Положение о командировках
Оглавление:
1. Правовое регулирование командировки, её цели, оплата и гарантии
2. Как оформить командировку работника, какие нужно подготовить документы
3. Образец положения о командировках
Правовое регулирование командировки, её цели, оплата и гарантии
В некоторых организациях вопрос отправки подчинённых в командировки возникает редко, в ряде других предприятий это частое событие. В таких случаях особенно важно позаботиться о наличии ресурсов, позволяющих эффективно и с минимальным риском направлять подчинённых даже за пределы государства.
Служебная командировка – это организация поездки работника предприятия в другой населённый пункт с целью выполнения там служебных поручений работодателя. Такое мероприятие сопровождается официальным приказом и подлежит дополнительной оплате.
Глава 24 ТК РФ описывает основные трудовые гарантии, право на компенсацию расходов, связанных с командировками. Кроме этого, законодатель выделяет особенности организации деловых поездок в отдельное Положение № 749. Документ содержит расширенный список моментов, учитываемых сторонами трудовых отношений при оформлении рабочих поездок.
Анализируя Положение, можно выделить такие нюансы:
- В деловую поездку может быть направлен официально трудоустроенный сотрудник
- Командировка имеет фиксированный срок.
- Место её проведения должно находиться за пределами населенного пункта, где зарегистрировано предприятие. При этом, отправка в город, где расположен филиал, также считается командировкой.
- Находясь в командировке, работник сохраняет должность и свою заработную плату.
- Перед поездкой работодатель выплачивает деньги для того, чтобы подчиненный имел возможность оплатить проезд и погасить иные рабочие расходы.
Таким образом, нормативный акт предусматривает все возможные вопросы, связанные с отправкой человека в рабочую поездку. Поэтому перед тем, как это сделать, управленцу стоит повторно ознакомиться с его содержанием.
Законодательством предусмотрено специальное положение, поэтому у предпринимателя может возникнуть резонный вопрос: «Положение о командировках обязательный документ или нет»? С одной стороны, общепринятый документ раскрывает множество деталей, но всё же существуют пункты, которые требуют локального управленческого решения (например, касающиеся порядка возмещения расходов или явки на работу в день убытия или прибытия). Таким образом, всё же стоит включить этот документ в список локальных правовых актов предприятия, что позволит иметь под рукой надёжное основание для всех проводимых операций.
Как оформить командировку работника, какие нужно подготовить документы
Разрабатывая положение, стоит помнить о том, что далеко не каждого сотрудника можно направить в командировку.
Существуют категории лиц, которых направлять в поездки запрещается. Таковыми являются:
- Беременные женщины.
- Трудящиеся по учебному договору.
- Несовершеннолетние работники. Исключением может быть представитель творческих профессий, например актёр, певец, спортсмен и так далее.
Кроме этого, существует отдельная категория работников, у которых нужно запросить письменное согласие на командирование. Таковыми являются:
- Одинокие работники, у которых на иждивении находится ребёнок до 5 лет.
- Законные представители детей с группой инвалидности или те, которые ухаживают за больным членом семьи.
- Сотрудницы, выполняющие свою работу согласно трудовому контракту и воспитывающие малолетнего ребёнка.
Во всех других случаях для того, чтобы отправить работника в командировку, не нужно дожидаться его согласия. Обычно возможность направления с рабочей поездкой в другой город предусматривается должностной инструкцией и это является обязанностью сотрудника, а не правом.
Оформление следует начать с составления приказа по установленной форме Т-9 (или же собственного образца, предусмотренного внутренними локальными актами). В нём прописываются сроки командировки, направленность и другие детали.
Вторым не менее важным документом является авансовый отчёт. Он составляется по окончании командировки (форма АО-1) и необходим для подтверждения командировочных расходов.
- Журнал убытия и прибытия из рабочей поездки. Перемещение сотрудника в другой населённый пункт — это ответственное событие, поэтому дополнительная фиксация в специальном журнале не будет лишней.
- Единый бланк командировочного удостоверения. Документ может объединить в себе план рабочей поездки, служебное задание и авансовый отчёт.
- Бланки отдельных служебных записок. К примеру, если работник использует личный автотранспорт, то этот факт также следует отразить.
Рассматриваемый документ является универсальным в плане регламентации. Им можно предусмотреть множество деталей и форм используемых документов. Кроме этого, наличие положения положительно повлияет на исход любых юридических споров, которые могут возникнуть между управленцем и командируемым.
Образец положения о командировках
Разработку Положения о командировках целесообразно начать с его обсуждения на совещании с коллективом. На данном этапе важно определить основные разделы будущего документа, какие пункты он должен содержать и так далее.
В документе целесообразно продублировать уже имеющиеся законодательные нормы. При этом важно расшифровывать те вопросы, разрешение которых законодатель делегирует работодателю.
Положение должно иметь ряд обязательных разделов:
- Общие положения.
- Порядок и сроки направления в рабочую поездку.
- Трудовые гарантии.
- Порядок компенсации расходов.
Разрабатываемый документ достаточно объёмный, и представленный ниже его образец может быть дополнен предпринимателем с учетом специфики работы его предприятия.
Приблизительный образец положения о командировках должен выглядеть следующим образом:
Утверждаю:
Директор ООО «Ева»
Сидоров С.С.
«26» марта 2016 г.
Положение
О служебных командировках
- Общие положения
1.1. Настоящее Положение регламентирует процесс документального сопровождения и организации служебных командировок
1.2. Служебной командировкой является выезд на определённый срок за пределы населённого пункта, для решения служебных задач.
1.3. На время поездки откомандированный сотрудник сохраняет свой средний заработок и занимаемую должность.
- Порядок отправления и сроки служебных командировок
2.1. Основанием для командировки является письменное решение директора ООО «Ева», отражённое в соответствующем приказе.
2.2. Невыполнение приказа расценивается как нарушение трудовой дисциплины.
2.3. Срок рабочей поездки определяется директором.
2.4. В случае наступления в период командировки временной нетрудоспособности следует немедленно сообщить об этом кадровому инспектору.
- Документальное оформление командировки
3.1. Решение директора о направлении в командировку оформляется в произвольной форме.
3.2. Кадровым инспектором на основании решения директора оформляется приказ о направлении в командировку.
- Командировочные расходы
4.1. При отправке в рабочую поездку возмещаются транспортные расходы, включая комиссионные сборы, провоз багажа, а также денежные средства, потраченные на проживание.
4.2. За один рабочий день перед убытием в командировку, работнику ООО «Ева» выплачивается денежный аванс в пределах сумм, положенных на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.
- Порядок представления отчетности по командировке
5.1. По возвращению из командировки сотрудник предъявляет авансовый отчет.
5.2. Не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки, остаток средств свыше суммы по авансовому отчету подлежит возвращению в кассу предприятия в той валюте, в которой был выдан аванс.
- Итоговые положения
6.1. Настоящее Положение вступает в силу с дня его подписания и регистрации, а также имеет бессрочный характер.
Проект Положения следует и подать на рассмотрение директору фирмы, после чего он должен его утвердить. Подписанный оригинал документа должен храниться у делопроизводителя или кадрового инспектора.
Итак, в данной статье были рассмотрены основные вопросы, которые могут возникнуть у предпринимателя при разработке положения о командировке. Отметим, что законодателем уже предусмотрен подобный документ федерального значение, но рабочие поездки — это часть взаимоотношений работника и нанимателя, поэтому их регламентацию следует детально описать в собственном акте. Кроме этого, имея под рукой положение, управленцу будет легче доказать свою правоту в возможных юридических спорах.
Спасибо за статью, я раньше никогда не сталкивалась с вопросом оформления командировки. А недавно перешла на новое место работы и этот вопрос возник, чтоб быть в теме я поискала информацию и нашла вашу статью, где очень конкретно и подробно все описано. Ваша статья мне очень помогла.