Положение об экспертной комиссии

Профессиональная деятельность любого учреждения сопряжена с работой архива. Персонал, обслуживающий архив, постоянно принимает на хранение разнообразные учетные документы. Они стекаются сюда из структурных подразделений, филиалов, от администрации и кадровой службы.

Задачи экспертной комиссии

Недостаточно обеспечить комплектацию документов. Передаче на постоянное хранение должна предшествовать работа по экспертной оценке документов.

Для этого создается экспертная комиссия. Ее базовая задача — осуществление работы по оценке уровня ценностей и значимости документации, которая формируется в результате решения тех или иных профессиональных задач.

Работа комиссии стартует с момента издания приказа по предприятию. Он издается на основе Примерного положения, которое, в свою очередь, утверждается непосредственно руководителем учреждения.

Положение об экспертной комиссии организации должно быть согласовано с вышестоящими надзорными органами государственного или муниципального масштаба, чья компетенция касается архивного дела.

В нем подчеркивается, что в ЭК должны входить, помимо председателя и секретаря, представители отделов учреждения, а также уполномоченные лица из структурных подразделений или удаленных филиалов.

Кроме того, в ЭК могут входить представители муниципального или государственного архива. Их функция — надзорная и консультативная.

Функции экспертной комиссии

Итак, полный перечень функциональных обязанностей сотрудников отражен в Положении об экспертной комиссии. В нем отмечается, что эксперты должны осуществлять не только прием важных бумаг, но и их комплектование. Использование архивных документов выполняется по особому регламенту.

Прежде всего, Положение предписывает комиссии выполняют отбор дел, которые образуются в результате повседневной деятельности учреждения или предприятия. Отбор происходит один раз в год. Коллективным решением экспертов дела отправляются на уничтожение или на хранение.

Дела, передаваемые на хранение, должны быть описаны.

К ним относятся:

  • дела, касающиеся персонала компании или учреждения;
  • номенклатуры дел;
  • административные распоряжения и акты, касающиеся организации хозяйственной области;
  • финансовые отчеты;
  • бухгалтерские отчеты.

В архив поступают самые разные учетные бумаги. Какие-то из них не подлежат учету и могут быть тут же уничтожены. Другие не утрачивают свою актуальность в течение длительного времени.

В Положении указывается, что члены комиссии принимают решения о согласовании следующих вопросов:

  • актов, которые не подлежат хранению;
  • актов, в которых отражаются факты утраты документов;
  • актов, в которых отражаются факты порчи важных бумаг.

Эксперты также рассматривают методические рекомендации по делопроизводству.

Кроме того, Положение обязывает членов ЭК выдавать и принимать документы по требованию. Причем движение их фиксируется в особом журнале. Это дает возможность отследить местонахождение какого-то важного документа в любой момент. Кроме того, наличие данного журнала исключает возможность потери какой-либо учетной единицы из архива. Особенно это актуально для финансовой и бухгалтерской отчетности.

Какими правами наделены члены экспертной комиссии

Положение, помимо обязанностей сотрудников, входящих в комиссию, должно содержать перечень их прав.

Прежде всего, в нем указывается, что эксперты имеют право требовать от руководителей отделов, филиалов и структурных подразделений:

  • объяснительных, касающихся объективных или необъективных причин уничтожения важной документации;
  • объяснительных, касающихся объективных или необъективных причин физической порчи документов;
  • требовать присутствия на заседании руководителей отделов с отчетами по подготовке сдачи документации в архив;
  • приглашать для методической учебы консультантов социальных организаций;
  • приглашать для консультаций научных сотрудников, специализирующихся на архивном деле.

Эксперты имеют право вернуть на доработку любой документ, который представлен к хранению с видимыми нарушениями актуальных правил, отраженных в Положении. Наконец, они имеют право предлагать руководству свои заключения по поводу сроков и правил хранения документов.

В Положении также должно быть отражено право экспертов информировать администрацию по любым вопросам, касающихся функционирования архива.

Иногда внутри комиссии могут возникать разногласия по тем или иным вопросам. Решение, принятое экспертами, считается легитимным, если на заседании есть более половины состава. По каждому документу вопрос принимается коллегиально — путем голосования.

То есть, эксперты имеют право отправить документ на хранение или уничтожить его. Если по какому-то вопросу мнения разделились поровну, то решение остается за председателем комиссии. При этом важно понимать, что приглашенные консультанты не располагают правом решающего голоса. Однако за ними остается право совещательного голоса. Иногда мнение научного консультанта является определяющим и обязательно берется к сведению при принятии окончательного решения.

Наконец, архив — это такое же структурное подразделение внутри предприятия, как и остальные. По аналогии с другими отделами в нем, в свою очередь, образуется внутреннее делопроизводство. В Положении должно быть обязательно подчеркнуто, что обязанность по ведению делопроизводства возлагается на секретаря комиссии.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (15 голос., средний: 4,30 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>