Реквизиты докладной записки

Трудовые отношения в коллективе не всегда протекают спокойно. Нередко управленцу подаются так называемые докладные записки относительно дисциплинарных проступков трудоустроенных лиц. Подобная бумага может помочь субъекту подстраховаться от различных конфликтов и споров на работе. Следовательно, докладные записки не только служат доказательством вины или невиновности конкретного субъекта, но также имеют информационный характер.

Понятие, цели и основания для составления докладной записки

Под докладной запиской понимается бумага, являющая составной частью внутреннего или внешнего документооборота компании. Она позволяет донести информацию до адресата посредством документирования факта производственной жизни.

Главной особенностью рассматриваемой бумаги является иерархический характер ее подачи. Подразумевается, что она всегда поступает от подчиненных к начальникам (как к непосредственным руководителям, так и к генеральным), формируется по личному волеизъявлению работника, либо по запросу его нанимателя, и, зачастую, носит информационный характер.

Ознакомление с ней позволяет управленцу в дальнейшем вынести определенное решение. Следовательно, докладная записка прямо влияет на систему менеджмента в компании.

При составлении докладной записки важно указывать все требуемые реквизиты. Ввиду того, что стандартная форма подобного документа не регламентирована законом, составителям следует опираться на имеющуюся юридическую практику. Кроме того, образец докладной записки должен храниться в кадровом подразделении организации.

В основном тексте записки не допускаются ни фактические, ни грамматические ошибки, а также помарки, исправления или описки. Если субъектом допускается ошибка при написании бумаги, ему рекомендуется составить документ заново, а не пытаться внести исправления.

Основными целями составления докладных записок являются:

  • составление мнения нанимателя о конкретном сотруднике. В условиях, когда лицу стали известны определенные факты, которые противоречат нормальной и стабильной трудовой деятельности, ему необходимо оповестить об этом управленца, изложив все сведения в докладной. В основном тексте может содержаться не только описательная часть конкретной ситуации, но и личное мнение составителя относительно своего участия в указанных событиях. Последнее обстоятельство может как облагородить субъекта, так и дискредитировать его;
  • снятие ответственности с составителя. Подразумевается, что если субъект осознал какую-либо ошибку и добровольно оформляет докладную записку с разъяснениями причин своего поведения, наказание для него не будет, либо оно будет существенно смягчено;
  • защита своих прав и интересов. В данном контексте докладная записка может служить попыткой субъекта мирно разрешить возникшую неприятную ситуацию.

Также важно отметить, какие проступки коллег или подчиненных служат основаниями для подачи вышестоящему руководителю докладной:

  • нарушения ими финансовой дисциплины;
  • прогул коллеги. Под прогулом понимается отсутствие лица на его рабочем месте более 4-х часов подряд за одну трудовую смену. В подобных обстоятельствах непосредственный начальник отдела, либо иной служащий подразделения, может составить докладную, где укажет конкретное время отсутствия прогульщика;
  • нарушение должностных обязанностей. Подразумевается отказ от исполнения или не исполнение лицом его должностных обязанностей, что может привести или уже привело к порче имущества нанимателя, финансовым убыткам и угрозе здоровью или жизни коллег нарушителя;
  • посягательства на честь и достоинство коллеги. В случае грубых ненормативных высказываний в сторону лица от другого работника, оскорбленный вправе составить докладную с прошением применить с обидчику меру взыскания. При этом, основанием для подачи записки является как публичное унижение, так и частное издевательство;
  • уход с рабочего места до окончания установленного времени;
  • факт прибытия гражданина на работу (подразумевается даже появление на территории компании) в состоянии опьянения химическими веществами, что никак не связано с пагубным влиянием условий его профессиональной деятельности;
  • поощрение. Подобный вид документа не так распространен, как предыдущие. К нему прибегают начальники отделов, если считают, что какой-то из подчиненных особенно отличился и заслуживает дополнительной премии или иного поощрения.

Особенности оформления внутренней и внешней докладной записки

По характеру докладных различают следующие виды:

  1. Информационная записка. Предполагается оповещение управленца о ходе каких-либо работ, а также о нюансах, сопровождающих производственную деятельность.
  2. Инициативная. Подразумевается, что данный вид бумаги должен стимулировать управленца принять какое-либо решение.
  3. Отчетная. В таких записках раскрывается информация о завершении работы или ее этапа, а также о порядке исполнения распоряжения нанимателя.

В зависимости от места расположения адресата (на территории бизнес-субъекта или за его пределами), докладные могут быть внешними и внутренними.

Внешняя документация формируется на имя управленца компании, в которой не трудоустроен составитель. Подобные бумаги в обязательном порядке должны оформляться на фирменном бланке, а также визироваться генеральным директором организации.

Реквизиты докладной записки

Реквизитами внешней докладной записки являются:

  • полное наименование компании, ее регистрационные данные, номер расчетного счета и название банка. Все указанные сведения должны содержаться на фирменном бланке;
  • название бумаги, в данном случае – «Докладная записка»;
  • дата и номер исходящего документа;
  • общая информация об адресате. Предполагается название компании, куда направляется бумага, ФИО и должность ее руководителя;
  • заголовок к основному тексту, основной текст. В него включается вся информация, являющаяся целью формирования бумаги;
  • общая информация об исполнителе, его контактные данные.

В свою очередь, внутренняя докладная направляется на имя руководителя той компании, в которой субъект является штатным служащим. Подобная бумага может оформляться на простом листе А4, но обязательно должна содержать все требуемые реквизиты внутренней докладной записки. Несмотря на отсутствие регламентированной формы, нужные реквизиты фиксируются в ГОСТе 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

Хотя указанный документ и утратил силу, являясь в настоящий момент недействительным, а новый не принят, сотрудники продолжают придерживаться его положений и обращаться к юридической практике прошлых лет.

К реквизитам внутренней докладной относятся:

  • полное название подразделения, где работает субъект;
  • название бумаги, в данном случае – «Докладная записка»;
  • дата и регистрационный номер;
  • основной текст документа;
  • перечень приложений доказательных бумаг, если подобное актуально для конкретной ситуации;
  • общие сведения об адресате. Подразумевается ФИО и должность непосредственного начальника лица или управленца компании;
  • виза документа, которая заключается в личной подписи составителя, а также в ее расшифровке.

Подача внутренней докладной записки правомерна через служащего кадрового подразделения или секретаря управленца. Документ проверяется на наличие всей необходимой информации, после чего зарегистрируется.

Докладная также может быть возвращена лицу на доработку, если в ней отсутствуют нужные данные или найдены какие-либо ошибки.

Структура докладной записки

Как уже было отмечено, при составлении докладной важны реквизиты. Впрочем, грамотная структура также немаловажна.

Стандартными разделами документа являются:

  1. Фактический блок. В данном блоке приводятся основания для составления бумаги, детально описываются сопутствующие конфликту условия (если подобное актуально).
  2. Аналитический блок. Здесь субъект анализирует сложившуюся ситуацию.
  3. Резюмирующая часть. Составитель может предложить адресату свое видение решения проблемы. Однако, оно должно иметь рекомендательный характер, так как именно наниматель в последующем будет принимать независимое решение, основываясь на полученной информации.

Составление докладной правомерно в текстовом и в табличном варианте, от руки и в печатном виде.

Если бумага составляется в печатном виде, то подпись субъекта должна, тем не менее, проставляться от руки.

Примеры составления докладных записок

Пример 1. Внешняя докладная записка.

Общество с ограниченной ответственностью «Губная помада»

ООО «Губная помада»

123456, г. Воронеж, ул. Белокаменная, д. 43, корп. 4, оф. 3001

Тел.: +79184338299

ОКПО 12345876 ОГРН 482899887

р/с 20097896765764654654 ОАО «КейБанк»

Генеральному директору

ООО «Минеральное ископаемое»

Зотову Игорю Николаевичу

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

02.02.2019г.

№ 02/02/02

О привлечении трудовых ресурсов

Уважаемый Игорь Николаевич!

Ввиду отсутствия достаточного количества кадров при основании управленческого аппарата для обособленного подразделения в г. Выборг, требуется дополнительное привлечение субъектов в срок до 10.04.2019г. Период проведения собеседований – до 30.04.2019г.

Оплата всех сопутствующих трат будет осуществлена в соответствии с п. 4.2 соглашения о предоставлении услуг № 54 от 01.06.2018г.

Начальник кадрового подразделения          Сухов Н.С.                                               Сухов Н.С.

Пример 2. Внутренняя докладная записка.

Маркетинговое подразделение                                                              Генеральному директору

ООО «Светлячок»

Пикалову Сергею Валерьевичу

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

01.02.2019г.  № 23

О прогуле маркетолога

Уважаемый Сергей Валерьевич!

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 01.02.2019г., в маркетинговом подразделении мной был зафиксирован прогул маркетолога Ледневой Светланы Павловны, которая отсутствовала на рабочем месте с 10.00 до 16.30.

Оправдательных документов, визирующих уважительность причины прогула Ледневой С.П., предоставлено не было.

Прошу принять соответствующие меры.

Начальник маркетингового подразделения         Шестаков А.С.                          Шестаков А.С.

Таким образом, оформить докладную записку вправе любой трудоустроенный гражданин, если на то есть достаточно оснований. Лицу необходимо отразить все требуемые реквизиты подобных бумаг, соблюсти структуру, а также не допускать ни фактических, ни орфографических ошибок.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (35 голос., средний: 4,30 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>