Недостача в кассе — что делать работнику и работодателю, как оформить

Недостача в кассе — крайне неприятное явление как для работодателя, так и для работника, ответственного за ведение кассы. Вопрос того, как правильно оформить недостачу в кассе, также важен и для работников, занимающихся бухгалтерским учетом — в случае полноценного разбирательства необходимо осуществить отдельные специфические проводки. Узнайте, как регламентируется порядок действий при обнаружении недостачи денег в кассе с точки зрения законодательства, и что следует делать различным категориям лиц в подобной ситуации.

Недостача в кассе — как она возникает, правовое регулирование

Недостача в кассе предприятия может возникнуть по самым разнообразным причинам. В частности, к самым распространенным случаям, по которым возникает недостача, можно отнести следующие ситуации:

  • Ошибка кассира. Это — наиболее распространенная ситуация, по которой возникает недостача. Неправильный подсчет наличности в тех или иных ситуациях, оформление не того товара или услуги, что были заказаны клиентом —, все это может привести к фактической недостаче средств в кассе предприятия.
  • Хищение со стороны кассира. В некоторых случаях причиной недостачи в кассе могут стать противоправные действия самого кассира. При этом данные действия могут по-разному квалифицироваться в зависимости от обстоятельств.
  • Хищение со стороны иных работников. Бывают ситуации, когда фактически хищение осуществляется не самим кассиром, а иным работником предприятия, что предусматривает свои особенности установления ответственности.
  • Мошеннические действия клиента. Иногда кассиры сталкиваются с недостачей в связи с недобросовестным поведением самих клиентов.
  • Действия третьей силы, не зависящие от воли сторон. Стихийные бедствия, ограбление, потеря средств при транспортировке, пожары и иные случаи, в которых кассир не мог фактически повлиять на ситуацию.

В зависимости от причин возникновения недостачи могут изменяться и принципы действий как самого работника, так и работодателя. При этом следует помнить о том, что российское законодательство достаточно четко регламентирует различные аспекты деятельности, связанные с обнаружением недостачи в кассе. Так, чтобы понимать базовые принципы регулирования этого вопроса, стоит ознакомиться со следующими нормативно-правовыми документами и актами:

  • Статья 242 Трудового кодекса РФ регламентирует понятие полной материальной ответственности, которая применяется по отношению к кассирам и иным сотрудникам, обращающимся с материальными ценностями предприятия.
  • Статья 243 Трудового кодекса РФ посвящена случаям, в которых применяется полная материальная ответственность.
  • Статья 244 Трудового кодекса РФ регулирует необходимость заключения отдельного договора с сотрудником, несущим таковую ответственность.
  • Постановление Правительства РФ №823 от 14.11.2002 является документом, в котором устанавливается порядок, согласно которому создается перечень работ, при которых допускается заключение договора о полной материальной ответственности.
  • Приказ Минтруда №85 от 31.12.2002 содержит в себе непосредственный перечень работ, для которых предполагается несение сотрудниками полной материальной ответственности, и профессия кассира входит в этот перечень в полной мере. Кроме этого, данный нормативный документ также содержит типовую форму рассматриваемого договора, которая при этом не является обязательной к применению — предприятие может разработать и свою форму для подобных документов.
В отдельных случаях, например, при определении меры ответственности, которую может нести кассир за осуществление противоправных действий, имеют значение также и другие нормативы законодательства, в частности, касающиеся уголовного и административного законодательства.

Непосредственное выявление недостачи в кассе может быть обнаружено отдельными категориями лиц, имеющими доступ к кассе и право на проведении различных мероприятий по проверке кассы. К таким лицам можно отнести:

  • Самого работника.
  • Ревизора.
  • Руководителя работника.
  • Другого кассира, в том числе и принимающего кассу.
  • Инвентаризационную комиссию.
  • Учредителей и акционеров компании.
  • Аудиторов при проведении внешней проверки.
  • Сотрудников ФНС, проводящих выездную налоговую проверку.

В зависимости от того, кто именно и как обнаруживает недостачу в кассе также могут иметь место отдельные нюансы последующих действий сторон при обнаружении этой проблемной ситуации.

Ответственность за недостачу в кассе

За счет того, что кассиры практически всегда являются работниками предприятия, несущими полную материальную ответственность за вверенные им средства, работодатели имеют широкий спектр возможностей по привлечению таких трудящихся к ответственности в случае выявления недостачи. В первую очередь необходимо понимать, что кассир практически всегда несет материальную ответственность за недостачу средств в кассе, независимо от причин ее возникновения. Исключать несение ответственности могут лишь не зависящие от воли сторон обстоятельства — стихийные бедствия, ограбление, похищение средств во внерабочее время.

В остальных же ситуациях кассир в любом случае может быть привлечен к ответственности. От конкретных обстоятельств и причин недостачи может зависеть лишь применяемый перечень мер таковой ответственности. В частности, предполагаются следующие меры ответственности:

  • Материальная. Она применяется независимо от причин недостачи в кассе. Даже если недостача возникла фактически по вине другого работника или противоправных действий клиента — это не отменяет того факта, что сотрудник халатно отнесся к своим обязанностям и допустил возникновение такой ситуации, ведь он фактически имел возможность повлиять на ход событий.
  • Дисциплинарная. Любой случай недостачи в кассе, не исключающий ответственности работника, является достаточным основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности, которая может выражаться в вынесении выговора, замечания или даже в увольнении сотрудника.
  • Административная. Кассир может быть привлечен к административной ответственности за недостачу в кассе сразу по нескольким основаниям. Так, административная ответственность предусмотрена за мелкое хищение, а также за нарушение порядка проведения кассовых операций, если таковое стало причиной недостачи.
  • Уголовная. Недостача в кассе, вызванная умышленными действиями самого кассира, может квалифицироваться как кража, как присвоение или растрата средств, или же как мошенничество и предполагает различный спектр наказаний — от штрафа до лишения свободы, в зависимости от объемов недостачи и решения суда.

Следует помнить, что работодатель обладает правом отказа от привлечения сотрудника к ответственности при выявлении недостачи. Однако к административной ответственности за нарушение порядка проведения кассовых операций сотрудник может быть привлечен независимо от желания работодателя. В остальных же ситуациях работодатель вправе сам решать о том, нужно ли привлекать работника к материальной, дисциплинарной и уголовной ответственности.

Работодатель вправе отказаться от привлечения сотрудника к ответственности лишь частично. Например — он может не предъявлять к работнику претензий материального характера, при сохранении дисциплинарного взыскания и наоборот. Также, он вправе допустить частичную компенсацию недостачи со стороны работника, и простить ему часть долга перед предприятием.

Что делать при недостаче денег в кассе работнику

Вопрос того, что делать работнику при выявлении недостачи денег в кассе крайне актуален для многих сотрудников, работающих по профессии кассира. Так, одним из наиболее распространенных действий в случае обнаружения незначительной недостачи является компенсация ее за счет своих личных средств, без привлечения к рассмотрению вопроса иных лиц. В таком случае ни работодатель, ни другие участники взаимоотношений могут фактически даже не узнать о факте недостачи. При этом работник практически всегда все равно является обязанным компенсировать недостачу, но после широкого перечня различных процессуальных действий. Именно поэтому многие трудящиеся предпочитают самостоятельно исправить проблему так, как будто она не возникала.

Законодательство никак не регламентирует компенсацию недостачи сотрудником в процессе работы путем вложения своих личных средств. Поэтому во многих ситуациях к таким действиям может даже призывать сам работодатель при обнаружении недостачи. Прямой обязанности работника так делать законом не предусмотрено, поэтому трудящийся вправе отказаться компенсировать недостачу за свой счет и решать вопрос в рамках трудового кодекса.

Если недостача имеет признаки происхождения не по вине самого работника — ему следует сообщить о данном факте работодателю и приготовиться отстаивать свою позицию. При этом следует также заранее написать объяснительную по данному вопросу. Однако судебная практика демонстрирует, что при обнаружении недостачи в кассе практически всегда привлечение работника к ответственности признается целиком и полностью правомерным, если не имели место обстоятельства, исключающие его вину.

Даже если в рамках служебного расследования или судебного разбирательства, например, будет обнаружено хищение средств из кассы другим сотрудником, привлечение кассира к ответственности все равно почти всегда считается правомерным, ведь он допустил нарушение порядка работы с кассой и не следил за вверенными ему в распоряжение средствами должным образом.

Как действовать работодателю при обнаружении недостачи в кассе

В случае, если работодатель обнаружил недостачу в кассе, ему необходимо провести широкий спектр различных мероприятий в целях устранения негативных последствий такого происшествия. В первую очередь, следует помнить о том, что уже имеющаяся в кассе недостача обязательно должна быть проведена должным образом в рамках бухгалтерского учета на предприятии. Более подробно об этом можно прочитать в следующем разделе.

Еще одним действием, которое необходимо выполнить работодателю при обнаружении недостачи, является проведение служебного расследования. Без него невозможно будет привлечь работника к любому виду ответственности. Если событие содержит в себе признаки уголовного преступления, работодатель также вправе сообщить о данном факте сотрудникам правоохранительных органов, чтобы они также зафиксировали факт недостачи.

Обращение к правоохранительным органам является актуальной мерой только в ситуациях, когда имеет место значительная недостача или наличие явного умысла сотрудников с соответствующими доказательствами. В таком случае, решение суда о факте хищения может в итоге являться достаточным основанием для увольнения сотрудника.

Возмещение недостачи за счет работника может проходить в добровольном порядке путем удержания части заработной платы сотрудника при его согласии, либо же — путем предоставления работником требуемых средств самостоятельно. В случае несогласия работника с проведением удержаний из заработной платы, их можно проводить только в соответствии с трудовым законодательством в ограниченном размере. Или же — решать данный вопрос в судебном порядке согласно нормативам об индивидуальных трудовых спорах.

Проводки в бухгалтерском учете при недостаче в кассе — как оформить

Как было упомянуто ранее, любая недостача в кассе субъекта хозяйствования должна быть должным образом оформлена с точки зрения бухгалтерского учета. В противном случае бухгалтер предприятия и предприятие в целом могут быть привлечены к административной ответственности за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета. Проводки в бухгалтерском учете при недостаче в кассе проводятся следующим образом:

  1. Если сотрудник возмещает всю сумму — путем удержаний, добровольного возмещения или по решению суда, проводки выглядят так:

Дт 94, Кр 50 — выявлена сумма недостачи в кассе.

Дт 73-2, «Расчеты по возмещению материального ущерба», Кр 94 — отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо.

Дт 70, Кр 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» — сумма была удержана из заработной платы виновника или внесена им в кассу.

  1. Если работнику была прощена недостача в кассе или произошло лишь частичное ее возмещение при прощении части долга:

Дт 94, Кр 50 — выявлена сумма недостачи в кассе.

Дт 73-2, «Расчеты по возмещению материального ущерба», Кр 94 — отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо.

Дт 91-2, Кр 94 — признание суммы недостачи, не возмещенной кассиром, в качестве иных расходов.

  1. Если средства были утрачены за счет действия обстоятельств, исключающих вину кассира:

Дт 94, Кр 50 — выявлена сумма недостачи в кассе.

Дт 91-2, Кр 74 — недостача списана с неустановленным виновником.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (18 голос., средний: 4,00 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
COMMENT_ADD_TEXT
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>