Протокол совещания: образец

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Независимо от специфики профессиональной деятельности в учреждении или на предприятии периодически проводятся совещания. На них поднимаются производственные вопросы, принимаются важные решения. Именно на совещаниях определяется направление развития и определяется дальнейшая бизнес-стратегия.

Что такое протокол совещания

Иногда протокол не ведется, что не рассматривается как нарушение законодательства. Администрация имеет право самостоятельно определять, какие конкретно совещания требуют ведения протокола.

Если же принимается решение о ведении протокола, тот он должен оформляться по установленному образцу. Это документ, в котором должны быть отражены все события, имеющие место на совещании.

Он не относится к обязательным документам. Но иногда бывает действительно нужен. Его базовая задача состоит в обеспечении письменной фиксации основных моментов.

В образце протокола совещаний должны быть отражены:

  • поднимаемые вопросы производственного или административного характера;
  • предлагаемые решения;
  • внесенные предложения;
  • сделанные выводы.

Как правило, протокол актуален при проведении встреч с партнерами по бизнесу, с представителями госучреждений или других организаций. Чем более детально ведется протокол, тем он будет полезнее.

Фиксация событий, происходящих на совещании, может вестись техническими средствами. Но в последствие протокол все равно составляется.

Он подписывается секретарем и председателем собрания.

С данным документов очень схож (и по форме, и по содержанию) протокол собрания. Отличие — в характере мероприятия. На совещании присутствуют только ответственные лица, что указывается в протоколе. На собрании же может находиться весь штат компании, что также отражается в протоколе.

Соответственно, собрание длится дольше. Для протоколирования рекомендуется использовать записывающие средства, чтобы позже можно было составить полноценный протокол. При этом подробные высказывания не требуется отражать. Протоколирование сводится к перечню вопросов и результатов голосования по ним.

Кто должен оформлять протокол

Корпоративные совещания имеют длительную подготовку. Обычно ею занимается специально назначенный человек.

В его обязанности входит:

  • составление перечня вопросов, подлежащих рассмотрению;
  • проведение подготовительных мероприятий (вплоть до обеспечения технического сопровождения совещания: подготовка микрофонов, интерактивного экрана и т. д.);
  • уведомление всех предполагаемых участников.

Грамотное ведение совещания предполагает также выборы председателя, который пошагово ведет совещание — от оглашения повестки до проведения голосования (если таковое проводится).

Кроме того, на подготовительном этапе может быть назначен человек, ведущий протокол. Желательно, чтобы это был член коллектива, имеющий навыки по написания протоколирующих документов. Если же назначается новичок в этом вопросе, то предварительно с ним проводится инструктаж ведения протокола.

В то же время на многих предприятиях никого не назначают специально для выполнения данной работы. Часто она является обязанностью секретаря.

Как вести протокол совещания

Унифицированной формы, единого образца протокола совещания не предусмотрено. Он составляется в произвольной форме. Часто используется корпоративный шаблон, который существенно облегчает задачу ответственному лицу за его ведение.

В протоколе должны быть отражены следующие моменты:

  • номер и дата создания документа;
  • полное юридическое название предприятия или учреждения;
  • физический адрес предприятия или учреждения;
  • перечень лиц, находящихся на совещании с указанием их должностей;
  • сведения о председателе и секретаре;
  • повестка дня;
  • краткая суть всех выступлений по повестке;
  • итоги голосования (если таковое имело место);
  • результат совещания (принятое коллегиальное решение).

Допускается внесение в протокол точного времени начала и завершения совещания. Это придает документу более академичный вид, а сотрудников дисциплинирует.

Иногда в процессе совещания используются разнообразные дополнительные документы. Это также отмечается в протоколе — отдельным пунктом.

Образцы протоколов совещания

Существует несколько форм ведения протокола. Все они актуальны и используются в зависимости от ситуации.

Краткая форма

Данный вариант не предполагает фиксации детального хода событий. Его задача — осветить базовую информацию по факту принятых решений.

К обязательным пунктам относится:

  • название организации;
  • перечень присутствующих;
  • фамилии всех выступавших (они обычно даются списком без раскрытия сути их выступлений);
  • перечень принятых решений;
  • подписи председательствующего и секретаря.

Полная форма

Данная форма предполагает отражение хронологической последовательности событий. Помимо основных пунктов, обязательных для краткой формы протокола, полное протоколирование предполагает изложение фактической сути выступлений присутствующих с раскрытием их позиции по тому или иному вопросу.

Кроме того, в дополнение к пунктам краткого протокола вносится перечень реплик, частных мнений, которые были озвучены.

Стенографическая форма

Объем протокола стенографической формы имеет больший размер. Он формируется на базе стенограммы или диктофонных записей.

Такой документ имеет описательный характер. Главное его отличие — дословная фиксация каждой реплики и выступления.

Содержание и хранение протокола

В большинстве случаев требуется всего один экземпляр протокола. Но если администрации понадобятся копии, то их количество не ограничивается.

Что касается оформления, то для протокола уместно использовать бланк с корпоративной символикой. Использование классического формата А4 не возбраняется.

Не имеет принципиального значения, как заполнен протокол: от руки или отпечатан на компьютере. Печать или штамп также не обязательно ставить.

Протокол хранится с прочей документацией, в которой фиксируются переговоры, заседания и т. д. После передачи его в архив он должен храниться не мене трех лет. По истечении данного срока протокол подвергается утилизации.

Заключение

Какая бы форма ни была выбрана, недопустимо внесение в протокол заведомо недостоверных данных. Запрещается также составление фиктивных протоколов по факту не состоявшегося совещания.

Контролирующие органы имеют право на проверку корпоративной документации. В случае обнаружения нарушений руководство подвергается административному наказанию.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (8 голос., средний: 4,60 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>