Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Основной документ, отражающий информацию о трудовом (страховом) стаже человека, то есть трудовая книжка, обычно заполняется кадровым сотрудником компании. Полномочия для таких действий прописываются в трудовом соглашении, должностной инструкции. В дополнение к этому нужно издать локальное распоряжение, закрепляющее ответственность. В статье описывается такая процедура, а также приводится образец приказа.

Кого и как можно назначить ответственным за ведение трудовых книжек

Такой документ, как трудовая книжка, регулируется ст. 66 Трудовым кодексом РФ, но нюансы хранения оговорены отдельными Правилами, утверждёнными Постановлением Правительства N 225. Нормативный акт указывает на обязанность руководства компании наладить внутри предприятия работу с трудовыми книжками (далее – ТК) сотрудников.

Документ устанавливает ответственность работодателя в целом. Но п. 45 говорит о персональной ответственности сотрудника, которому вменена обязанность работы с ТК.

Это говорит о том, что управленцу нужно издать внутренний документ, который бы закреплял конкретного сотрудника за данным видом работы. Обычно этим занимается отдел кадров. Соответственно, документ лучше составить на начальника этого подразделения, т.к. сотрудник выполняет организационно-распорядительную деятельность.

Ещё на этапе собеседования стороны оговаривают обязанности, связанные с кадровым делопроизводством, где так или иначе должно фигурировать взаимодействие с ТК. Отдельные действия прописываются в соглашении или ДИ.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек нужен как формальное закрепление обязанностей за конкретным работником, которого при случае можно привлечь к ответу за неправомерное отношение к работе с ТК.

Как составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Законодатель не установил обязательную форму документа, поэтому разработать бланк должен работодатель. При формировании бланка нужно ориентироваться на локальные акты компании, включая положение о делопроизводстве.

Приказ должен содержать:

  • Название компании. Если приказ выполняется на фирменном бланке, то этот пункт не понадобится. «Шапка» также должна содержать ИНН, ОГРН, КПП и другие коды компании, номер телефона, адрес и т.д.
  • Поле для регистрации. Расположено в левой части листа, а в противоположной – населённый пункт, где находится офис предприятия.
  • Заголовок, преамбула. Последняя содержит основания для составления приказа. В данном случае это необходимость выполнения п. 45 Правил, утверждённых Постановлением № 225.
  • Основной текст. В приказной форме, по пунктам, вменяется ответственность с указанием Ф.И.О., должности, структурного подразделения. Этим или следующим пунктом рекомендуется указать замещающего работника на случай отпуска или болезни основного лица.
  • Резолютивная часть. Согласие с решением компании ответственный сотрудник выражает письменно и ставит личную подпись напротив фамилии. Те же действия должны выполняться и нанимателем.

Документ оформляется в одном экземпляре. При желании сотруднику выдаётся ксерокопия.

Образец приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Перечисленные нормы оформления стоит разобрать более подробно. В нижеуказанном образце управленец назначает ответственным лицом начальника отдела кадров. Когда он уйдёт отдыхать или заболеет, то отвечать за сохранность ТК временно будет инспектор.

Образец приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек:

Общество с ограниченной ответственностью «Кинешма ЛТД»

123456, г. Кинешма, ул. Примерная 1, ИНН 123456789,

ОГРН 987654321, КПП 123456

17 апреля 2018 г.                                                                                                                г. Кинешма

ПРИКАЗ №123

«О назначении ответственного лица

за работу с трудовыми книжками работников

ООО «Кинешма ЛТД»»

Во исполнение требований п.45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённых Постановлением Правительства Российской Федерации N225 от 16.04.2003 г.,

ПРИКАЗЫВАЮ:

  • Назначить начальника отдела кадров ООО «Кинешма ЛТД» Иванова Ивана Ивановича ответственным за ведение, учёт, хранение, выдачу трудовых книжек работников ООО «Кинешма ЛТД».
  • В случае отпуска, болезни, командировки Иванова И.И., назначить ответственной старшего инспектора отдела кадров ООО «Кинешма ЛТД» Сидорову Светлану Сергеевну;
  • Приказ вступает в силу с момента подписания;
  • Контроль выполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ООО «Кинешма ЛТД»                                                               Петров П.П.

Ознакомлены:

17.04.2017 г.                                                                                                            Иванов И.И.

                                                                                                                                  Сидорова С.С.

Документ обретёт юридическую силу при условии соответствия актуальному законодательству, наличия подписей и факта регистрации в журнале приказов. С этого момента кадровый инспектор должен выполнять приказ и нести ответственность за каждое действие с трудовыми книжками.

Отмечается, что для правомерности действий нужно опираться на наличие существующих оснований, подтверждённых документально. К примеру, перед тем как вносить в ТК запись о применении взыскания, нужно убедиться, что издан соответствующий приказ.

Если работник потеряет или испортит документ, за который несёт ответственность, то за этим может следовать штраф, определенный ст.5.27 КоАП РФ.

Работник компании, обнаружив нарушение в оформлении ТК, может пожаловаться в трудовую инспекцию. Итогом проверки может стать предписание с теми же штрафными санкциями.

Известно, что с 1 января 2020 года российские организации могут перейти на целиком электронный формат ведения трудовых книжек. В настоящее время Правительством ведётся работа над соответствующим проектом закона. Изменится ли порядок назначения ответственных лиц, нужно ли будет менять содержание приказов? Ответы на эти вопросы станут известны ближе к концу 2019 года.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (29 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
COMMENT_ADD_TEXT
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>