Рекомендательное письмо секретарю: образец
Оглавление:
1. Рекомендательное письмо: когда его не выдают
2. Рекомендательное письмо: когда выдается
3. Как попросить рекомендательное письмо
4. Правила написания рекомендательного письма
5. Образец рекомендательного письма секретарю
Рекомендательное письмо: когда его не выдают
Рекомендательное письмо выдается практически во всех случаях. Исключения составляют нелицеприятные ситуации, в которых увольнение состоялось из-за неудовлетворительных результатов во время испытательного срока. Если за это время помощник проявил себя как человек халатный или позволил себе какую-то нелояльность по отношению к начальнику, он не может рассчитывать на хорошие рекомендации.
Другой причиной, когда не стоит рассчитывать на положительное рекомендательное письмо секретарю руководителя, является ситуация с принудительным увольнением по статье. Это может быть вызвано порчей имущества или грубым нарушением трудовой дисциплины.
Едва ли для этого могут найтись какие-то уважительные причины. Увольнение без рекомендательного письма для работника лучше, чем увольнение с отрицательными рекомендациями. В этом случае человек просто отпускается на вольные хлеба. Поиск другого места трудоустройства становится исключительно его проблемой.
Рекомендательное письмо: когда выдается
Итак, добрые отношения с коллективом и непосредственно со своим начальником дают основание секретарю попросить рекомендательное письмо при увольнении. Оно поможет во время нового трудоустройства и продемонстрирует соискателя с лучшей стороны.
Сам факт наличия такого письма уже говорит в пользу секретаря. Ведь не секрет, что его могут и не дать. Положительные рекомендации сами по себе свидетельствуют о профессионализме человека. Поэтому желательно до момента увольнения попытаться загладить все конфликты на рабочем месте.
Древнее искусство правильного выхода из разговора актуально и для увольнения. Уволиться по-хорошему, значит, оставить о себе добрую память. Но целенаправленно «гасить» все конфликты, не значит пускаться в лесть или задаривать коллег подарками. Вполне достаточно обычной приветливости и соблюдения офисной этики.
Что касается отношений с работодателем, то секретарь при любых обстоятельствах должен быть на его стороне. Секретари и личные помощники иногда бывают осведомлены в делах начальника больше, чем кто-либо другой. Формула «Ты слишком много знаешь» актуальна практически для каждого тандема руководитель-секретарь.
Начальнику иногда приходится принимать сложные решения. Непопулярная мера может вызвать сложная производственная ситуация. Какое бы неприятие в коллективе ни вызывали решения начальника, секретарь должен оставаться проводником его воли.
Это вовсе не означает демонстративного и навязчивого декларирования интересов руководителя. Скрупулезное выполнение всех требований и бесстрастное доведение до коллектива решений начальника — это и есть лояльность секретаря. Возможно, в момент увольнения это может пригодиться.
Как попросить рекомендательное письмо
Не стоит комплексовать по этому поводу и тем более обижаться. Обычной практикой является личное обращение к работодателю с просьбой выдать рекомендацию. Если начальник хорошо относился к помощнику, он с удовольствием откликнется на эту просьбу.
Ситуацию можно оптимизировать самостоятельным написанием письма. Едва ли у начальника найдется столько времени, чтобы он тщательно подбирал каждую фразу, перечислял все ваши достоинства и, тем более, приводил примеры профессиональных удач секретаря.
Вполне нормально будет подготовить письмо самостоятельно и предложить руководителю черновик для утверждения. Конечно, за ним остается право редактирования. Может быть, руководитель захочет дополнить список ваших личных качеств. Возможно, секретарь и сам удивится, как много помнит хорошего о нем работодатель.
В любом случае подготовленный черновик легче отредактировать, чем написать письмо с нуля.
Правила написания рекомендательного письма
Данный документ относится к деловой корреспонденции. Соответственно, он должен содержать все необходимые элементы, свойственные ей. Прежде всего, письмо должно быть написано на фирменном бланке.
В этом случае увольняющийся сотрудник будет избавлен от необходимости указывать реквизиты своей организации «вручную». Если же в компании не практикуется использование бумаги с корпоративной символикой, то в шапке перечислить важные моменты придется все-таки от руки.
К ним относится:
- полное название организации, предприятия или учреждения;
- формат ответственности учреждения;
- физический адрес;
- электронный адрес;
- официальный сайт компании;
- ИНН;
- ОГРН.
Кроме того, в шапке обязательно указываются контактные данные: факс и телефон организации.
Помимо шапки, деловое письмо должно содержать следующие пункты:
- заголовок;
- основную часть;
- дату;
- подпись начальника и печать.
Рекомендательное письмо необходимо хранить очень тщательно. Восстановить его практически невозможно. Нельзя представить ситуацию, в которой сотрудник пришел бы к бывшему начальнику за повторной рекомендацией. Это будет означать полное уничтожение своей деловой репутации.
Образец рекомендательного письма секретарю
Вступительная часть.
Шапка бланка компании
Основная часть.
С марта 2001 года по февраль 2015 года Горбатенко Александра Яковлевна работала в ООО «Оранжерея плюс» в должности секретаря-референта. В обозначенный период Горбатенко проявила себя как большой профессионал, в полной мере отвечающий своей квалификационной категории. В задачу Александры Яковлевны входило администрирование работы секретарской.
Круг обязанностей Горбатенко:
информационная поддержка директора ООО «Оранжерея плюс»;- визовая поддержка;
- организация командировочных руководителя;
- письменный перевод с английского и французского языков технической документации и деловой переписки;
- устная языковая поддержка во время переговоров;
- полное обеспечение секретарской канцелярскими товарами и офисными принадлежностями;
- своевременное обеспечение сувенирной продукции и образцов растений для партнеров и клиентов.
Высокий профессионализм и порядочность Горбатенко проявились в сложный период реорганизации компании. Во время слияния двух структур Александра Яковлевна работала без выходных, не считаясь с личным временем. В то же время в связи с расширением ООО «Оранжерея плюс» ей пришлось пройти дополнительную профессиональную подготовку. Горбатенко самостоятельно освоила программу 1С-Предприятие. Это пригодилось ей в дальнейшей работе.
В коллективе Александра Яковлевна пользовалась неизменным уважением. Она проявила себя как человек, умеющий работать в команде. Это надежный, образованный высоко эрудированный специалист.
ООО «Оранжерея плюс» рекомендует Горбатенко Александру Яковлевну для работы в той же должности: секретарь-референт руководителя.
Заключительная часть
Дата ____________
Генеральный директор ООО «Оранжерея плюс»
Подпись _____________
Крипаль Б. Б.
Категорически не рекомендуется в рекомендательном письме приписывать человеку несуществующие качества. Например, если секретарь не в полной мере владеет Excel, то о работе с таблицами не следует упоминать вовсе. Не стоит приписывать специалисту знания каких-то прикладных программ в компьютере. Новый работодатель может заинтересоваться этими сведениями и предложить работу человеку именно в этом направлении. Если соискатель должности после этого проявит некомпетентность, то репутация его будет испорчена в самом начале.
Текст рекомендательного письма должен быть сугубо деловым. Ироничный тон в этом случае недопустим.
Контактные данные обязательно должны быть в письме. Они понадобятся для того, чтобы следующий работодатель мог связаться с прежним начальником и удостовериться в правдивости изложенных фактов.