Приказ о хранении документов в организации
Оглавление:
1. Нормативное регулирование хранения документов в организации, кем и как оно осуществляется
2. Оформление приказа о хранении документов, обязательные элементы
3. Образец приказа о хранении документов на предприятии
Нормативное регулирование хранения документов в организации, кем и как оно осуществляется
Рассматривая данный вопрос, целесообразно обратиться к законодательству и понять, какими нормативными правовыми актами страны регулируется сохранность документов на предприятии.
Согласно требованиям ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте» и ФЗ № 125 «Об архивном деле», управленец должен организовать надлежащее хранение бухгалтерской и налоговой отчётности и не допустить их уничтожение ранее установленного законом срока.
Отсюда следует установленный перечень документов, имеющих минимальный срок хранения, который, к слову, может достигать 70 лет и более. При ликвидации предприятия все важные бумаги подлежат экспертной оценке и передаче в Архивный фонд страны.
Если директор предприятия выделил специальное помещение, отведённое под архив, то обязательно следует включить раздел о его работе в Положение о хранении документов, ведь этот документ представляет собой единый источник информации о том, как именно и сколько времени должна храниться та или иная документация внутри компании.
Помимо этих вопросов, Положение должно регулировать следующие аспекты:
Регистрация поступающих документов и их перечень для обязательного хранения.- Структурное подразделение и должность лиц, в чьи функциональные обязанности входит работа с документацией.
- Передача документов в архив, порядок обращения работников с ними.
Предприниматель не обязан лично вести работу с деловыми бумагами, для этих целей у него в штате может быть предусмотрен делопроизводитель. Однако, не стоит забывать, что ответственность лежит не только на назначенном лице, но и на самом директоре компании.
Прежде чем приступать к анализу приказа, стоит напомнить основные понятия, касающиеся хранения документации.
Можно выделить два режима хранения документов на предприятии:
- Оперативное. Документация обрабатывается ответственными лицами или уже обработана, но не помещена в архив.
- Архивное подразумевает наличие на предприятии системы расположения ряда важных документов внутри специального помещения.
Любая деловая бумага имеет конкретную цель. К примеру, если это заявление на предоставление отпуска, то его целью является официальное обращение к работодателю для получения отдыха. впрочем, выполнив свою задачу, документ не теряет актуальности. Выбросить его за ненадобностью недопустимо, потому как к нему может обратиться в любой момент не только сам работодатель, но и контролирующие или правоохранительные органы. В связи с этим возникает необходимость наладить механизм эффективного доступа к каждому документу, чтобы, при надобности, не тратить время на поиски.
Итак, работодателем должен быть подготовлен приказ о хранении документов в организации, а также разработаны приложения к нему. Однако, прежде чем приступать к его созданию, стоит продумать Положение о хранении документов. Это разгрузит рассматриваемый приказ, в тексте которого предпринимателю предстоит лишь назначить ответственных лиц и наладить работу экспертной комиссии.
Оформление приказа о хранении документов, обязательные элементы
Оформить такой документ предприниматель должен сразу с момента открытия своего бизнеса. С помощью него можно создать единую систему хранения документов различного типа, будь то устав предприятия или обычная служебная записка.
Стоит отметить, что единой формы для подготовки такого документа не существует, в связи с чем предпринимателю позволяется разработать собственный бланк. Оформление следует начать с «шапки», где обязательно должны находиться сведения о юридическом лице, месте его регистрации, ИНН и так далее.
Документ должен иметь дату и регистрационный номер, в связи с чем в левом углу ставится соответствующие обозначения, а напротив них, в правой части, указывается населенный пункт предприятия.
Затем документ нужно озаглавить и составить краткую преамбулу, после чего оформляется текст документа. Приказ определяет работников предприятия, которым вменяется обязанность надлежащего хранения документов. Обычно эта задача входит в компетенцию руководителя централизованного отдела делопроизводства, то есть канцелярии.
Образец приказа о хранении документов на предприятии
Итак, в рассмотренном ниже примере приведена ситуация, когда у работодателя нет разработанного Положения о хранении информации и он принимает решение поручить его разработку подчинённым.
Образец приказа о хранении документов в организации предпринимателя будет выглядеть следующим образом:
Общество с ограниченной ответственностью «Энергия»
г. Белгород, ул. Восточная 24 ИНН N12345678, ОГРНN1223456
№145 от «13» апреля 2015 г. г. Белгород
ПРИКАЗ N 213
«О хранении документов»
С целью организации оперативного и архивного хранения документации предприятия, в соответствии с ФЗ №125«Об архивном деле в Российской Федерации»
ПРИКАЗЫВАЮ:
Ответственным за хранение документов ООО «Энергия» назначить начальника канцелярского отдела Петрову И.И.
- Поручить Петровой И.И., в срок до 01.05.2015 г. разработать список документов предприятия, которые подлежат обязательному хранению;
- Создать экспертную комиссию и назначить её председателем начальника канцелярского отдела Петрову И. И., включить в её состав архивариуса Сидорову С.С., начальника отдела кадров Васильева В.В.
- Созданной комиссии поручить в срок до 01.05.2015 г. разработать Положение о хранении документов», которое бы определяло порядок учета хранящейся оперативной документации, её передачи в архив предприятия, сроки хранения документов.
- Контроль над выполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Директор ООО «Энергия» Иванов И.И.
Ознакомлены:
Начальник канцелярского отдела ООО «Энергия» Петрова П.П.
Архивариус ООО «Энергия» Сидорова С.С.
Начальник отдела кадров ООО «Энергия» Васильев В.В.
После того, как документ будет подписан всеми указанными лицами, он регистрируется в специальном журнале приказов предприятия и так же, как и остальные локальные нормативные акты, хранится в соответствии с разработанным Положением и нормами законодательства.
Таким образом, имеющаяся система делопроизводства предприятия призвана решать вопрос не только регистрации всей исходящей и входящей корреспонденции, но и организации должного хранения деловых бумаг как на оперативном, так и на архивном уровне. Кроме этого, управленец закрепляет обязанность за конкретными лицами внутри своего предприятия по ведению учёта и хранению деловой переписки и локальных нормативов. Именно для этой цели создаётся приказ о хранении документов в организации. Важно помнить и об ответственности при утере важных документов. С подобным не захочет столкнуться ни один бизнесмен, поэтому вопрос об организации делопроизводства внутри своего предприятия следует отнести к первоочередным задачам.