Протокол заседания экспертной комиссии

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Протокол заседания экспертной комиссииВ любом учреждении ежедневно составляются разнообразные документы, регламентирующие производственные, административные, социальные вопросы. Со временем их накапливается очень много, поэтому периодически часть документов подлежит сдаче в архив. Другая часть может запрашиваться сторонними организациями и необходимо оценить ее ценность, а также возможность передачи.  Это делается только после проведения соответствующей экспертизы специально созванной комиссии и составления протокола.

Архив компании – в чем значимость

Для любой организации имеет колоссальное значение полноценное, бесперебойное функционирование архива. От сохранности документов, имеющих финансовое или юридическое значение, зависит стабильность предприятия и гарантия социальной защищенности членов коллектива.

В любой момент может понадобиться документ, связанный с договором о поставках, о сбыте продукции или, наоборот, о приеме крупной партии сырья или расходных материалов.

В архиве также хранятся личные дела сотрудников, в которых фиксируются все рабочие моменты и, прежде всего, рабочий стаж. В практике Пенсионного Фонда имеют место случаи, когда для начисления пенсии требовалось поднимать архив личных дел на предприятии, где гражданин работал несколько десятилетий назад.

Всего несколько лет работы в регионах с повышенными коэффициентами надбавки или с особыми способами исчисления стажа могут существенно повлиять на размер пенсии. Однако сделать это можно только в том случае, если работодатель заблаговременно побеспокоился о том, чтобы для работы службы архивирования были созданы достойные условия, а архивисты ответственно выполняли свои обязанности.

Работа в архиве требует профессиональной подготовки. К ней допускаются специалисты с должным уровнем квалификации. Желательно, чтобы это были профессиональные архивисты. В то же время работодатель по своему усмотрению может допустить к обслуживанию архива лиц из состава персонала, которые прошли дополнительную профессиональную подготовку или специальные обучающие курсы.

Экспертная комиссия: чем занимается

Протокол заседания экспертной комиссии образецКогда возникает потребность отправления в государственный архив партии документов, их предварительно систематизируют. Все важные бумаги, подлежащие архивированию, проходят экспертизу, задача которой — установить степень их значимости (ценности для производства).

Кроме того, члены комиссии должны определить грамотность (соответствие установленным образцам) оформления каждого документа, в иных случаях − осуществить выборку бумаг, в принципе имеющих практическое значение, на временное хранение.

Точно так же фиксируется факт комплектования серии важных бумаг, подлежащих уничтожению. Экспертная комиссия должна выяснить, какие документы больше не представляют практической ценности для организации, по каким из них истек срок обязательного хранения.

Кроме того, во время заседания комиссии определяется способ уничтожения «просроченных» документов.

В настоящее время используется два варианта:

  • сжигание в закрытой печи;
  • шредирование.
Способ уничтожения деловых бумаг, изъятых из систематического документооборота предприятия по причине утраты их актуальности, должен гарантировать невозможность частичного или полного восстановления документов.

Также в круг задач входит определение или изменение сроков хранения документов, рассмотрение описей и перечней ценных дел.

По завершении работы комиссии формируется итоговый документ — протокол. В протоколе заседания экспертной комиссии должны найти отражение принятые решения и способы их реализации. Все итоги заседания экспертов фиксируются и заверяются подписями.

В составе комиссии должны быть:

  • Документоведы. Базовый уровень их подготовки предполагает знание основ делопроизводства, а также оформления локальных приказов и актов. Опытные документоведы должны владеть знаниями, касающимися правил хранения документов и обращения с ними. Профессиональный документовед должен быть в курсе актуальных нормативов, определяющих особенности работы в архиве.
  • Любой член из штата компании, который хорошо знаком с содержательной частью документа. Он должен уметь оценивать важность каждой деловой бумаги, имеющей отношение к работе компании.
  • Служащие архива.
  • Специалисты, которых приглашают исходя из конкретной задачи, поставленной работодателем.

Сформированная комиссия занимается подбором документов, которые подлежат архивированию. Если из уже готового архива какие-то документы требуются для текущей работы, их выборкой также занимаются члены экспертной комиссии.

Ее обязанностью также является подготовка бумаг, находящихся в архиве, для которых истек срок актуальности и которые подлежат уничтожению. Все результаты работы данной группы оформляются как протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов.

Если же рабочей группой рассматривался вопрос, связанный с передачей деловых бумаг на хранение, то итог ее работы должен быть оформлен аналогично — в форме протокола заседания.

Решения принимаются голосованием. Причем, детализация позиции каждого голосующего не требуется. Достаточно отразить ее кратко, а также отметить общее решение.

Протокол заседания экспертной комиссии: правила оформления

Федерального единого образца для данного акта не предусмотрено. Обычно используется бланк компании с корпоративной символикой. Фактическое содержание зависит от конкретной ситуации.

Иногда администрация утверждает форму протокола, что подтверждается локальным нормативным документом. В этом случае форма становится обязательной для комиссии. Оформление протокола может быть поручено любому члену экспертной комиссии. Обычно эту обязанность исполняет секретарь, назначенный коллегиальным решением заранее.

Обязательные реквизиты протокола заседания экспертной комиссии по уничтожению документов или по их архивированию:

  1. Протокол заседания экспертной комиссии по архивуДата и время начала заседания.
  2. Место проведения (город, полное юридическое название компании, название структурного подразделения).
  3. Номер (присваивается только в том случае, если заседания проводятся систематически).
  4. Ф.И.О. присутствующих, их и должности.
  5. Ф.И.О. председательствующего.
  6. Ф.И.О. секретаря.
  7. Повестка дня (все пункты повестки перечисляются списком, а затем ниже отображается каждый из них более подробно, но не в формате стенографии; достаточно краткого изложения сути выступлений и событий).
  8. Перечень докладчиков с тезисным отражением их выступлений.
  9. Принятые решения.
  10. Подписи председательствующего и секретаря. Если утвержденная локальным актом форма требует наличия подписей всех членов комиссии, то в протокол они вносятся с расшифровкой.

Иногда в повестку дня вносятся спорные вопросы, по которым участникам не удается прийти к единому мнению. В этом случае в протокол вносится отметка об особенностях мнения каждого выступающего.

Протокол заседания экспертной комиссии: правила хранения

Согласно приказу №236 Росархива от 20.12.2019 (п. 18), протоколы должны храниться в организации вечно. Они отправляются в архив на постоянное хранение спустя год после составления.

В то же время сроки утраты их актуальности и последующего архивирования определяются индивидуально — в зависимости от специфики профессиональной деятельности. Администрация самостоятельно определяет их. Главное, чтобы после передачи протокола (или серии протоколов) в архив, им было обеспечено постоянное хранение.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (14 голос., средний: 4,80 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>