Приказ о хранении документов в организации

Приказ о хранении документов в организации является одним из основных локальных правовых актов, регламентирующих сохранность бумаг различного содержания внутри каждого предприятия и компании. В статье будут рассмотрены основные элементы этого документа, выделены основные цели его создания, а также приведён образец.

Нормативное регулирование хранения документов в организации, кем и как оно осуществляется

Рассматривая данный вопрос, целесообразно обратиться к законодательству и понять, какими нормативными правовыми актами страны регулируется сохранность документов на предприятии.

Согласно требованиям ФЗ № 402 «О бухгалтерском учёте» и ФЗ № 125 «Об архивном деле», управленец должен организовать надлежащее хранение бухгалтерской и налоговой отчётности и не допустить их уничтожение ранее установленного законом срока.

Отсюда следует установленный перечень документов, имеющих минимальный срок хранения, который, к слову, может достигать 70 лет и более. При ликвидации предприятия все важные бумаги подлежат экспертной оценке и передаче в Архивный фонд страны.

Для эффективного управления документами, не относящимися к государственной собственности, предприниматели могут создавать собственный архив. Анализируя ФЗ № 125, становится понятно, что создание такого структурного подразделения является правом, но не обязанностью работодателя.

Если директор предприятия выделил специальное помещение, отведённое под архив, то обязательно следует включить раздел о его работе в Положение о хранении документов, ведь этот документ представляет собой единый источник информации о том, как именно и сколько времени должна храниться та или иная документация внутри компании.

Помимо этих вопросов, Положение должно регулировать следующие аспекты:

  • Регистрация поступающих документов и их перечень для обязательного хранения.
  • Структурное подразделение и должность лиц, в чьи функциональные обязанности входит работа с документацией.
  • Передача документов в архив, порядок обращения работников с ними.

Предприниматель не обязан лично вести работу с деловыми бумагами, для этих целей у него в штате может быть предусмотрен делопроизводитель. Однако, не стоит забывать, что ответственность лежит не только на назначенном лице, но и на самом директоре компании.

Прежде чем приступать к анализу приказа, стоит напомнить основные понятия, касающиеся хранения документации.

Можно выделить два режима хранения документов на предприятии:

  • Оперативное. Документация обрабатывается ответственными лицами или уже обработана, но не помещена в архив.
  • Архивное подразумевает наличие на предприятии системы расположения ряда важных документов внутри специального помещения.

Любая деловая бумага имеет конкретную цель. К примеру, если это заявление на предоставление отпуска, то его целью является официальное обращение к работодателю для получения отдыха. впрочем, выполнив свою задачу, документ не теряет актуальности. Выбросить его за ненадобностью недопустимо, потому как к нему может обратиться в любой момент не только сам работодатель, но и контролирующие или правоохранительные органы. В связи с этим возникает необходимость наладить механизм эффективного доступа к каждому документу, чтобы, при надобности, не тратить время на поиски.

Итак, работодателем должен быть подготовлен приказ о хранении документов в организации, а также разработаны приложения к нему. Однако, прежде чем приступать к его созданию, стоит продумать Положение о хранении документов. Это разгрузит рассматриваемый приказ, в тексте которого предпринимателю предстоит лишь назначить ответственных лиц и наладить работу экспертной комиссии.

Оформление приказа о хранении документов, обязательные элементы

Оформить такой документ предприниматель должен сразу с момента открытия своего бизнеса. С помощью него можно создать единую систему хранения документов различного типа, будь то устав предприятия или обычная служебная записка.

Рассматриваемый документ имеет распорядительный характер и устанавливает конкретные задачи по организации хранения документов компании. В случае какого-либо нарушения и привлечения к дисциплинарной ответственности обязательно наличие оригинала приказа.

Стоит отметить, что единой формы для подготовки такого документа не существует, в связи с чем предпринимателю позволяется разработать собственный бланк. Оформление следует начать с «шапки», где обязательно должны находиться сведения о юридическом лице, месте его регистрации, ИНН и так далее.

Документ должен иметь дату и регистрационный номер, в связи с чем в левом углу ставится соответствующие обозначения, а напротив них, в правой части, указывается населенный пункт предприятия.

Затем документ нужно озаглавить и составить краткую преамбулу, после чего оформляется текст документа. Приказ определяет работников предприятия, которым вменяется обязанность надлежащего хранения документов. Обычно эта задача входит в компетенцию руководителя централизованного отдела делопроизводства, то есть канцелярии.

Образец приказа о хранении документов на предприятии

Итак, в рассмотренном ниже примере приведена ситуация, когда у работодателя нет разработанного Положения о хранении информации и он принимает решение поручить его разработку подчинённым.

Образец приказа о хранении документов в организации предпринимателя будет выглядеть следующим образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Энергия»

г. Белгород, ул. Восточная 24 ИНН N12345678, ОГРНN1223456

№145 от «13» апреля 2015 г.                                                                                           г. Белгород

ПРИКАЗ N 213

«О хранении документов»

С целью организации оперативного и архивного хранения документации предприятия, в соответствии с ФЗ №125«Об архивном деле в Российской Федерации»

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Ответственным за хранение документов ООО «Энергия» назначить начальника канцелярского отдела Петрову И.И.
  • Поручить Петровой И.И., в срок до 01.05.2015 г. разработать список документов предприятия, которые подлежат обязательному хранению;
  1. Создать экспертную комиссию и назначить её председателем начальника канцелярского отдела Петрову И. И., включить в её состав архивариуса Сидорову С.С., начальника отдела кадров Васильева В.В.
  • Созданной комиссии поручить в срок до 01.05.2015 г. разработать Положение о хранении документов», которое бы определяло порядок учета хранящейся оперативной документации, её передачи в архив предприятия, сроки хранения документов.
  1. Контроль над выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор ООО «Энергия»                                                                         Иванов И.И.

Ознакомлены:

Начальник канцелярского отдела ООО «Энергия»                                           Петрова П.П.

Архивариус ООО «Энергия»                                                                                  Сидорова С.С.

Начальник отдела кадров ООО «Энергия»                                                        Васильев В.В.

После того, как документ будет подписан всеми указанными лицами, он регистрируется в специальном журнале приказов предприятия и так же, как и остальные локальные нормативные акты, хранится в соответствии с разработанным Положением и нормами законодательства.

Для повышения эффективности управленцу стоит указывать сроки исполнения той или иной поставленной задачи в тексте приказа. Это повысит отдачу и усилит организацию труда.

Таким образом, имеющаяся система делопроизводства предприятия призвана решать вопрос не только регистрации всей исходящей и входящей корреспонденции, но и организации должного хранения деловых бумаг как на оперативном, так и на архивном уровне. Кроме этого, управленец закрепляет обязанность за конкретными лицами внутри своего предприятия по ведению учёта и хранению деловой переписки и локальных нормативов. Именно для этой цели создаётся приказ о хранении документов в организации. Важно помнить и об ответственности при утере важных документов. С подобным не захочет столкнуться ни один бизнесмен, поэтому вопрос об организации делопроизводства внутри своего предприятия следует отнести к первоочередным задачам.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (36 голос., средний: 4,80 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>