз отметить цифрами и словами общую сумму средств, предназначенную к выдаче.

Важно подчеркнуть, что без подписи директора, платежная ведомость не имеет никакой юридической силы и не может использоваться в качестве основания для выдачи денег. На подпись управленцу документ подает ответственный за заполнение бумаги бухгалтер.

После того, как все средства будут выданы, в ведомости также должен проставить свою визу бухгалтер. Работник должен проверить грамотность произведенной хозяйственной операции, после чего подписать бумагу в доказательство, что нарушений выявлено не было.

Нюансы внесения корректировок и закрытия платежной ведомости на выдачу зарплаты

Прежде чем начинать выдавать средства сотрудникам, кассир должен тщательно проверить документ, определяя, правильно ли он заполнен. Если нарушений при оформлении ведомости выявлено не было, то субъект может приступить к выдаче финансов.

Если кассиром выявляется какая-либо ошибка, то он должен вернуть бумагу в бухгалтерию на доработку.

Также нередко обстоятельства складываются так, что откорректировать ведомость не представляется возможным. В таком случае ошибочные данные следует аккуратно перечеркнуть, а сверху написать правильную информацию. Все подобные корректировки должны сопровождаться подписями всех тех лиц, которые визировали изначальный вариант документа. Важно также прописать дату внесения исправлений. Если вся процедура оформлена с соблюдением обозначенных правил, то документ будет обладать той же юридической силой.

Помимо прочего, важно рассмотреть завершающий этап закрытия ведомости. После пяти дней с момента ее формирования, истекает актуальный срок документа. Тогда кассир должен закрыть документ и грамотно оформить данную процедуру. Закрыть ведомость необходимо даже в тех условиях, если зарплата была выплачена не всем сотрудникам или не была выплачена вовсе по различным причинам. Для закрытия формы Т-53 следует произвести такие действия:

  1. Отметить слово «депонировано» напротив имен тех сотрудников, которые не получили заработную плату в установленную дату по различным причинам.
  2. Исчислить предоставленные средства, а также те деньги, которые были задепонированы. Отметить всю обозначенную информацию в последнем листе документа.
  3. В завершении процедуры, ведомость необходимо визировать подписью кассира.
  4. Последним действием является публикация РКО, в котором должен быть отражен объем фактически выданных средств. После этого номер РКО необходимо внести в ведомость для соблюдения правил внутреннего документооборота компании.

После завершения всех приведенных операций, ведомость необходимо снова направить в бухгалтерию.

Таким образом, рассмотренный документ является важным в контексте документооборота компании и необходимым в разрезе грамотного обеспечения зарплаты сотрудникам посредством выдачи денег из кассы. Бухгалтерам необходимо заранее ознакомиться с порядком оформления и закрытия платежной ведомости.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (23 голос., средний: 4,40 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
COMMENT_ADD_TEXT
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>