Приказ о возмещении расходов сотруднику
Оглавление:
1. Что из расходов подлежит возмещению работнику
2. В каких случаях возмещают расходы
3. Что представляет собой приказ о возмещении средств
4. риказ о возмещении расходов: образец
5. На что обратить внимание при составлении приказа о возмещении расходов сотруднику
6. Особенности хранения приказа о возмещении расходов
Что из расходов подлежит возмещению работнику
Регулирование данного вопроса осуществляется в рамках положений статей ТК РФ. Согласно им, компенсации сотруднику в обязательной форме подлежат такие расходы:
- Связанные с затратами на транспортные услуги (при задействовании личного средства передвижения, заключении договора аренды на машину, использовании такси или общественного транспорта);
- Затраты на удовлетворение первичных потребностей, в частности, питание;
- Потраченная сумма на поиск и съем жилплощади на время командировки;
- Средства на оплату дополнительных потребностей, обусловленных особенностями рабочего процесса (обмен валют, интернет и мобильная связь, заказ материалов).
В каких случаях возмещают расходы
Перед планированием командировки предприятию необходимо ознакомиться с актуальной информацией о порядке ее организации и финансирования.
Основным правилом, согласно законодательству, остается сохранение в период отсутствия командируемого заработной платы и должности на прежнем уровне.
Возмещение средств работнику установлено в следующих ситуациях:
- Лицо потратило на осуществление командировки собственные ресурсы;
- Сотрудник оплатил услуга заранее, а поездка отменилась;
- Компания закрыла проект в день планируемого отъезда.
Что представляет собой приказ о возмещении средств
Когда решение об отмене командировки по той или иной причине официально принято, руководство составляет соответствующий приказ.
Он является нормативным документом компании, поясняющий, чем подкрепляется решение о возмещении средств. Акт скрепляется подписью генерального директора, не имеет обратной силы и выступает в качестве:
аргумента для предприятия или сотрудника в случае возникновения судебных разбирательств;- условия сохранения социальных гарантий работников;
- приложения к документации проектов или сделок;
- подтверждения трудовых прав должностного лица.
Приказ о возмещении расходов: образец
Однозначных требований к форме акта не предусмотрено, поскольку на высшем уровне не разработан единый вариант составления. Поэтому документ формируют на базе практики работы с таким типом бланков или по аналогии с подобными примерами.
Составитель обязательно указывает следующие данные:
- Полное наименование организации с юридическим статусом;
- Фактический адрес;
- Ф.И.О. гендиректора или его заместителя;
- Название по центру и регистрационный номер акта;
- Дата составления;
- Основание возмещения со ссылкой на статьи ТК РФ;
- Краткое содержание административного решения;
- Сумма;
- Ф.И.О. лиц, которым полагается возмещение, и их должность;
- Подпись директора и должностных лиц, ознакомленных с приказом.
На что обратить внимание при составлении приказа о возмещении расходов сотруднику
Существует несколько базовых рекомендаций по правильному оформлению приказа о возмещении расходов сотруднику, которых нужно придерживаться должностному лицу в процессе составления. Ключевые из них:
Печать на листе формата А4 белого цвета;- Все числа в документе — арабские;
- Сумма компенсации прописывается цифрами, а в скобках – словами;
- Без подписи гендиректора или уполномоченного лица акт недействителен;
- Составлять грамотно, не допускать наличие грубых ошибок;
- Запрещено вносить правки ручкой;
- При возникновении вопросов целесообразно обратиться к юридическому отделу.
Особенности хранения приказа о возмещении расходов
Приказ о возмещении расходов сотруднику за проезд, а также по другим статьям хранится:
- 5 лет (если общий период командировки не превышал 10 дней, она состоялась, носила международный характер);
- 75 лет (период составлял до 60 дней, поездка осуществлялась не только за рубеж, но и внутри страны).
Возмещение расходов сотруднику – важный процесс работы, без которого сложно представить слаженные отношения между ним и работодателем. Рассмотренный приказ является эффективным инструментом защиты денежных прав коллектива.