Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Без оформления документов не обходится ни один факт хозяйственной деятельности предприятие. Чтобы организовать деловое общение, систематизировать локальные акты, а также сформировать типовые формы, управленец использует положение о делопроизводстве. Однако, прежде чем прибегать к этому локальному акту, нужно его утвердить. В статье будет рассмотрен этот процесс, а также приведён образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству.

В чём заключается организация делопроизводства предприятия, нормативное регулирование

Распространено мнение, что такой вид документа, как инструкция по делопроизводству, не считается обязательным для каждой компании. И это действительно так. В России действует национальный стандарт управления документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007), который регулирует процессы делопроизводства государственных, коммерческих и общественных организаций. Хотя действие стандарта распространяется на руководителей организаций, но обязанность неукоснительного соблюдения в нем не содержится.

Стандарт будет полезен для разработки и принятия внутренней политики по организации делопроизводства. Опираясь на прописанные требования, а также ст. 8 ТК РФ, управленец может разработать локальный акт, утвердить приказом и ввести на предприятии, что в будущем позволит оптимизировать работу компании.

Принимаемые акты не должны противоречить действующим законам и ухудшать условия труда работников.

Инструкция о делопроизводстве представляет собой локальный акт, регулирующий политику внутреннего и внешнего документооборота. Опираясь на ее положения, работники составляют служебные записки, приказы, распоряжения и прочие бумаги.

Инструкция нужна для:

  • Отладки управленческой деятельности в части оформления, хранения, передачи, уничтожения и других операций с официальным бумагами компании.
  • Упорядочивания передачи информацией между структурными подразделениями предприятия, делового общения с государственными органами, другими компаниями.
  • Защиты интересов сотрудников компании

Документооборот представляет собой постоянный процесс. Соответственно, инструкция должна способствовать непрерывности деловой деятельности, защищать целостность создаваемых документов в течение всего срока действия.

В инструкции должны быть отмечены:

  1. Перечни и образцы заполнения документов для каждого внутреннего и внешнего процесса компании.
  2. Правила оформления, параметры, расположение элементов локальных актов.
  3. Сроки и порядок хранения и утилизации официальных бумаг.
  4. Порядок использования и передачи деловых бумаг как внутри компании, так и вне нее.

Имея среди прочих локальных актов инструкцию по делопроизводству, можно упорядочить или вовсе запретить общение структурных подразделений с внешними организациями. Это актуально, если компания большая и имеет в своем составе несколько филиалов. С практической точки зрения, достаточно обязать работников согласовывать передаваемую корреспонденцию с центральным офисом.

Также к инструкции добавляют образцы составления локальных актов, схемы, оттиски печатей и штампов и др. Однако, одного ее создания будет недостаточно. Для обретения юридической силы документа нужно издать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству. Локальный акт подписывается первым руководителем предприятия.

Как оформить приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Подготовкой бумаги занимается служба делопроизводства предприятия при участии архивариуса, юрисконсульта. В структурных подразделениях положение используется как основной локальный акт, который специалисты будут применять при работе с корреспонденцией.

Нормативная база страны не располагает унифицированной формой такого вида документа. Управленец вправе придерживаться собственных правил, соответствующих внутренней политике и не противоречащих закону.

Приказ может издаваться на фирменном бланке. Вверху листа пишется полное наименование компании, юридический адрес, регистрационные коды. За этим следует поле для номера в журнале, даты подписания приказа. В правой части листа указывается название населённого пункта, где расположена компания.

Документ озаглавливается словом «ПРИКАЗ», далее пишется преамбула. Здесь исполнитель указывает основания для издания. В рассматриваемом случае таковым выступит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. На момент публикации статьи нормативная база страны могла претерпеть изменений, в связи с этим исполнителю стоит проверить официальные источники информации и привести проект в соответствие с правками.

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Содержание приказа должно обязывать выполнять правила обращения с официальными документами. Такая задача возлагается на начальников структурных подразделений. Также одно из условий полноценной работы документа  – осведомлённость о нем сотрудников. После подписания генеральным директором приказ регистрируется в журнале, а после этого исполнитель приступает к ознакомлению с ним. Создаётся копия для каждого руководителя структурных подразделений. К ней прилагается лист визирования, где сотрудники ставят личную подпись, а также дату прочтения.

После этого документы с оригиналами подписей передаются в отдел кадров, где хранятся вместе с оригиналом приказа на протяжении срока действия инструкции.

Положение о делопроизводстве также должно быть в списке приложений. Если объём большой, допускается использование локальной сети, где сотрудники смогут получить доступ к положению в любое время.

Если говорить о сроках хранения приказа, то это – тот период, который указан в принимаемом положении.

С учётом рекомендаций по оформлению, образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству будет выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Гамма»

123456, г. Омск, ул. Красная21, ИНН 123456789,

ОГРН 987654321, КПП 123456

№ 1234 от 12июля2017 г.                                                                                                 г. Омск

ПРИКАЗ №123

«Об утверждении инструкции по делопроизводству»

С целью обеспечения порядка ведения делопроизводства ООО «Гамма», руководствуясь ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 утверждённый Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.,

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству ООО «Гамма».
  2. Руководителям структурных подразделений:
  • Обеспечить ведение внутреннего и внешнего документооборота в соответствии с инструкцией.
  • В срок до 01.08.2017 г. довести требования настоящего приказа до ведома подчинённых сотрудников под подпись в прилагаемом листе ознакомления.
  1. Контроль выполнения приказа оставляю за собой.

Приложение: — Лист ознакомления работников ООО «Гамма» с приказом N1234от 12.07.2017 г.;

                        — инструкция по делопроизводству ООО «Гамма»

Генеральный директор ООО «Гамма»                                                                            Иванов И.И.

Проект целесообразно согласовать с начальником отдела делопроизводства компании, юрисконсультом. Важно учитывать, что инструкция утверждается на несколько лет и не предусматривает частое внесение изменений.

Компания, заинтересованная в создании эффективной системы делопроизводства, должна внедрять локальную политику по обращению с документами. Это позитивно влияет на имидж, приводит к единству форм создаваемых локальных актов, служебных записок и других бумаг.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (9 голос., средний: 4,60 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>