Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнесаОхрана труда

приказ о назначении ответственного за обработку персональных данныхПри трудоустройстве граждане подписывают соглашение на обработку и использование их персональной информации. В соответствии с действующим законодательством наниматель должен содержать личные сведения подчиненных в сохранности. Чтобы наладить процесс хранения отмеченной информации, управленец должен заблаговременно опубликовать приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных.

Понятие и состав персональных данных

Под персональными данными сотрудников понимается специфическая информация, требуемая нанимателю для полноценного оформления трудовых отношений с подчиненными. Отмеченное положение закреплено в ст. 85 ТК РФ. Обработка рассматриваемых сведений – это совокупность процессов их получения, организации сохранности, комбинирования, передачи и прочих действий, связанных с каким-либо правомерным использованием личной информации о работниках.

В состав персональных сведений входят такие позиции:

  • паспортные данные лица;
  • трудовая книжка или информация из нее;
  • СНИЛС, ИНН, а также реквизиты военного билета (при наличии);
  • информация о дипломе, визирующем образование сотрудника, его специфические навыки и дополнительные курсы подготовки;
  • дополнительные документы, например, выписка от предыдущего нанимателя, справка из фискальной структуры об обеспечении информации об имуществе гражданина, медицинские выписки и проч.;
  • автобиографические сведения;
  • информация о личных обстоятельствах жизни человека, благодаря которым появляется возможность идентифицировать его личность, исходя из ст. 2 ФЗ № 24 в редакции от 10.01.2003г. Например, сведения о семейном положении, родственных связях, наличии судимости, и т.д.;
  • данные о доходах лица.

Общая информация о приказе о назначении ответственного за обработку персональных данных для организации

приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных образецРаспоряжаться персональными сведениями может только сам гражданин. Чтобы обеспечить правомерность использования личной информации о трудоустроенном персонале, наниматель должен получить письменное согласие на обработку рассматриваемых данных. Отмеченное соглашение подписывается каждым работником лично в ходе оформления трудового контракта. Согласие позволяет компании использовать эту конфиденциальную информацию в целях производственной необходимости.

Чаще всего ответственность за сохранность персональных сведений сотрудников накладывается на  инспектора по кадрам (начальника подразделения или отдельного работника). Также ответственным лицом может выступать юрист или секретарь организации. Назначение конкретного субъекта зависит от того, в чьем ведомстве находятся личные дела персонала, их документы и прочие бумаги, касающиеся личностей кадров.

Распоряжение о назначении ответственного субъекта за обработку персональных сведений уместно составлять в свободной форме, так как законодательство не фиксирует унифицированного образца. Однако важно учитывать, что в госструктурах зачастую применяются стандартизированные формуляры. Использование единого шаблона также характерно для тех компаний, которые на локальном уровне закрепили образец приказа. В частности, сведения о бланке должны приводиться в учетной политике предприятия.

Распоряжение оформляется, исходя из стандартных правил заполнения официальной документации. Бумага может составляться вручную, либо же заполняться на компьютере. Второй вариант предпочтителен. Помимо прочего, уместно использовать фирменные бланки с прописанными реквизитами компании.

Рассматриваемый приказ должен визироваться директором предприятия. Если управленца нет на рабочем месте, подпись может проставлять его уполномоченное лицо. Помимо отмеченного, в документе обязательно проставление подписей работников, которые визировали согласия на использование персональных данных.

Порядок оформления приказа о назначении ответственного за обработку персональных данных в 2021 году

Пошаговая инструкция оформления рассматриваемого приказа представляет собой последовательность следующих действий:

  1. В первую очередь необходимо заполнить шапку документа. Рекомендуется применять фирменный бланк, так как вся необходимая информация уже есть в шаблоне. Если же применяется стандартный белый лист, то следует прописать наименование предприятия, название приказа, а также его номер и дату составления.
  2. В основном тексте документа потребуется прописать, какие причины послужили основаниями для составления бумаги. Это обоснует релевантность документа. Уместно сослаться на законодательную норму или локальное положение, имеющее прямое отношение к созданию приказа.
  3. Далее фиксируют непосредственное распоряжение о назначении ответственного субъекта. При этом прописывают подразделение, где трудится субъект, его должность и ФИО.
  4. Затем в виде краткого перечня следует привести все основные функции ответственного субъекта (также уместно сослаться на должностную инструкцию конкретной должности). Помимо отмеченного, вносятся данные о сотруднике (ФИО и должность), которого следует считать заместителем ответственного субъекта, в периоды отсутствия последнего.
  5. В завершение составления распоряжения важно сделать приписку, в соответствии с которой контроль над реализацией рассматриваемого документа возлагается на административного работника (управленца, его зама и т.д.). Нередко прописывается: «Исполнение приказа оставляю за собой». Это означает, что руководитель сам несет ответственность за донесение информации до ответственных лиц.
  6. В самом конце приказа следует проставить подписи всех субъектов, отмеченных в документе. В отдельном регистре также отмечаются визы работников компании, которые давали свое согласие на обработку персональных сведений.

Особенности хранения приказа о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных

приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данныхВсе распоряжения, публикуемые от имени начальства, должны проходить внутреннюю регистрацию. С этой целью ведется специальный журнал-регистр, куда вносится номер распоряжения, его название и дата публикации. Чаще всего такой регистр хранится у юриста, начальника кадрового подразделения, секретаря или иного субъекта, назначенного ответственным за ведение документа.

Условия сохранности распоряжения о назначении ответственного субъекта за обработку личной информации персонала стандартные. Подписанный и зарегистрированный документ подшивается в специальную папку, в которой должен храниться весь период действия. После того, как актуальность документа завершится, его следует передать в архив, после чего, по истечению срока хранения в архиве, утилизировать на основании приказа директора.

Заключение

Таким образом, распоряжение о назначении ответственного субъекта за обработку персональных сведений разрабатывается на локальном уровне. Нанимателю необходимо позаботиться о заблаговременной публикации бумаги во избежание дальнейших трудностей с регламентацией трудовой деятельности.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (33 голос., средний: 4,20 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>