Пожар в архиве — как быть

Темы: КадрыОрганизация бизнесаОхрана труда

Пожар в архиве — как бытьСитуация, когда в архиве предприятия случается пожар, достаточно редкая, как и другие случаи порчи документации или ее утери, однако всем участникам трудовых взаимоотношений необходимо знать, как действовать в подобном случае. При этом наиболее острой данная проблема становится для людей, которым необходимо подтвердить размеры своих пенсионных отчислений в целях расчета пенсии — во многих случаях отсутствие архивной информации может привести к ее значительному снижению или даже к отказу в ее предоставлении.

Что делать работодателю во время пожара в архиве

В первую очередь следует рассмотреть ситуацию, когда в действующем архиве сложилась неприятная ситуация, а также пути разрешения подобной проблемы. Стоит ли спасать документацию, рискуя здоровьем сотрудников, или лучше все же доверить работу по борьбе с огнем профессионалам? Ответ на него кроется в нормативах правил противопожарной безопасности. Борьбу с огнем необходимо осуществлять силами сотрудников только в том случае, если очаг возгорания является небольшим и не представляет опасности их жизни и здоровью.

В остальных ситуациях следует, конечно же, приложить усилия для спасения архивной документации, но не таким образом, чтобы от этого могли пострадать работники или иное имущество предприятия. При этом современные строительные правила и нормативы предусматривают оборудование пожароопасных помещений различными автоматическими системами пожаротушения и оповещения пожарных служб.

Не только непосредственно огонь несет угрозу для архивной документации, но также скорее всего она будет безнадежно испорчена и в случае своевременного тушения огня. Ведь бумажная документация плохо переносит воздействие в том числе влаги и иных агрессивных веществ. Также не следует забывать, что в рамках паники во время пожара в архиве большая часть документации может быть перепутана, в том числе настолько, чтобы сделать невозможным ее эффективное восстановление.

Таким образом, основные действия работодателя в случае пожара в архиве касаются в первую очередь уведомления чрезвычайных служб и обеспечения эвакуации сотрудников и материальных ценностей, если для этого имеется возможность.

Как действовать работодателю после пожара в архиве

Работодателю следует приложить все усилия к восстановлению утраченной архивной документации. Обязанность хранения кадровых и иных документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников в Российской Федерации возлагается на работодателя, однако никаких санкций в случае пожара или иной неправомерной порчи документов законом не предусматривается. Несмотря на это лучше восстановить потерянные документы. Сделать это можно следующими способами:

Направление запросов в контролирующие органы, в частности — в Пенсионный фонд и ФСС. За счет своевременного направления запросов можно будет получить выписки о стаже сотрудников и состоянии их страховых отчислений, что поможет восстановить личные дела.

Обращение к сотрудникам. Ряд документов можно восстановить благодаря самим действующим работникам — например, так получится восстановить личные дела и иные документы по экземплярам трудовых договоров, находящимся у работников, а также по трудовым книжкам, если таковые были выданы ранее на руки.

Уведомление ранее уволенных работников. Наиболее проблемным пожар в архиве является для уволенных ранее работников, которым может потребоваться в будущем подтверждение их стажа, чтобы получить начисление пенсионного обеспечения. И поэтому ответственному работодателю следует уведомить ранее уволенных работников о случившихся обстоятельствах и попросить предоставить какие-либо документы, позволяющие хотя бы частично восстановить архив на предприятии.

Избежать расходов как на ведение архива, так и сопутствующих рисков работодатель может, обратившись для ведения архива в специализированную архивную организацию.

Что делать сотруднику, документы о стаже которого сгорели в архиве

С 2002 года в Российской Федерации ведется отдельный персонифицированный учет страховых отчислений, необходимых для получения пенсии, при этом информация дублируется и хранится в том числе в электронном виде. Поэтому в случае потери архивной документации, касающейся периода с 2002 по 2020 год серьезных проблем с будущим начислением и расчетом пенсии возникать не должно, хотя в отдельных случаях Пенсионный фонд все равно запрашивает дополнительные документы из архивов.

В то же самое время, если сотрудник работал до пенсионной реформы, он может захотеть получать трудовую пенсию исходя из нормативов старого законодательства, и в данном случае значение имеют годы непрерывного трудового стажа, информацию о которых контролирующие органы могут получить во многих случаях только непосредственно из архивов предприятий, где работал такой сотрудник. Таким образом, пожар в архиве может значительно усложнить возможность получения пенсии и правильного ее расчета.

По факту, такому человеку, чтобы подтвердить свой стаж, необходимо собрать его косвенные доказательства, которыми могут быть иные документы, свидетельские показания, сохранившиеся данные из архива. Однако действующие нормативы позволяют сотрудникам Пенсионного фонда блокировать такие доказательства, потому что они являются недостаточными по отдельности, а сам ПФ не рассматривает одновременно совокупность доказательств. Поэтому фактически, единственным шансом на получение заслуженной пенсии, если документация на прошлых местах работы сгорела в пожаре, является обращение в суд. Однако и тут нельзя гарантировать однозначно положительного исхода — судебная практика имеет примеры решений, вынесенных как в пользу пенсионеров, так и в пользу Пенсионного фонда.

Заключение

Пожар в архиве, безусловно, является грандиозной проблемой для любого современного предприятия и кадровика. Но куда больше проблем он приносит лицам, стремящимся подтвердить свой пенсионный стаж и получить правильный и точный расчет пенсии, что может даже оказаться невозможным в случае утери документации в огне.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (40 голос., средний: 4,80 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>