Резолюция на письме: когда нужно писать

Уровень трудовой дисциплины и организаторские способности работодателя во многом определяются скоростью документооборота внутри предприятия. Ситуация, в которой секретарь теряет документы, не регистрирует их или не вовремя представляет руководству для ознакомления, чревата нарушением технологической цепочки, осложнением партнерских связей или срывом поставок. Даже сегодня, когда большинство компаний переходит на электронный документооборот, по-прежнему актуальны письменные обращения к работодателю, связанные с производственными вопросами. Одним из способов продуктивного сотрудничества между руководителем и его подчиненными разного уровня является резолюция на представленном ему документе.

Резолюция: что это такое

В производственной терминологии понятие «резолюция» означает максимально краткое распоряжение руководителя, адресованное подчиненному или подчиненным. Сам факт появления резолюции на документе является свидетельством того, что руководитель с ним ознакомился и отправил далее на исполнение.

Резолюция на письме ставится на каждый документ, который приходит из разных точек:

  • от коллег;
  • от партнеров;
  • от поставщиков;
  • от вышестоящего руководства;
  • от представителей средств массовой информации (СМИ);
  • от социальных или общественных организаций.

Документы, поставляемые руководству, могут прийти как от физического, так и от юридического лица. В любом случае работодатель должен с ним ознакомиться и принять какое-то решение по дальнейшему движению данного документа.

Прежде всего, каждое письмо, поступающее в канцелярию, должно быть зарегистрировано. Письменная регистрация — это гарантия исключения конфликтных ситуаций в дальнейшем. Иногда содержание поступаемых документов имеет колоссальное значение для работодателя.

Это могут быть, например, извещения от инспектирующих или налоговых органов, которые проигнорировать нельзя ни в коем случае. Не менее важны сообщения о федеральных тендерах и аукционах. Пропустить такую корреспонденцию, значит, потерять шанс стать участником глобального государственного проекта.

Вместе с этим унифицированная система документации предполагает регистрацию также заявлений от рядовых сотрудников с просьбой о предоставлении отпуска, отгулов и так далее.

Движение деловой корреспонденции с резолюцией руководителя

Итак, на деловом письме, прошедшем регистрацию, ставится резолюция руководителя, определяющая дальнейшее движение документа. Прежде всего, руководителю должны поступать документы, нуждающиеся в незамедлительном рассмотрении.

К первоочередной относится деловая корреспонденция от:

  • руководителей субъектов государственной власти;
  • различных министерств и их региональных подразделений;
  • надзорных органов;
  • налоговой службы.

Многие обращения из вышеперечисленных инстанций требуют быстрых решений, которые напрямую определяют производственный успех компании и личную репутацию руководителя.

Кроме того, подавая деловую корреспонденцию руководителю к рассмотрению, опытный секретарь, прежде всего, акцентирует его внимание на наиболее важных для компании документах. Это могут быть письма от значимых клиентов или наиболее важных для компаний партнеров.

Для руководителя особенно важно своевременно знакомиться с перепиской, которая длится уже некоторое время. Бывает, что пройдя определенный производственный цикл, деловое письмо возвращается опять к руководителю, поскольку последний адресат нуждается в официальном разрешении или в запрете на выполнение какого-то профессионального действия.

Такие письма относятся к деловой корреспонденции, которая представляет собой неформальную обратную связь. Кроме того, для работодателя принципиальной и особенно значимой является переписка, освещающая сделки и услуги, которые курирует он сам. Если секретарь учитывает данные нюансы, то документооборот осуществляется без задержек, а производственный цикл остается непрерывным.

Резолюция: правила оформления

Резолюция налагается от руки. Ее место наложения может быть любым, но она не должна перекрывать имеющийся на странице текст. Иногда допускается оформление резолюции на отдельном листе. В этом случае он прикрепляется к деловой корреспонденции.

Если на письмо накладывается несколько резолюций, то секретарь обязан их размножить и направить указанным адресатам. В этом случае оригинал (1-й документ) должен получить тот адрес, который указан в резолюции первым. Остальные адресаты получают копии. Часто в резолюции содержится не собственно руководство к действию, но требование дать оценку изложенным в письме фактом.

Но чаще работодатель должен определить, что именно надо предпринять по факту, изложенному в письме. Поэтому его основная задача — определить ответственного. Это может быть руководитель удаленного филиала, начальник цеха, лаборатории или любого производственного отдела. Все зависит от фактического содержания делового письма.

Содержание резолюции может быть разным, но, как правило, она соответствует схеме:

  1. Фамилия исполнителя, на которого возлагается решение озвученной в письме производственной задачи.
  2. Лаконичное описание поручения (если вопрос поднимается систематически и относится к ежедневной «текучке», то руководитель может не описывать задание, подразумевая, что оно известно исполнителю).
  3. Сроки исполнения поручения.
  4. Дата.
  5. Роспись руководителя.

После того как на письме поставят резолюцию, оно должно быть переправлено к определенному исполнителю. Если задача возложена конкретно на данного человека, то он оставляет письмо у себя как руководство к действию. Но в большинстве случаев руководитель отдела или начальник лаборатории, в свою очередь, определяют ответственных из числа подчиненных.

В этом случае на деловом письме может появиться еще одна резолюция. В ней опять-таки указывается фамилия исполнителя, описание задания и оптимальные сроки исполнения. Повторная резолюция также должна быть завизированной.

До того как отдать письмо исполнителю, секретарь обязан внести нужные пометки в базу данных о передислокации корреспонденции.

Тем самым обеспечивается контроль над исполнением распоряжений руководителя, а также контроль над движением деловой корреспонденции внутри предприятия.

Множественная резолюция: пример

В сети есть много профильных сайтов, на которых можно ознакомиться с образцом резолюции на письме. Интересно, что в зависимости от сложности поставленной задачи, резолюций может быть несколько.

Например:

Генеральному директору строительной компании «Стрела», выступающей в роли подрядчика, поступает письмо от руководителя общества с ограниченной ответственностью «Вертикаль» (заказчика услуги). В нем содержится информация о продлении действия договора с требованием проведения комплекса дополнительных работ на возводимом объекте.

Руководитель компании «Стрела» накладывает резолюцию с требованием выяснить причину продления договора и адресует ее прорабу объекта. Прораб, в свою очередь, накладывает резолюцию с рекомендацией проведения правового анализа новых требований заказчика (дополнительных работ) и адресует ее юридическому отделу компании «Стрела».

Юристы компании тщательно проанализировали ситуацию и признали требования компании «Вертикаль» безосновательными. Руководители пришли к компромиссу. Дополнительный объем работ был сокращен, и по факту их выполнения компания «Вертикаль» и выделила дополнительное финансирование.

Резолюцию на служебном письме можно писать одновременно нескольким исполнителям. Например, руководителю пищевого комбината «Мясная поляна» поступило деловое письмо от поставщиков с уведомлением о сдвиге срока поставок.

Генеральный директор комбината наложил сразу три резолюции:

  1. Одна из них было адресована шеф-повару с требованием скорректировать выпускаемую продукцию с учетом недопоставки мясного фарша.
  2. Вторая резолюция была адресована финансовому директору с требованием определить размер материального ущерба от факта недопоставка мясного фарша.
  3. Третья резолюция была адресована юридическому отделу предприятия с требованием проведения правового анализа создавшейся ситуации.

При этом всегда приоритетной считается та задача, которая озвучивается в первой резолюции. То есть, все усилия данного предприятия пищепрома были положены на то, чтобы на рынок был поставлен весь объем запланированной продукции с оптимальными корректировками.

Комбинат «Мясная поляна» достойно вышел из ситуации, факт срыва поставок был доказан в суде. Причина сдвига поставок мясного фарша была признана неуважительной, что дало основание генеральному директору «Мясной поляны» впоследствии потребовать полное возмещение ущерба и выплату материальной компенсации за причиненный моральный ущерб.

Все этапы этой производственной ситуации последовательно прослеживаются в резолюциях, наложенных на первое письмо от поставщиков.

Резолюция: нестандартная форма

Иногда в силу производственной ситуации имеет место расхождение со стандартной моделью наложение резолюции: «Исполнитель — Действие — Срок».

Например, к деловой корреспонденции относятся записки с формулировкой «Прошу дать указание». Они касаются текущих производственных вопросов, но не могут решиться в цехе, в лаборатории или на стройплощадке, поскольку нуждаются в личном визировании или распоряжении руководителя.

Иногда бывает достаточно одного слова руководителя «Утверждаю» и его подписи, чтобы вопрос был решен. Однако такое лаконичное объяснение с персоналом возможно при отлаженной системе учета документации и при условии, что работодатель хорошо знает ситуацию на местах.

Чаще всего резолюция генерального директора адресуется первым заместителям или топ-менеджерам фирмы. Причем работодатель обычно адресует резолюцию тому сотруднику, который ранее выполнял аналогичное задание. В этом случае прослеживается четкая зона ответственности за исполнение, и оптимизируются сроки решения производственной задачи. Производственное общение на этом уровне бывает иногда таким тесным, что работодателю достаточно буквально двух слов, чтобы его заместитель понял, что надо делать.

К нестандартным резолюциям без указания срока исполнения относятся элементы неформальной, но при этом очень продуктивной связи:

  • Срочно оплатить
  • Не согласен
  • Согласовать с юристом
  • Не целесообразно
  • Требует обоснования

Постороннему человеку такой способ общения может показаться странным. Но в рамках внутрикорпоративной практики он работает и приносит свои результаты.

Наконец, к нестандартной резолюции относится рекордно лаконичное одобрение, которое выражается всего лишь в подписи руководителя без каких-либо комментариев и переадресации. Это означает только одно — автор делового письма заручился полной поддержкой руководителя.

Также на деловом письме могут быть всего лишь инициалы исполнителя и подпись руководителя. Это значит, что документооборот в компании хорошо проработан, и потенциальному исполнителю не требуется многословное объяснение его задачи. Такое чисто техническое распределение деловой корреспонденции означает безоговорочное доверие работодателя к своим заместителем исполнителям. Часто руководитель может даже не открывать письмо, а просто переадресовать его коллеге, зная, что тот ознакомится и сделает, все, что необходимо.

Таким образом, весь документооборот компании является фактором производственных процессов. В этой связи огромное значение отводится компетентности и лояльности секретаря. От того, как быстро он рассортирует корреспонденцию, зависит общий рабочий темп документопотока компании.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (25 голос., средний: 4,70 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>