Протокол заседания совета директоров

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Протокол заседания совета директоровЛюбое официальное собрание в трудовых отношениях подразумевает цель найти и принять коллегиальное решение по определенным вопросам. Разумеется, процесс и результаты, достигнутые в ходе заседания, должны фиксироваться. В статье изучаются суть, значение и порядок оформления протокола заседания совета директоров.

Как проводится заседание совета директоров

Прежде всего стоит отметить, что любое общество с ограниченной ответственностью или акционерное общество подразумевает коллегиальное управление бизнесом. Совет директоров при этих формах хозяйственной деятельности представляет собой координирующий, управленческий, совещательный орган, полномочный обсуждать и принимать важные для предприятия решения.

Процедура деятельности совета директоров регламентируется Федеральным законом РФ «Об акционерных обществах». Так, ст. 68 гласит о том, что коллегиальный орган может созываться по инициативе лица (или лиц) указанных в Уставе общества. Это могут быть генеральный директор, члены совета, работники ревизионной комиссии, аудита.

Для принятия решения в рамках совета директоров необходим кворум. Это минимальное количество представителей, правомочных принимать участие. Этот показатель имеет ключевое значение, которое нужно фиксировать документально.

Если на совете не будет присутствовать нужное количество человек, принимаемые решения не повлекут юридической силы. Сложившаяся эпидемиологическая обстановка в мире обусловила поиск альтернатив личному присутствию акционеров на ключевых собраниях. Сегодня есть возможность использовать конференцсвязь для удаленной работы.

Заседание документируется от начала и до конца в специальном протоколе. Об этом гласит ч. 4 ст. 86 упомянутого закона. Отсюда следует, что оформление этого документа обязательно.

Как подготовить протокол заседания совета директоров

Насчёт формы, согласно которой пишется документ закон не уточняет. Однако при этом в ст. 86 есть обязательные элементы, которые должны быть.

Такими являются:

  • Протокол заседания совета директоров образецМесто, где проводится заседание, время. Эти параметры заблаговременно должны быть отражены в соответствующем приказе о проведении совета и полностью им соответствовать.
  • Участники заседания.
  • Повестка дня – перечень проблем, подлежащих обсуждению в рамках совета директоров.
  • Вопросы, вынесенные на голосование. В протоколе фиксируется количество отдавших голос «за», «против», а также воздержавшиеся или не принимающие участие.
  • Итоги заседания – какие решения приняты, результаты голосования.

Документ обычно составляется на листе бумаги формата А4 или на фирменном бланке, если такой предусматривает локальная политика. В «шапке» указывается название предприятия, юридический адрес, форма хозяйственной деятельности, регистрационные коды, телефоны.

Далее следует заголовок и поочередно располагаются упомянутые элементы. Все сокращения должны быть расшифрованы (кроме общепринятых). Протокол ведёт специально назначаемое лицо – секретарь. Сведения об этом работнике указываются в приказе.

Эффективность протокола зависит от того, насколько полно и подробно он ведётся. Каждое выступление участников, числовые значения, любые нештатные ситуации должны получить подробное отражение в документе.

Оформленный документ должен отвечать на следующие вопросы:

  • Когда, где и с какой целью проводилось собрание?
  • Подтвердился ли кворум? Кто из участников не был на собрании.
  • Какова была повестка дня, какие вопросы, предложения обсуждались и кем?
  • Происходило ли голосование? По каким вопросам, каковы итоги волеизъявления участников?
  • Какие решения были приняты, от каких воздержались?

Важной является и резолютивная часть – перечень личных подписей председателя, секретаря, а также иных должностных лиц, закрепленных Уставом.

Образец протокола заседания совета директоров

Работая над оформлением рассматриваемого документ важно помнить о юридическом значении. Протокол, при условии, если был соблюдён кворум, имеются личные подписи, и корректная процедура голосования, оказывает непосредственное влияние на предприятие или отдельных акционеров.

В рамках заседания могут приниматься решения о принятии или исключении из совета определенных членов, которые могут быть несогласными с мнением большинства. Протокол, являющийся юридическим основанием для смещения, может быть обжалован в судебном порядке, поэтому акционер имеет право получить заверенную копию документа после проведения собрания.

Акционер может подать в суд в течение трёх месяцев со дня, когда он узнал об итогах собрания.

Если компания обсудила и приняла решение по вопросам, которые в той или иной степени касаются отсутствующего акционера, то последний может также подать в суд. Это возможно в течение одного месяца с момента уведомления о результатах.

Образец протокола заседания совета директоров ООО и АО фиксируется во внутреннем локальном акте, составленном в соответствии с действующими законами, регламентирующими процесс проведения заседания совета директоров.

Применение и хранение протокола заседания совета директоров

Протокол совета директоровРассматриваемый документ будет нужен впоследствии, после заседания для подготовки приказов, распоряжений, уведомлений отсутствующих участников и иных лиц. Протокол оформляется в одном экземпляре и хранится постоянно, согласно Постановлению ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Иными словами, рассматриваемый документ нельзя уничтожать. Протоколы собраний хранятся в специально отведенном месте, ответственность за сохранение устанавливается приказом конкретному должностному лицу. На протяжении всей деятельности предприятия существует возможность обратиться к тексту протокола в случаях, предусмотренных законом (к примеру, при выемке документов).

Кроме этого, нужно упомянуть и об ответственности за утрату протокола. Так, согласно ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за утрату документов, которые обязано хранить ООО или АО. Случай порчи, пропажи протокола подлежит фиксации и проведению внутренней проверки.

Заключение

Итак, рассмотренный в статье документ является неотъемлемой частью работы юридических лиц. Коллегиальный принцип управления подразумевает согласованность действий и принимаемых решений. Совет директоров, будучи ключевым управленческим органом обеспечивает реализацию данного принципа, поэтому к процедуре фиксации хода заседания, полученных результатов, голосования необходимо отнестись ответственно.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (6 голос., средний: 4,30 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>