Расчетная ведомость по заработной плате

Темы: ДокументыКадрыОплата трудаОрганизация бизнеса

Для первичного учета расчетов по оплате труда персонала применяются различные формы документов. Их вид и наполняемость информацией зависят от ведомственной подчиненности компании, а также от принятой схемы выдачи зарплаты (через банк или наличными). В ведомости по зарплате заполняют либо только расчетные данные, либо их дополняют выданными работникам суммами.

Ведомости заработной платы

В любой компании должны вестись бухгалтерские документы, на основании которых производятся расчеты с наемным персоналом. Их количество и формы зависят от того, каким образом работники получают причитающееся вознаграждение.

В общем случае, фирма может разработать или заимствовать унифицированные формы ведомостей:

  • расчетно-платежной;
  • расчетной;
  • расчетной и платежной.
Вне зависимости от того, выплачиваются зарплаты наличными или через банк, форма, учитывающая расчет вознаграждений и удержаний, обязательна.

Платежная часть либо отдельная ведомость выдачи заработной платы используется только в том случае, когда персонал получает деньги через кассу предприятия либо иным способом без открытия счетов.

Вести эти формы документов можно как в электронном виде, так и на бумажных носителях. Все зависит от системы документооборота на предприятии. Электронные ведомости начисления заработной платы применяются при наличии ЭЦП у ответственных лиц.

При разработке шаблонов расчетных и платежных ведомостей по зарплате за образец можно взять формы, представленные в постановлении Госкомстата от 05.01.2004 (Т-49, 51, 53). В этом же документе можно найти краткие рекомендации по их ведению и заполнению.

Самостоятельно разработанные шаблоны зарплатных ведомостей должны соответствовать требованиям федерального закона «О бухгалтерском учете».

Они перечислены в 9 ст. этого закона:

  • документ должен иметь название и дату составления;
  • необходимо указывать полное наименование фирмы;
  • в форму вносят все сведения, характеризующие совершенную операцию, в том числе единицы измерения;
  • для идентификации ответственного лица проставляют его должность, Ф. И. О. и подпись.

Нередко предприятию доводятся обязательные к применению образцы ведомостей по заработной плате. Такая ситуация характерна, если существует ведомственная подчиненность либо у крупной компании есть разветвленная филиальная сеть. Головные офисы и отраслевые министерства разрабатывают унифицированные шаблоны основных документов.

Заполнение расчетной ведомости по зарплате

В настоящее время большинство компаний используют в своем учете только расчетные ведомости, так как выдача зарплаты наемному персоналу осуществляется через банковские учреждения. При необходимости оплаты труда одного или нескольких сотрудников наличными деньгами, эта форма дополняется ведомостью на выдачу зарплаты.

Расчетная ведомость состоит из титульной и табличной частей. В титульную вносят название документа, его дату, период учета и данные компании, в которой она составляется, а также ее порядковый номер. Нумерацию, как правило, используют сквозную, начиная с начала отчетного года. В дополнение к обязательным реквизитам на титульной стороне ведомости проставляют количество листов табличной части (если их несколько).

Во вторую часть этого документа заносят все сведения о расчетах с персоналом:

  • персональные данные сотрудников (Ф. И. О., должности, табельные номера);
  • сведения об установленных окладах (тарифных и базовых ставках);
  • информацию об отработанном сотрудником времени;
  • начисленные за работу суммы (оклады, выработки, премии, поощрения, отпускные и т. д.);
  • выплаченные ранее в текущем периоде суммы (например, авансы);
  • налоговые и иные виды удержаний;
  • информацию о наличии задолженности у работника или нанимателя;
  • итоговые суммы выплат.

Информацию для заполнения таблицы берут из трудовых контрактов, распоряжений руководства, табелей учета рабочего времени, первичных бухгалтерских документов об оплате больничных листов и т. д.

Ответственность за правильное ведение учета несет составитель ведомости. Это должностное лицо и подписывает документ. Как правило, им является работник бухгалтерской службы, отвечающий за расчеты по зарплате.

Хранят расчетные ведомости в течение 5 лет с момента составления. При этом уничтожить их можно только после проведения налоговой проверки.

Если в компании не ведутся лицевые счета по каждому наемному работнику, то расчетная ведомость становится документом, подтверждающим суммы фактической заработной платы сотрудников.

В этом случае она переходит в разряд документов постоянного срока хранения (не менее 75 лет).

Ведомость на выплату заработной платы

При наличной форме расчетов по оплате труда наемного персонала расчетная часть дополняется платежной ведомостью. Она также состоит из титульного и табличного листов.

Титульная часть также содержит информацию о компании, названии документа и дате его составления. Поскольку данный документ подтверждает фактическое использование денежных средств, на первом листе формы необходимы подписи руководителя и главного бухгалтера. Кроме того, законодательство ограничивает сроки выплаты зарплат наличными. На выдачу денег через кассу фирмы отводится не более 5 дней.

Конкретные сроки регламентируются распоряжениями руководства либо положениями локальных нормативных актов.

Указание на даты выдачи также вносят в титульную часть ведомости на выдачу зарплаты. Там же указывают и общую сумму денежных средств, предполагаемых к выдаче.

Табличная часть платежного документа содержит меньше сведений, чем расчетная ведомость. В нее входят:

  • персональные данные работников (Ф. И. О., должность, табельный номер);
  • суммы денежных средств, выдаваемых каждому работнику;
  • место для подписи, подтверждающей получение денег;
  • графа для дополнительных сведений.

Если сотрудник не может получить зарплату в отведенные для этих целей сроки, то по окончании последнего для выдачи кассир ставит отметку о депонировании сумм.

На последнем листе ведомости на выдачу зарплаты проставляют количество листов, фактически выданные и депонированные суммы, данные расходно-кассового документа. Подписывают ведомость кассир, выдающий деньги, и работник бухгалтерской службы, который контролирует правильность заполнения формы и движение средств.

Использование только расчетных ведомостей по заработной плате или дополнение их частями, отражающими выплату средств работникам, зависит от формы расчетов с персоналом. При безналичном перечислении обязательной является только расчетная часть. В случае необходимости произвести наличный расчет с сотрудником через кассу компании составляют платежную ведомость.

Утвержденных централизовано форм этих документов в настоящее время нет. Каждая фирма может самостоятельно разработать их шаблоны, наиболее отвечающие потребностям компании. Они должны соответствовать требованиям федерального закона «О бухгалтерском учете».

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (9 голос., средний: 4,50 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>