Положение об архиве

За годы функционирования в учреждении накапливается множество важных документов. Многие из них остаются актуальными в течение длительного времени. Согласно ст. 29 ФЗ 2011 № 402-ФЗ, администрация обязана обеспечить их сохранность. Положение об архиве регламентирует порядок хранения бухгалтерской, учетной и другой важной документации.

Какие документы подлежат архивированию

В хозяйствующем субъекте ведение архива строго обязательно. В особые папки складываются для дальнейшей консервации:

  • регистры бухучета;
  • первичные учетные листы;
  • финансовые отчеты;
  • справки и заключения аудиторов;
  • налоговые декларации;
  • заключение инспекторских проверок по линии надзорных органов;
  • документы, касающиеся кадрового учета персонала.

В архиве также должна храниться вся документация, в которой отражалась бы история организации с момента первичной регистрации.

В частности, на постоянное хранение в архив отправляются:

  • документы с реквизитами организации-предшественника;
  • документы организаций, которые ранее иерархически подчинялись данному учреждению и впоследствии были ликвидированы;
  • завершенные делопроизводством документы, имеющие срок хранения более 10 лет (каждый из них может понадобиться в практической деятельности).

Наконец, учреждение может издавать какие-то профильные брошюры, журналы или книги. Все ведомственные издания также хранятся в архиве.

Однако бессистемное складирование важных бумаг привнесет только путаницу в дела. Важные бумаги должны комплектоваться по определенным правилам. Весь поток документов, подлежащих учету, должен быть упорядоченным.

Задачи архива

Недостаточно просто создать архив. В рамках одного учреждения в него будут стекаться важные бумаги из структурных подразделений, удаленных филиалов и прочих точек.

Финансовые документы имеют долгое хождение. Они остаются актуальными даже после реализации и закрытия какого-то бизнес-проекта. Поэтому только строгая систематизация архивных данных поможет отыскать справку для предоставления по требованию.

Прежде всего, руководитель должен назначить ответственное должностное лицо, которому будет вменяться в обязанность не только прием бумаг в архив, но и организация их хранения в определенном порядке.

Кроме того, в его обязанности входит:

  • по мере необходимости информировать администрацию о пополнении и содержании архива;
  • готовить копии особо ценных документов;
  • выполнять запрос сторонних организаций о предоставлении какого-либо документа.

Это же должностное лицо будет обязано фиксировать передвижение нужных бумаг.

Образец Положения об архиве организации

Принятие Положения об архиве организации не является строгой обязанностью руководителя. Но большинство из них все-таки разрабатывает данный документ, поскольку он оптимизирует работу с потоком бумаг и делает ее логичной.

Не существует единого федерального образца Положения. В разных учреждениях в них вносятся дополнительные главы и графы. Но в нем должны быть отражены базовые моменты. Прежде всего, в Положении должны быть отражены функции архива и обязанности работников, обслуживающих его.

Например, уместно указать, что архив сформирован с целью:

  • учета важных бумаг, которые скапливаются во время реализации профессиональных или производственных задач;
  • гарантии сохранности справок, актов и прочих учетных бумаг;
  • обеспечения физической сохранности каждого документа;
  • обеспечения качественного восстановления в случае порчи.

Положение об архиве должно быть утверждено руководителем учреждения. Оно вступает в силу после локального приказа о создании архива.

Данное Положение — это нормативный документ руководителя учреждения. Все должностные лица, которые будут привлечены к приему, учету и комплектации документов, должны быть ознакомлены с текстом Положения.

Правильно сформированный архив является автономным подразделением учреждения. Однако он функционирует по плану, который составил и утвердил руководитель организации. Данное структурное подразделение подотчетно администрации.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (36 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>