Положение об адаптации персонала, образец

Для того чтобы освоиться на новом рабочем месте человеку необходимо время. Его длительность зависит от многих факторов — характера нового работника (руководителя), настроя коллектива на принятие незнакомого сотрудника (начальника), аналогичности служебных обязанностей предыдущему опыту и т. д. Привыкание к новому месту работы (адаптация) состоит из двух составляющих — профессиональной и психологической. В средних и крупных организациях для унификации процесса вхождения новичков в рабочее русло целесообразно составлять положение об адаптации на рабочем месте.

Положение об адаптации и наставничестве

Для компаний, где наем персонала происходит от случая к случаю (со штатом не более 10 -15 человек) разработка положения об адаптации новых сотрудников может стать вложением в будущее расширение компании. На текущем этапе ее деятельности, когда каждый работник многофункционален и нет четкого деления обязанностей, передача полномочий новому работнику происходит по инициативе его непосредственного руководителя. Он выделяет обязанности, просит выполнявшего их работника ознакомить нового члена коллектива со спецификой работы и на этом период профессиональной адаптации можно считать оконченным.

Свою эффективность разработка такого документа доказывает в случае масштабных кадровых изменений, одномоментного расширения компании с наймом большого количества новых сотрудников по разным направлениям деятельности. В такой ситуации без четкого пошагового алгоритма действий каждой из заинтересованных служб предприятия не обойтись.

Кроме того, программы адаптации существенно экономят время на вливание нового работника в коллектив и ознакомление с должностными обязанностями.

Подготовка положения об адаптации

К подготовке этого внутреннего документа в компании необходимо привлечь юридические и кадровые службы, а также начальников всех структурных подразделений.

Положение об адаптации не должно содержать прямых противоречий действующему трудовому законодательству и другим внутренним нормативным документам фирмы, регулирующим оплату и режим труда.

Оно не должно дискриминировать новичка по отношению к другим работникам. Поэтому в комиссию по подготовке этого документа включают юриста организации.

Кадровики отвечают за разработку положения об адаптации и наставничестве, они также составляют стандартизированные (общие) алгоритмы «вливания» нового работника.

Начальники подразделений вносят предложения об отдельных этапах адаптационных программ, основываясь на специфике деятельности различных служб и отделов.

После того, как документ разработан и согласован, его подписывает начальник кадрового подразделения, а утверждает руководитель компании.

Изменения в действующий документ вносят по мере появления новых норм законодательства, необходимости обновления отдельных его положений и т. д.

Содержание положения об адаптации и наставничестве

Форма и содержание этого внутреннего документа должны соответствовать принятым на предприятии нормам кадрового документооборота и структуре иных регулирующих сферу труда ЛНА (локальных нормативных актов) компании.

Структура этого документа состоит из нескольких разделов:

  1. Цели и задачи.
  2. Области ответственности.
  3. Матрицы адаптации.
  4. Поощрение наставников.
  5. Контроль эффективности.
  6. Процедура изменения или отмены действующего документа.

Учитывая специфику деятельности каждого конкретного предприятия положение можно дополнять и другими разделами.

Раздел «цели и задачи» содержит общую информацию о необходимости положения, целях программ адаптации для различных категорий новых сотрудников. В нем также описывается ожидаемый эффект от проводимых мероприятий.

Как правило, это сокращение испытательного срока, уменьшение адаптационного периода, повышение эффективности использования персонала и его производительности.

Области ответственности положения об адаптации

При проведении программ адаптации необходимо четко разграничить их этапы по зонам ответственности. Без этого процедура приобретет формальный характер и станет неэффективной.

В акклиматизации нового члена коллектива принимают участие кадровая служба и непосредственное руководство такого сотрудника. Кадровики отвечают за общее ознакомление с компанией, документами, регулирующими трудовой распорядок и психологические составляющие процесса.

Начальник структурного подразделения, где будет трудиться новый работник, вводит его в курс основных должностных обязанностей, знакомит с коллегами и назначает наставника. Таким человеком может быть наиболее опытный сотрудник, работник, который ранее эффективно выполнял похожую работу и т. д.

Отдельно можно выделить область ответственности наставников, детально прописать их обязанности по обучению нового работника.

Дополнительно, можно выделить подразделение, которое отвечает за охрану труда и безопасное поведение на рабочем месте. Как правило, в крупных компаниях за это отвечают сотрудники служб безопасности и ответственный за соблюдение правил охраны труда. Вместе с тем, такие инструктажи могут проводить и в кадровой службе.

Адаптационные программы

В положение об адаптации вновь принятых сотрудников вносят несколько шаблонов помощи, в зависимости от того, кого нанимают:

  • руководителя;
  • сотрудников администрации;
  • рабочих.

Также необходимо разделять алгоритмы адаптации для сотрудников, которые имеют опыт практической работы на аналогичных или похожих по функционалу должностях, и тех, кто пришел на свое первое место работы после получения профессионального образования.

Как правило, недавние выпускники не умеют применять свои умения на практике, их знания носят теоретический характер. Уменьшить период адаптации в некоторой мере помогает прохождение производственной практики на будущем месте работы.

Шаблон адаптации руководителя также будет зависеть от того, пришел он со стороны или повысили опытного сотрудника одного из подразделений. В первом случае, начальнику необходимо дополнительное время для ознакомления с подчиненными и специфическими особенностями деятельности подразделения, которое он возглавит.

У сотрудника компании, получившего повышение, адаптация будет состоять в большей степени из психологического «притирания» между подчиненными и новым руководителем, так как деятельности отдела или службы он уже изучил в процессе работы в качестве специалиста. Возможно, потребуется получение каких-либо дополнительных знаний по смежным областям деятельности компании.

Административный персонал, сотрудников снабженческих и маркетинговых служб ознакамливают с должностными обязанностями и специфике работы в конкретном сегменте рынка, который занимает компания или ее контрагенты.

Рабочих учат обращаться с оборудованием, если они работали на других механизмах и агрегатах. Показывают, как осуществлять производственный процесс и повысить эффективность своего труда.

Поощрение наставников

Важную роль в системе адаптации персонала играет и мотивирование наставников на получении скорейшего результата, быстрое усвоение учеником новых навыков и снижение времени на переход нового сотрудника к полноценной самостоятельной работе.

Система поощрения наставнической работы необходима еще и потому, что обучающий новичка специалист, тратит свое рабочее время на ученика, и, соответственно, становится менее эффективен как работник.

За период адаптации нового сотрудника опытный работник мог сделать больше операций, заключить большее количество договоров и т. д.

Недопустимо поощрять наставника материально за счет снижения премии или надбавок обучаемому работнику.

Это является прямым нарушением трудового законодательства и приведет к штрафным санкциям.

Поощрение наставника может выражаться в увеличении размера премии на время обучения новичка и по итогам контроля за ходом адаптации, назначение доплаты за наставничество.

В дополнение к материальной мотивации можно использовать и другие методы поощрения. Например, давать дополнительные выходные дни, благодарности за успешное наставничество и т. д.

Контроль эффективности адаптации

Программу адаптации нового сотрудника необходимо разделить на несколько этапов. По итогам каждого промежутка и всего периода адаптации можно проводить различные контрольные мероприятия.

В первую очередь это анкетирование обучающегося сотрудника, с последующим анализом полученных ответов. Также свои оценки могут давать наставник и руководитель нового работника.

Промежуточный контроль эффективности адаптационных программ важен для их своевременной корректировки и внесения различных изменений в матрицу «вливания» в коллектив. Постконтроль показывает готовность новичка к полноценной работе, а также позволяет выявить негативные тенденции, складывающиеся в коллективе работников, нездоровую конкуренцию между сотрудниками одного подразделения.

Итоговая аттестация нового работника также показывает его готовность к полноценному выполнению служебных обязанностей, а, следовательно, и возможность продления или сокращения времени стажировки или испытательного срока.

Методы контроля, а также ожидаемые показатели необходимо внести в положение об адаптации персонала.

Политика централизованной разработки матриц адаптации помогает унифицировать процесс вхождения в коллектив нового работника, снизить времени на освоение служебных обязанностей и повышает эффективность использования наемного персонала. Для того чтобы адаптационный процесс проходил скоординировано, каждый ответственный за него знал свои обязанности нужно разработать единое положение об адаптации и наставничестве.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (38 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Поделиться:
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>