Рекомендательное письмо секретарю: образец

Когда секретарь или помощник руководителя увольняется, он нуждается в рекомендательном письме. Нет причин, по которым бывший начальник мог бы отказать в рекомендациях работнику, хорошо справляющемуся со своими обязанностями. Это хороший шанс трудоустроиться в другом месте.

Рекомендательное письмо: когда его не выдают

Рекомендательное письмо выдается практически во всех случаях. Исключения составляют нелицеприятные ситуации, в которых увольнение состоялось из-за неудовлетворительных результатов во время испытательного срока. Если за это время помощник проявил себя как человек халатный или позволил себе какую-то нелояльность по отношению к начальнику, он не может рассчитывать на хорошие рекомендации.

Другой причиной, когда не стоит рассчитывать на положительное рекомендательное письмо секретарю руководителя, является ситуация с принудительным увольнением по статье. Это может быть вызвано порчей имущества или грубым нарушением трудовой дисциплины.

Едва ли для этого могут найтись какие-то уважительные причины. Увольнение без рекомендательного письма для работника лучше, чем увольнение с отрицательными рекомендациями. В этом случае человек просто отпускается на вольные хлеба. Поиск другого места трудоустройства становится исключительно его проблемой.

Рекомендательное письмо: когда выдается

Итак, добрые отношения с коллективом и непосредственно со своим начальником дают основание секретарю попросить рекомендательное письмо при увольнении. Оно поможет во время нового трудоустройства и продемонстрирует соискателя с лучшей стороны.

Сам факт наличия такого письма уже говорит в пользу секретаря. Ведь не секрет, что его могут и не дать. Положительные рекомендации сами по себе свидетельствуют о профессионализме человека. Поэтому желательно до момента увольнения попытаться загладить все конфликты на рабочем месте.

Древнее искусство правильного выхода из разговора актуально и для увольнения. Уволиться по-хорошему, значит, оставить о себе добрую память. Но целенаправленно «гасить» все конфликты, не значит пускаться в лесть или задаривать коллег подарками. Вполне достаточно обычной приветливости и соблюдения офисной этики.

Что касается отношений с работодателем, то секретарь при любых обстоятельствах должен быть на его стороне. Секретари и личные помощники иногда бывают осведомлены в делах начальника больше, чем кто-либо другой. Формула «Ты слишком много знаешь» актуальна практически для каждого тандема руководитель-секретарь.

Начальнику иногда приходится принимать сложные решения. Непопулярная мера может вызвать сложная производственная ситуация. Какое бы неприятие в коллективе ни вызывали решения начальника, секретарь должен оставаться проводником его воли.

Это вовсе не означает демонстративного и навязчивого декларирования интересов руководителя. Скрупулезное выполнение всех требований и бесстрастное доведение до коллектива решений начальника — это и есть лояльность секретаря. Возможно, в момент увольнения это может пригодиться.

Как попросить рекомендательное письмо

Как это часто бывает, работодатель может забыть о рекомендательном письме секретарю даже при самых хороших отношениях с помощником. У него слишком много обязанностей. Повседневная текучка не оставляет секретарю шанса на то, что работодатель вспомнит о рекомендации, подписывая приказ об увольнении.

Не стоит комплексовать по этому поводу и тем более обижаться. Обычной практикой является личное обращение к работодателю с просьбой выдать рекомендацию. Если начальник хорошо относился к помощнику, он с удовольствием откликнется на эту просьбу.

Ситуацию можно оптимизировать самостоятельным написанием письма. Едва ли у начальника найдется столько времени, чтобы он тщательно подбирал каждую фразу, перечислял все ваши достоинства и, тем более, приводил примеры профессиональных удач секретаря.

Вполне нормально будет подготовить письмо самостоятельно и предложить руководителю черновик для утверждения. Конечно, за ним остается право редактирования. Может быть, руководитель захочет дополнить список ваших личных качеств. Возможно, секретарь и сам удивится, как много помнит хорошего о нем работодатель.

В любом случае подготовленный черновик легче отредактировать, чем написать письмо с нуля.

Правила написания рекомендательного письма

Данный документ относится к деловой корреспонденции. Соответственно, он должен содержать все необходимые элементы, свойственные ей. Прежде всего, письмо должно быть написано на фирменном бланке.

В этом случае увольняющийся сотрудник будет избавлен от необходимости указывать реквизиты своей организации «вручную». Если же в компании не практикуется использование бумаги с корпоративной символикой, то в шапке перечислить важные моменты придется все-таки от руки.

К ним относится:

  • полное название организации, предприятия или учреждения;
  • формат ответственности учреждения;
  • физический адрес;
  • электронный адрес;
  • официальный сайт компании;
  • ИНН;
  • ОГРН.

Кроме того, в шапке обязательно указываются контактные данные: факс и телефон организации.

Помимо шапки, деловое письмо должно содержать следующие пункты:

  • заголовок;
  • основную часть;
  • дату;
  • подпись начальника и печать.

Рекомендательное письмо необходимо хранить очень тщательно. Восстановить его практически невозможно. Нельзя представить ситуацию, в которой сотрудник пришел бы к бывшему начальнику за повторной рекомендацией. Это будет означать полное уничтожение своей деловой репутации.

Образец рекомендательного письма секретарю

Вступительная часть.

Шапка бланка компании

Основная часть.

С марта 2001 года по февраль 2015 года Горбатенко Александра Яковлевна работала в ООО «Оранжерея плюс» в должности секретаря-референта. В обозначенный период Горбатенко проявила себя как большой профессионал, в полной мере отвечающий своей квалификационной категории. В задачу Александры Яковлевны входило администрирование работы секретарской.

Круг обязанностей Горбатенко:

  1. информационная поддержка директора ООО «Оранжерея плюс»;
  2. визовая поддержка;
  3. организация командировочных руководителя;
  4. письменный перевод с английского и французского языков технической документации и деловой переписки;
  5. устная языковая поддержка во время переговоров;
  6. полное обеспечение секретарской канцелярскими товарами и офисными принадлежностями;
  7. своевременное обеспечение сувенирной продукции и образцов растений для партнеров и клиентов.

Высокий профессионализм и порядочность Горбатенко проявились в сложный период реорганизации компании. Во время слияния двух структур Александра Яковлевна работала без выходных, не считаясь с личным временем. В то же время в связи с расширением ООО «Оранжерея плюс» ей пришлось пройти дополнительную профессиональную подготовку. Горбатенко самостоятельно освоила программу 1С-Предприятие. Это пригодилось ей в дальнейшей работе.

В коллективе Александра Яковлевна пользовалась неизменным уважением. Она проявила себя как человек, умеющий работать в команде. Это надежный, образованный высоко эрудированный специалист.

ООО «Оранжерея плюс» рекомендует Горбатенко Александру Яковлевну для работы в той же должности: секретарь-референт руководителя.

Заключительная часть

Дата ____________

Генеральный директор ООО «Оранжерея плюс»

Подпись _____________

Крипаль Б. Б.

Категорически не рекомендуется в рекомендательном письме приписывать человеку несуществующие качества. Например, если секретарь не в полной мере владеет Excel, то о работе с таблицами не следует упоминать вовсе. Не стоит приписывать специалисту знания каких-то прикладных программ в компьютере. Новый работодатель может заинтересоваться этими сведениями и предложить работу человеку именно в этом направлении. Если соискатель должности после этого проявит некомпетентность, то репутация его будет испорчена в самом начале.

Текст рекомендательного письма должен быть сугубо деловым. Ироничный тон в этом случае недопустим.

Контактные данные обязательно должны быть в письме. Они понадобятся для того, чтобы следующий работодатель мог связаться с прежним начальником и удостовериться в правдивости изложенных фактов.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (34 голос., средний: 4,80 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>