Приказ об утверждении формы приказа

В рамках своей деятельности руководитель компании регулярно сталкивается с необходимостью публикации различных приказов. Посредством подобных распоряжений подчиненные наделяются теми или иными полномочиями, визируются определенные события, а также фиксируются указания к действиям. Однако для правомерности рассматриваемых приказов в компании должен быть документ, подтверждающий их юридическую силу. В частности, управленцу в первую очередь необходимо утвердить форму приказов своим распоряжением, после чего публикуемые документы приобретают соответствующий юридический статус.

Общая информация о приказе об утверждении формы приказов

Все компании обязаны документально фиксировать хозяйственные операции, происходящие в процессе трудовой деятельности. Так, наниматели могут применять в своей практике два вида форм документов: регламентированные законодательством и самостоятельно разработанные бланки, чьи формы фиксируются в локальных нормативах.

В частности, до 01.01.2013г. все компании были обязаны оформлять стандартные процедуры (трудоустройство, снятие с должности, оформление отпуска или больничного и проч.), используя при этом унифицированные формы приказов, утвержденные Госкомстатом. Однако ФЗ № 402 от 06.12.2011г. в новой редакции дал право нанимателям применять самостоятельно разработанные образцы документов.

Законодательно запрещено дорабатывать только бланки кассовых бумаг, например, платежных ведомостей, ордеров, кассовых книг. Иные формы наниматели вправе самостоятельно дополнять любой информацией, если это необходимо и удобно для конкретной компании.

Формы основных документов, используемых в ходе рабочей деятельности, утверждены Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004г. Все бланки, входящие в данный список, имеют свои реквизиты, наименование и кодировку (например, форма Т-1, Т-2 и т.д.).

Однако исключением из рассматриваемого правила являются государственные учреждения, которые должны использовать только регламентированные законодательством формы документации. При этом обозначенное правило характерно для любых ситуаций. Государственные компании не вправе редактировать бланки бумаг. Однако в случае, когда для конкретных обстоятельств не имеется законодательно унифицированного образца, госструктура вправе использовать самостоятельно разработанный шаблон.

Компания, которая разрабатывает бланки первичной и иной кадровой документации самостоятельно, получает возможность использовать более удобные и приспособленные к конкретным производственным запросам документы. Однако чтобы данные образцы имели полную юридическую силу, управленец должен изначально опубликовать распоряжение, в соответствии с которым тот или иной бланк, разработанный или доработанный в компании, является официальным. В обстоятельствах, когда наниматель считает, что унифицированные бланки полностью соответствуют требованиям своего производства, то необходимо публиковать другое распоряжение – о том, что кадровый и бухгалтерский учет на предприятии ведется с использованием образцов, утвержденных конкретным положением Госкомстата.

Порядок оформления приказа об утверждении формы документов

Приказ об утверждении формы приказов по кадрам составляется только в том случае, когда бланки, планируемые к использованию на практике, прошли необходимые этапы согласования и полностью готовы к применению.

Составление распоряжения об утверждении форм приказов осуществляется с учетом таких необходимых реквизитов:

  1. Информация о нанимателе. Необходимо прописать полное название компании, ее расположение, а также нужные коды (КПП, ОКПО и ИНН). Вместо указания данных сведений также уместно использование фирменного бланка предприятия, на котором уже содержатся нужные данные.
  2. Номер приказа, а также его наименование. Под заголовком необходимо фиксировать, где и когда был оформлен документ, а также его номер для регистрации в кадровом подразделении. По центру листа указывается слово «Приказ» или формулировка: «Приказываю».
  3. Основной текст, в котором приводятся все наименования документов, чьи бланки утверждаются данным распоряжением. Уместно составить список с полными названиями каждой внедряемой формы бумаги, либо сослаться на приложения к настоящему приказу, в которых будут приведены непосредственно формы документов. В обстоятельствах, когда актуален второй вариант, необходимо дополнить составляемое распоряжение об утверждении бланков кадровых бумаг информацией о прилагаемых документах и обозначить их количество.
  4. Дата, с которой внедряемые бланки получают полноправный статус документации. Уместно обозначить конкретную дату, но также правомерно отметить, что все бланки становятся актуальными с момента публикации данного распоряжения.
  5. Сотрудники, которые выступают ответственными субъектами за ознакомление персонала предприятия (в частности, руководителей подразделений и их подчиненных) с нововведениями. При этом необходимо не только указать имена и должности ответственных лиц, но также отметить, что процедура ознакомления должна осуществляться под подпись.
С целью экономии времени и сокращения документооборота, рекомендуется составление единого приказа для утверждения всех вводимых форм кадровых документов. В дальнейшем уместно публиковать дополнительные распоряжения, если перечень применяемых на практике документов будет пополняться.

Также необходимо подчеркнуть, что утвердить бланки кадровой документации уместно приложением к Учетной политике предприятия. Это позволит избежать бумажной волокиты с оформлением дополнительных распоряжений управленца и распространением соответствующей информации.

Нюансы составления и визирования приказа об утверждении формы приказов

Бланки, внедряемые в деятельность предприятия, могут стать правомерными только после проставления визы управленца предприятия на распоряжении об утверждении форм кадровых документов.

С 2015 года компании не обязаны иметь штамп для утверждения каких-либо бумаг. Однако те предприятия, у которых есть печать, тем не менее, должны ее ставить на рассматриваемом распоряжении. Аналогичные требования касаются и частных предпринимателей – они также не должны использовать печать в своей деятельности, если не оформляли ее.

Помимо прочего, уместно рассмотреть, какие наиболее типичные и распространенные ошибки допускают субъекты при составлении приказа об утверждении формы приказов:

  • неверное указание наименования компании, отсутствие банковских реквизитов в шапке или на фирменном бланке;
  • неверное указание даты составления документа;
  • неполный перечень внедряемых кадровых бланков;
  • отсутствие указания должностей ответственных лиц, а также расшифровок подписей;
  • внесение правок ручкой другого цвета или карандашом;
  • в случае составления распоряжения от руки, − неразборчивый почерк;
  • орфографические ошибки.

Таким образом, приказ об утверждении формы приказов необходим для официального внедрения ряда бланков в производственную деятельность компании, в частности, в ее документооборот. Нанимателям рекомендуется заранее ознакомиться с образцом данной бумаги с целью недопущения ошибок.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (9 голос., средний: 4,10 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>