Приказ о возмещении расходов сотруднику

Иногда обстоятельства складываются так, что работник, находясь в командировке, вынужден тратить деньги из своего кармана на цели предприятия. Компания, в свою очередь, временно находится в долгу перед ним. Чтобы решить все финансовые вопросы, руководство или назначенное им лицо составляет приказ о возмещении расходов сотруднику по образцу.

Что из расходов подлежит возмещению работнику

Регулирование данного вопроса осуществляется в рамках положений статей ТК РФ. Согласно им, компенсации сотруднику в обязательной форме подлежат такие расходы:

• Связанные с затратами на транспортные услуги (при задействовании личного средства передвижения, заключении договора аренды на машину, использовании такси или общественного транспорта);
• Затраты на удовлетворение первичных потребностей, в частности, питание;
• Потраченная сумма на поиск и съем жилплощади на время командировки;
• Средства на оплату дополнительных потребностей, обусловленных особенностями рабочего процесса (обмен валют, интернет и мобильная связь, заказ материалов).

В каких случаях возмещают расходы

Перед планированием командировки предприятию необходимо ознакомиться с актуальной информацией о порядке ее организации и финансирования.

Основным правилом, согласно законодательству, остается сохранение в период отсутствия командируемого заработной платы и должности на прежнем уровне.

Возмещение средств работнику установлено в следующих ситуациях:

• Лицо потратило на осуществление командировки собственные ресурсы;
• Сотрудник оплатил услуга заранее, а поездка отменилась;
• Компания закрыла проект в день планируемого отъезда.

Что представляет собой приказ о возмещении средств

Когда решение об отмене командировки по той или иной причине официально принято, руководство составляет соответствующий приказ.

Он является нормативным документом компании, поясняющий, чем подкрепляется решение о возмещении средств. Акт скрепляется подписью генерального директора, не имеет обратной силы и выступает в качестве:

• аргумента для предприятия или сотрудника в случае возникновения судебных разбирательств;
• условия сохранения социальных гарантий работников;
• приложения к документации проектов или сделок;
• подтверждения трудовых прав должностного лица.

Приказ о возмещении расходов: образец

Однозначных требований к форме акта не предусмотрено, поскольку на высшем уровне не разработан единый вариант составления. Поэтому документ формируют на базе практики работы с таким типом бланков или по аналогии с подобными примерами.

Составитель обязательно указывает следующие данные:

• Полное наименование организации с юридическим статусом;
• Фактический адрес;
• Ф.И.О. гендиректора или его заместителя;
• Название по центру и регистрационный номер акта;
• Дата составления;
• Основание возмещения со ссылкой на статьи ТК РФ;
• Краткое содержание административного решения;
• Сумма;
• Ф.И.О. лиц, которым полагается возмещение, и их должность;
• Подпись директора и должностных лиц, ознакомленных с приказом.

На что обратить внимание при составлении приказа о возмещении расходов сотруднику

Существует несколько базовых рекомендаций по правильному оформлению приказа о возмещении расходов сотруднику, которых нужно придерживаться должностному лицу в процессе составления. Ключевые из них:

• Печать на листе формата А4 белого цвета;
• Все числа в документе — арабские;
• Сумма компенсации прописывается цифрами, а в скобках – словами;
• Без подписи гендиректора или уполномоченного лица акт недействителен;
• Составлять грамотно, не допускать наличие грубых ошибок;
• Запрещено вносить правки ручкой;
• При возникновении вопросов целесообразно обратиться к юридическому отделу.

Особенности хранения приказа о возмещении расходов

Приказ о возмещении расходов сотруднику за проезд, а также по другим статьям хранится:

• 5 лет (если общий период командировки не превышал 10 дней, она состоялась, носила международный характер);
• 75 лет (период составлял до 60 дней, поездка осуществлялась не только за рубеж, но и внутри страны).

Возмещение расходов сотруднику – важный процесс работы, без которого сложно представить слаженные отношения между ним и работодателем. Рассмотренный приказ является эффективным инструментом защиты денежных прав коллектива.

С этим читают

С этим читают

Приказ об утверждении положения о командировках

Приказ о выдаче медицинских масок сотрудникам

Приказ об изменении оклада: образец

Книга учёта доходов и расходов (КУДИР) – что это

Автор: Самойлова Татьяна

(34 голос., средний: 4,10 из 5)

Загрузка...