Приказ о продлении командировки - скачать образец


Продление командировки — как оформить, образец приказа

Командировки являются рутинной составляющей рабочего процесса. Они оформляются в соответствии с трудовым законодательством. Работник должен своевременно вернуться из поездки и отчитаться о ней. Однако обстоятельства не всегда позволяют окончить командировку точно в срок. Причиной для этого может стать как инициатива руководства, так и форс-мажор. Для того чтобы увеличить ее срок необходим приказ о продлении командировки.

Продление командировки

Командировка сотрудника связана с выполнением служебных обязанностей в местности, удаленной от основного места работы. Для решения производственной задачи, которая служит целью командирования работника, дается определенное количество дней. Иногда обстоятельства складываются таким образом, что запланированного времени не хватает.

Причиной для продления времени командировки может стать:

  • дополнительное поручение руководителя;
  • слишком короткий промежуток времени для выполнения основной задачи;
  • недостаточная компетентность сотрудника, которая привела к нехватке времени на исполнение командировочного поручения;
  • запрос от принимающей стороны о продлении командировки;
  • болезнь командированного сотрудника;
  • задержка транспорта или невозможность взять билеты;
  • длинные очереди в пункте пропуска на границе, не позволяющие вовремя выехать к месту командировки или вернуться на работу;
  • чрезвычайные происшествия природного или техногенного характера.

Например, сотрудник был направлен в дочернюю организацию для обучения персонала обращению с новым оборудованием. На проведение мероприятий ему была отведена неделя. Однако из-за урагана в городе, где он находился в командировке, отсутствовало электричество и своевременно обучить рабочих он не смог.

Руководитель принимающей стороны пишет ходатайство о продлении срока командировки приглашенного сотрудника до выполнения всей программы обучения.

Например, письмо может быть следующего содержания:

«Уважаемый Мирослав Никанорович! Просим Вас продлить срок командирования главного механика ЗАО «Технотест» Никодимова Д. Г. в ООО «Министрим» на четыре дня до 07.05.2018. В связи с неблагоприятным природным явлением на предприятии сложилась чрезвычайная ситуация, выразившаяся в отключении электроэнергии на длительный срок. Из-за этого обстоятельства не было возможности провести запланированное обучение обращению с новым оборудованием всех сотрудников ООО «Министрим». Дополнительные дни проживания в нашем общежитии Никодимову Д. Г. будут предоставлены за счет нашей фирмы».

После получения такого рода запроса, в организации, которая направила сотрудника, оформляют продление командировки.

Если увеличение срока командирования сотрудника, связано с форс-мажорными обстоятельствами или недостаточностью времени на выполнение поручения, то он должен уведомить руководство, направившей его организации о случившемся и попросить дополнительные дни для завершения запланированного задания.

Например, работник попал в больницу во время командировки. Об этом факте он ставит в известность свое непосредственное руководство, путем звонка по телефону. После прохождения лечения, решается вопрос об актуальности выполнения командировочного задания и необходимости увеличения командировки на пропущенные из-за болезни дни.

В этом случае, основанием для принятия решения о продлении пребывания работника по месту командирования будет больничный лист и служебная записка непосредственного начальника, заболевшего сотрудника, об актуальности выполнения производственного задания в месте командирования.

Для продления срока командирования сотрудника, необходимо выполнить определенную процедуру.

При этом следует учесть, что все необходимые документы оформляют по новой, а не вносят изменения в изданный ранее приказ о направлении работника в командировку.

Продление командировки, как оформить

Процедура состоит в составлении документов, обосновывающих необходимость увеличения командировочных дней, согласии руководства на продление, подготовки, подписания соответствующего приказа и доплате командировочных расходов сотрудника.

В любой организации должно быть разработано положение о командировании сотрудников, в котором прописывают и процедуру оформления дополнительных командировочных дней.

Для начала увеличение командировки согласовывают с руководством компании. Для этого сам сотрудник или его непосредственный начальник оформляет докладную (служебную) записку на имя руководства, где указывает основание для дополнительных дней и предполагаемую дату окончания командировки.

Например, текст документа может быть следующим:

«Менеджер Капитонов А. Г. сообщил по телефону, что авиарейс Москва — Минск задерживается на неопределенное время, в связи с неблагоприятными погодными условиями в аэропорту вылета. Им принято решение возвращаться из командировки на железнодорожном транспорте. В связи со сложившимися обстоятельствами необходимо продлить время командировки на два дня до 02.05.2018. Начальник отдела снабжения Миронов М. Х.».

Данную служебную записку рассматривает руководитель компании и проставляет резолюцию.

Например, «Не возражаю, департаменту кадровой политики подготовить приказ о продлении срока командировки, в связи с задержкой рейса. Службе бухгалтерского учета произвести расчет с Капитоновым А. Г. за дополнительные дни и оплатить разницу в билетах».

На основании служебной записки и распоряжения руководства кадровая служба готовит приказ о продлении срока командировки.

Приказ о продлении срока командировки

Общеустановленной формы этого документа нет. Его оформляют либо в свободной форме с соблюдением правил делового документооборота, либо по установленному в организации образцу.

В названии этого документа указывают слово «приказ» и пишут, о чем он.

Например, «приказ о продлении срока командировки, в связи с производственной необходимостью».

В самом тексте указывают основание, например, «На основании служебной записки начальника транспортного цеха Селифонтова П. Л. о необходимости выполнения дополнительных ремонтных работ на автомобиле Volkswagen гос. номер 11111, в сервисном центре г. Самары и задержки из-за этих обстоятельств выезда водителя Симиновича Н. И., приказываю».

Далее в документе прописывают, на сколько дней продляется командировка, и дают поручение бухгалтерам сделать доплату.

Например, «1. продлить командировку водителя Симиновича Н. И. в г. Самару на два дня до 03.06.2018.

2.Поручить главному бухгалтеру Макромовой З. П., произвести перерасчет и перечисление аванса на командировочные расходы, и оплату проживания с учетом двух дополнительных дней командировки».

После подписания приказа руководителем компании, он регистрируется и передается командированному сотруднику для ознакомления.

В большинстве случаев, работник не может отказаться от увеличения срока командировки, Законодательство предусматривает только его информирование.

Сделать это можно путем передачи оформленного приказа по факсу или сканированного документа по электронной почте.

Подтверждением ознакомления может служить также переданное по факсу или через интернет сообщение в свободной форме с подписью сотрудника. Например, «с текстом приказа о продлении срока командирования ознакомлен. Дата и подпись работника с расшифровкой».

Согласие на продление командировки

Однако в трудовом законодательстве сделано исключение для некоторых категорий сотрудников. Кроме ознакомления с текстом приказа, требуется их информированное согласие на увеличение срока командирования. Это те же категории, чье согласие требуется для направления в командировку (ТК РФ, ст. 259):

  • женщины, у которых есть дети младше трех лет;
  • одинокие родители, имеющие детей до пяти лет;
  • лица, воспитывающие ребенка с установленной медицинскими документами инвалидностью;
  • сотрудники, ухаживающие за больными родственниками.

Помимо письменного согласия с продлением командировки, эти категории работников также уведомляются об установленной законодательством возможности отказа от увеличения срока командирования без объяснения причин.

В таком случае дополнительно потребуется оформить и передать с ознакомлением и согласие либо отказ от продления командировки.

Например, по факсу или в электронном виде кадровая служба передает такому работнику приказ о продлении срока командирования и дополнительно оформленное уведомление о возможности отказа от увеличения дней пребывания в пункте командировки.

Это может быть, как отдельный документ, так и запись в конце приказа.

Например, «С приказом ознакомлен менеджер Макаров Ю. С., о возможности отказаться от продления командировки, по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством уведомлен».

Взамен тем же путем сотрудник передает свое согласие или отказ.

Например, «С приказом о продлении командировки ознакомлена. На увеличение дней пребывания в ней согласна. Дата и подпись с расшифровкой».

Или «С приказом о продлении командировки ознакомлен. В соответствии со ст. 259 Трудового кодекса, как одинокий родитель ребенка-инвалида, отказываюсь от дальнейшего нахождения в ней, сверх времени, установленного первоначальным приказом. Дата и подпись».

Оплата дополнительных расходов, в связи с продлением командировки

Перед отбытием в командировку работник получает авансом деньги на расходы, связанные с поездкой.

В них могут входить:

  • суточные, в установленном законодательством размере;
  • оплата проживания;
  • стоимость проезда к месту командировки и обратно;
  • деньги, необходимые для оплаты дополнительных расходов, связанных с целью поездки (представительские нужды).
При отправлении в командировку, часть расходов может не учитываться в авансе, например, при оплате со счета компании за проживания в гостинице.

При продлении командировки, сотруднику должны в обязательном порядке перечислить суточные. Остальные расходы могут быть также оформлены как аванс, либо перечислены после прибытия к месту работы, на основании отчета работника о командировке.

Если время командирования работника, приходится на дни выплаты зарплаты, премии или иного вида основного заработка, ему должны быть переданы эти деньги.

Кроме того, при продлении командировки из-за болезни сотрудника, он может передать по почте больничный лист, который должен быть оплачен сразу после получения.

Еще одним из дополнительных расходов, которые связаны с увеличением срока пребывания в командировке, может быть разница в стоимости первоначально заказанного проездного документа и цены вновь приобретенного билета. Эти деньги возмещаются сотруднику после прибытия к месту работы и заполнения отчета о поездке.

За исключением суточных на командировку, остальные расходы сотрудника в дополнительные дни командирования могут быть оплачены после составления и согласования руководством авансового отчета.

Командирование сотрудников для выполнения служебных обязанностей в другом населенном пункте является обычной практикой в деятельности любой организации. Иногда обстоятельства складываются таким образом, что выполнить поручения руководства в срок или вовремя вернуться из поездки работник не может. В этом случае, на основании докладной записки работника или его непосредственного начальства может быть увеличен срок пребывания в командировке. Процедура оформления дополнительных дней аналогична отправке сотрудника в деловую поездку, при этом необходимо заново издать приказ о продлении срока командировки и доплате работнику за увеличение срока пребывания в ней. В некоторых случаях, кроме ознакомления с приказом о продлении, необходимо также взять согласие у сотрудника на увеличение срока командирования.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (14 голос., средний: 4,90 из 5)
Загрузка...
Поделиться:
Обсуждение (1)
  1. Раиса:

    Вот и мне как-то продлевали командировку, правильно, потом по прибытию все расходы компенсировали, только не забывайте, что обязательно нужно привести отчетные документы, что и куда Вы тратили, тогда все будет без проблем!

Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>