Распорядительная документация: виды, примеры документов

Темы: Кадры Организация бизнеса Сотрудники

Каждому специалисту по кадровому делу или руководителю следует знать, что это такое — распорядительная документация, и какие документы к ней относятся. Существует несколько видов распорядительных документов, и каждый из них имеет свою, строго определенную сферу применения. Полезной информация о значении и использовании распорядительной документации также будет и для сотрудников — ведь многие виды подобных документов напрямую касаются их трудовых взаимоотношений.

Оглавление:
1. Распорядительные документы — что это такое
2. Виды распорядительных документов
3. Использование распорядительной документации в государственных органах
4. Особенности распорядительной документации в коммерческих учреждениях
5. Как составляется распорядительная документация

Распорядительные документы — что это такое

Под распорядительными документами подразумевается комплекс документации, которая используется для обеспечения организации операционной деятельности субъекта хозяйствования или какого-либо учреждения либо государственного органа. Фактически, использование такой документации является обязательным для любого субъекта хозяйствования — ведь они обязаны использовать определенные локальные нормативные акты. А они, в свою очередь, должны вводиться в действие при помощи распорядительных документов.

Единственной категорией субъектов хозяйствования, которые могут обходиться без применения распорядительной документации, являются микропредприятия. Им разрешается вводить подобные нормативы непосредственно в текст трудовых договоров, заключаемых с работниками. Однако в большинстве случаев, для эффективного документооборота и организации непосредственно рабочего процесса, все же будет удобнее пользоваться распорядительными документами.

С точки зрения российского законодательства необходимость использования различной распорядительной документации закрепляется в документах как федерального, так и регионального уровня. В частности, значительная часть аспектов трудового законодательства, рассматриваемых в рамках Трудового кодекса Российской Федерации, прямо предполагает применение отдельных распорядительных документов и актов.

За счет использования распорядительной документации, руководство предприятия имеет возможности решения широкого спектра задач, а именно:

Непосредственное выполнение требований российского законодательства. Различные нормативно-правовые документы и акты прямо регулируют обязанность работодателей, субъектов хозяйствования или государственных либо муниципальных учреждений использовать определенные виды распорядительных документов.
Решение оперативных вопросов и задач. Распорядительная документация помогает предприятию осуществлять свою основную деятельность, в том числе обеспечивая распределение задач и непосредственное управление персоналом и структурными подразделениями.
Рассмотрение стратегических вопросов. В рамках использования распорядительной документации российскими субъектами хозяйствования также находится рассмотрение различных вопросов стратегического характера в том числе и в сфере изменения основных направлений деятельности организации.
Обеспечение информирования. Во многих случаях распорядительная может применяться в первую очередь для информирования персонала об определенных изменениях, нововведениях либо прочих нюансах и особенностях деятельности.
Ведение кадрового делопроизводства. Работа с распорядительной документацией составляет значительную часть задач отдела кадров на любом предприятии, и без ее применения деятельность данного подразделения будет попросту неосуществимой.

Виды распорядительных документов

В первую очередь, рассматривая существующие в современном делопроизводстве виды распорядительных документов, необходимо отметить, что они подразделяются на две глобальные группы. Первая — это документы, которые должны приниматься исключительно коллегиально. То есть, они принимаются при участии определенной группы лиц, будь это специализированная комиссия, собрание или совет. Вторая — это документы, которые принимаются единоличными исполнительным органом субъекта хозяйствования или иного учреждения, чаще всего — его генеральным директором или иным лицом, обладающим полной исполнительной властью в организации. К основным видам распорядительных документов сейчас относят:

Постановление. Так называются документы, которые принимаются высшими коллегиальными органами власти в организации, в том числе — Правительством РФ. Эти распорядительные документы принимаются в целях разрешения глобальных и принципиальных задач, установления всеобъемлющих в определенных рамках норм и правил поведения и действий.
Решение. Это — основной вид коллегиально принимаемых распорядительных документов, и чаще всего именно подобный формат имеют любые документы, издаваемые советом директоров, как целостным органом, а также иными коллегиальными органами организации. В частности, решения предполагают принятие определенных мер в рамках глобальных вопросов, влияющих на основную сферу деятельности.
Приказ. Это — базовый вид распорядительных документов, который обеспечивает выполнение как основных, так и оперативных вопросов, встающих перед организацией. В том числе приказ является базовым распорядительным документом, необходимым для введения в действие любых локальных-нормативных актов, а также принятия различных кадровых решений на предприятии.
Распоряжение. Так называются распорядительные документы, принимаемые преимущественно в сфере государственного управления и содержащие конкретные указания по разрешению различных оперативных вопросов. Чаще всего оно, в отличие от приказа, касается узких сфер деятельности и узкого спектра работников и не является документацией продолжительного действия.
Указание. Такие документы также чаще всего принимаются в рамках государственных учреждений и органов, однако могут также издаваться и в коммерческих учреждениях. Указания могут нести информационно-методический или административный характер, в частности — разъяснять порядок выполнения определенных задач или предлагать внедрение каких-либо технологических или организационных методик в действующие процессы.

Помимо вышеприведенного перечня распорядительных документов, в отдельных случаях также могут использоваться и иные виды документации. Например — рапорты, указы, назначения и прочие виды документов. Более того — организации вправе в рамках своего внутреннего документооборота и действующего законодательства создавать и иные разновидности распорядительных документов со своими наименованиями.

Использование распорядительной документации в государственных органах

В рамках существующей системы государственного управления, распорядительная документация является одним из ключевых механизмов, обеспечивающих функционирование Российской Федерации как единого государственного образования. Непосредственные принципы, касающиеся практического применения той или иной распорядительной документации, закрепляются в нормативно-правовых документах и актах, регламентирующих деятельность того или иного органа государственной власти.

При этом необходимо понимать, что за счет этого нормативно-правовое регулирование распорядительной документации в государственных органах может приводить к абсолютно разному ее значению и даже видам и наименованиям. Например, в полномочиях мэра Москвы находится издание исключительно таких документов, как указы и распоряжения, а приказы издаются Аппаратом Мэра Москвы и Правительством Москвы.

Соответственно, в зависимости от конкретного государственного учреждения, может меняться как перечень распорядительной документации, которое может в нем использоваться, так и перечень лиц, имеющих право издания данной документации, и непосредственная сфера применения этих документов.

В отношении органов муниципальной власти, точно так же, как и касательно государственных служащих, нормативы, затрагивающие вопросы издания распорядительной документации тоже могут отличаться друг от друга.

Особенности распорядительной документации в коммерческих учреждениях

В коммерческих учреждениях конкретные принципы правового регулирования распорядительной документации затрагивают лишь несколько разновидностей документации. Так, Трудовой кодекс предполагает использование приказов, как основного вида распорядительной документации в рамках исполнительной власти субъекта хозяйствования, а другие нормативные документы, в том числе Гражданский кодекс РФ, рассматривают решение, как базовый вид коллегиального нормативного документа.

Однако конкретные принципы применения тех или иных распорядительных документов устанавливаются непосредственно в уставе коммерческой организации, либо же — в рамках различных нормативных актов, посвященных вопросу ведения документооборота на предприятии. В частности, нормативными актами могут закрепляться отдельные сроки издания документов, уровень их обязательности к исполнению, порядок делегирования и ознакомления с ними.

Со всеми приказами, касающимися деятельности тех или иных сотрудников в рамках осуществления трудовых взаимоотношений, все упомянутые сотрудники должны ознакомляться под подпись в обязательном порядке. В отношении иной нормативной документации ознакомление может не являться обязательным, однако юридическую силу такие документы в случае возникновения спора будут иметь только, если работодатель сможет подтвердить наличествующий факт ознакомления.

Как составляется распорядительная документация

Несмотря на большое количество различных видов распорядительной документации, независимо от конкретной ее разновидности, существуют общие принципы ее составления. Так, любая распорядительная документация состоит из следующих элементов:

Реквизиты. В распорядительном документе должно быть четко понятно, какой организацией он издан.
Наименование. Наверху или по центру документа обязательно указывается наименование документа, например, «Приказ», или «Распоряжение».
Дата и порядковый номер. Распорядительная документация должна иметь строго зафиксированную дату издания, а также номер, за счет которого она фиксируется в системе внутреннего документооборота предприятия или организации.
Констатирующая часть. В данной части описываются цели, в которых принимается тот или иной документ распорядительного характера.
Распорядительная часть. Она содержит непосредственные указания о необходимых к совершению действиях. Чаще всего эта часть документа выполняется в виде нумерованного списка. Кроме этого, в данной части фиксируются сроки выполнения тех или иных этапов или задач.
Сведения об издавшем лице или лицах. Чаще всего распорядительные документы издаются генеральным директором или уполномоченным им лицом, однако могут включать в себя и группу лиц, ответственную за доведение этих документов до сведения сотрудников.
Место для подписи. На документе должна стоять подпись издавшего его лица. По возможности документ может быть скреплен также печатью предприятия или организации. Кроме этого, в нем может быть предусмотрено место для подписей об ознакомлении всех связанных с выполнением распоряжений лиц.

В случае необходимости ознакомления с документацией широкого круга лиц, оно может быть проведено путем предоставления им ознакомительного листа под подпись.

Примеры распорядительной документации:

Автор: Куницкий Игорь Сергеевич

(25 голос., средний: 4,10 из 5)

Загрузка...