Положение о документообороте: что должно включать в себя

Ежедневно каждая компания сталкивается с необходимостью оформления ряда официальных документов. С целью обеспечения бесперебойного и оперативного процесса документооборота предприятия в соответствующем подразделении разрабатываются бланки бумаг и внедряются образцы. Регулирует всю процедуру создания и перемещения каждой бумаги специализированный локальный норматив – Положение о документообороте компании.

Общая информация о документообороте в компании

Порядок реализации документооборота может отличаться в разных фирмах, так как конкретные бланки и пути движения документов должны соответствовать индивидуальным потребностям предприятия. Однако любая система документооборота должна базироваться на следующих принципах:

• Наличие четких маршрутов. Подразумевается необходимость определения для различных видов бумаг различных схем движения, которые бы гарантировали оперативность и беспрепятственность доставления информации до нужного адресата;
• Непрерывность. Реализация данного принципа достигается за счет контроля времени, отведенного для обработки одного документа, с целью справедливого распределения нагрузки между сотрудниками;
• Наличие регламентации (в том числе, локальной) каждой процедуры исполнения бумаги. Все этапы, от формирования документа до его получения адресатом должны регулироваться правовым актом. Это обеспечит требуемую динамичность движения документации;
• Исключение повторов. Документооборот должен быть настроен таким образом, который исключает дублирование операций при обработке бумаги.

Существуют следующие формы документооборота в компании:

• Централизованная. Подразумевается, что все бумаги должны храниться в одном отделе. Зачастую обозначенная функция хранения отводится канцелярии или секретарям, реже – кадровому подразделению;
• Децентрализованная. При такой системе бумаги распределяются по соответствующим структурным подразделениям, которые реализуют их обработку, исполнение и обеспечивают сохранность;
• Смешанная. Предполагается комбинация предыдущих двух форм в различных пропорциях.

Конкретный выбор системы документооборота обуславливается организационной структурой и масштабом компании. Так, например, в небольшой фирме более уместна и распространена централизованная система документооборота, в свою очередь, для крупных компаний, которые имеют обособленные филиалы, подойдет децентрализованная система. Смешенная форма подходит для крупных компаний, которые располагаются в рамках одного населенного пункта.

Схема документооборота формируется, исходя из того, какие отделы принимают участие (и насколько активное) в оформлении документации и в ее дальнейшем исполнении. Количество бумаг составляет объем документооборота, который регистрируется в соответствующих журналах, либо в определенных компьютерных программах.

Отличия электронного и бумажного документооборота

В современной практике большинство компаний используют электронную систему документооборота, так как, сравнивая данную систему с бумажной, выявляются следующие преимущества:

1. Оперативная передача информации и быстрый поиск. Быстрота получения бумаги нужным адресатом никак не связана с тем, где соответствующий документ хранится. При этом исполнитель может самостоятельно искать нужные документы, не подавая определенных запросов и не ожидая предоставления бумаги из архива, как это происходит в случае бумажного ведения документооборота.
2. Более высокая сохранность документа. Подразумевается, что документ в электронном формате не утрачивает качества и информации. В свою очередь, бумажные аналоги склонны к быстрому износу.
3. Упрощенная система разграничения доступа к электронным документам. Конфиденциальные документы в бумажном формате сложнее и дороже обеспечить безопасностью, чем их электронные аналоги. Передача секретных файлов по сети возможна по защищенным каналам связи, с учетом ключей, доступных только субъектам, обладающим соответствующим правом. При этом процесс оперативен и прост, в отличие от бумажной системы.
4. Наличие строгого контроля за перемещением документов. Электронная система контроля во многом исключает человеческий фактор, что повышает качество реализации положений различных бумаг.
5. Значительная экономия средств. Стоимость программного обеспечения или лицензии, как демонстрирует практика, ниже стоимости обеспечения функционирования бумажного документооборота. Более того – автоматизация дает возможность высвободить человеческие ресурсы и сократить ошибки, допущенные по невнимательности или намеренно.

Общая информация о составлении положения о документообороте

Положение о документообороте должно основываться на правилах, содержащихся в следующих федеральных нормативах:

• ФЗ № 125 от 22.10.2004г. «Об архивном деле в РФ»;
• ФЗ № 149 от 27.07.2006г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• ФЗ № 152 от 27.07.2006г. «О персональных данных»;
• Указ Президента РФ № 188 от 06.03.1997г.;
• ГОСТ Р 7.0.97/2016.

Важно отметить, что с 31.08.2018г. в силу вступила «Примерная инструкция по делопроизводству», утвержденная Приказом Росархива № 44 от 11.04.2018г. Для бюджетных учреждений и государственных компаний использование обозначенной инструкции строго необходимо к исполнению, а для коммерческих – рекомендовано в качестве образца. С помощью данного бланка компания может оформить локальное Положение о документообороте.

К составлению рассматриваемого Положения нельзя подходить стандартизировано. В данном нормативе необходимо учитывать индивидуальные особенности компании и ее потребности в части оформления и исполнения документации.

Так, документ должен содержать конкретизированные требования к составлению и реализации каждой бумаги, в соответствии с реалиями бизнес-деятельности. Наиболее уместным вариантом является передача полномочий по составлению Положения кадровому служащему или делопроизводителю, которые подойдут к разработке документ комплексно и в рамках каждого подразделения.

Что должно содержать положение о документообороте в организации

Зачастую в рассматриваемое Положение включают такие разделы:

1. Общие положения. Данный блок включает информацию обо всех нормативах, требованиях и правилах, на которые опирался субъект при составлении Положения. Уместно также привести список используемых понятий во избежание неоднозначности трактовки.
2. Принципы организации документооборота. В данном блоке следует привести основные принципы, в рамках которых реализуется процесс документооборота в компании. Наиболее часто выделяют такие принципы: централизованный или децентрализованный прием и передача документации, налаживание маршрутов движений документов, организация предварительной обработки входящей документации, однократность учета и регистрации, оптимизация потоков и исключение дублирования и т.п.
3. Порядок организации документооборота. Данный раздел является самым объемным, так как именно в этом блоке приводится детальное описание каждого этапа обработки бумаг, от их формирования вплоть до их предоставления адресату, хранения и дальнейшей ликвидации. При этом выполнение каждой процедуры детально описывается.
4. Особенности электронного документооборота с третьими лицами. В указанном блоке регулируется алгоритм взаимодействия электронных систем и внешних источников информации посредством электронных программ. Данный информационный блок необходим, так как в современном мире невозможно наладить стабильную бизнес-деятельность без использования документооборота в электронном формате.
5. Особенности производства, использования и хранения штампов и бланков. В Положении о документообороте уместно раскрыть обозначенную информацию, если компания самостоятельно разрабатывает печати и типовые бланки бумаг.
6. Приложения. В рассматриваемый информационный блок Положения о документообороте включаются образцы документов, которые были разработаны для налаживания рассматриваемой системы. После публикации бланков в Положении они признаются утвержденными, после чего также уместно их включение в Учетную политику компании.

Нюансы согласования и публикации Положения о документообороте в организации

Практика демонстрирует, что разработка Положения зачастую осуществляется с нуля кадровым служащим или делопроизводителем. Если управленец поручает данную работу подчиненному, в чьи обязанности составление нормативов входит косвенно, то уместно воспользоваться образцом из обозначенной выше «Примерной инструкции».

После публикации рассматриваемого норматива, его положения становятся обязательными к исполнению. При этом обозначенное правило действует для всех сотрудников предприятия, вне зависимости от подразделения.

Рассматриваемое положение относится к локальным нормативам, а значит – период его актуальности составляет, как минимум, пять лет. Внесение корректировок в действующую редакцию Положения допускается. Однако любые изменения должны быть обусловленными производственной необходимостью или иными существенными причинами. Например, реорганизация предприятия, внедрение новых технологий обработки документации, введение новых методов работы с потоками бумаг и т.д.

Таким образом, Положение о документообороте позволит компании систематизировать движение документации на предприятии. Отсутствие такого Положения может стать существенным недочетом в рабочей деятельности, более того – в случае некорректного оформления какого-либо документа, управленец не сможет доказать, что действовал по установленным в компании правилам.

С этим читают

С этим читают

Положение об архиве

Отдел бухгалтерского учета и отчетности, положение

Положение об экспертной комиссии

Положение о коммерческой тайне

Автор: Куницкий Игорь Сергеевич

(5 голос., средний: 4,80 из 5)

Загрузка...