Штатная расстановка: образец заполнения

Кадровым документом, позволяющим оперативно отследить многие процессы, происходящие со штатом сотрудников, является штатная расстановка. Несмотря на это, законодательство не регулирует ни ее формы, ни содержания. Далее будет рассмотрено, как чаще всего выглядит образец штатной расстановки, каким образом он должен вестись и в каких целях использоваться.

Что собой представляет штатная расстановка, нормативная регламентация

Штатная расстановка (второе название – штатный список) – кадровый документ, содержащий представленные в табличном виде исчерпывающие сведения о трудоустроенных сотрудниках, позволяющий облегчить анализ движения кадров. Так, в ней находит отражение информация о:

• количестве штатных единиц с указанием их Ф.И.О.;
• внутреннем перемещении работников (например, трудоустройстве, переводе, расторжении трудовых отношений);
• размере основного и дополнительного трудового вознаграждения;
• рабочих нюансах иного характера (относится ли тот или иной сотрудник к льготной категории, является ли он совместителем или числится в штате, достиг совершеннолетия или нет и так далее).

Таким образом, один формуляр позволяет судить о положении дел с кадрами в субъекте хозяйствования.

Впрочем, как уже говорилось, ни его форма, ни содержание, на законодательном уровне прямо не регулируются. Отдельные акты, к примеру, Приказы Ростехнадзора № 372 от конца мая 2008 г. и Минкультуры № 558 от 2010 г., содержат упоминания о документе, а также обобщенные правила его создания и ведения. Прямого же указания на необходимость его формирования нет. Отсюда исходит, что бизнес-субъекты могут самостоятельно регулировать все вопросы, связанные с этим документом.

Цели использования штатной расстановки

Те компании, которые все же формируют штатную расстановку, как один из документов кадрового делопроизводства, используют ее для:

• оперативного выявления свободных рабочих мест;
• расчета кадровой текучести;
• определения процента совместителей и льготных категорий (необходимо для отчета вышестоящему руководству и госинстанциям);
• соотношения величины трудового вознаграждения с минимальным законодательно определенным во избежание его неправомерного занижения;
• отслеживания ухода работников в отпуска.

Таким образом, документ синтезирует множество данных, что облегчает управление кадровыми вопросами и составление требуемых отчетов в госинстанции (ФНС, ПФР или Центр занятости).

Штатная расстановка и штатное расписание – отличия

На практике часто возникает вопрос об отличиях двух указанных кадровых документов. Несмотря на то, что, в большинстве случаев, расстановка представляет собой расширенное расписание, их содержание и алгоритм составления разнятся.

Так, расписание:

• составляется по стандартизированной форме Т-13, утвержденной Постановлением Госкомстата № 1, содержащей утвержденные законом графы (в количестве 10 штук);

• обязательно для ведения;
• содержит наименование должностей и их количество.

Расстановка же:

• ведется по желанию управленца компании;
• составляется в произвольной форме, может содержать любые данные, которые руководитель посчитает уместными;
• отражает привязку должности к конкретному субъекту.

Кроме того, бумаги имеют разное назначение. Первый документ служит для:

• определения требуемого количества подчиненных с учетом имеющегося объема работ;
• распределения штатных единиц согласно структурной иерархии.

Характер расстановки – информационный. Она позволяет упростить составление плановой отчетности и принять грамотное управленское решение на основании синтеза данных о кадрах.

Таким образом, в большинстве случаев покадровая расстановка оформляется на основании штатного расписания, но в расширенном формате, заключающемся во внесении дополнительных сведений.

Кем визируется и утверждается документ, сколько он хранится

Как и любой другой кадровый документ, расстановку должен подписывать сотрудник, ответственный за ее составление. Чаще всего, это – работник отдела кадров либо его начальник, располагающий требуемыми сведениями о приеме и передвижении трудовых ресурсов хозсубъекта. Но соответствующим приказом руководителя обязанности по ее ведению могут вменяться и другим подчиненным.

Помимо этого, документ должен содержать подпись главного бухгалтера. Обретает юридическую силу он после утверждения приказом управленца по предприятию.

Что касается срока хранения документа, он составляет 75 лет, поскольку бумага содержит персональные сведения работников. Штатное расписание же хранится не больше 36 месяцев (п.71 Приказа Минкультуры № 558).

Штатная расстановка – образец заполнения

Для того, чтобы разобраться в тонкостях заполнения расстановки, следует ознакомиться с ее образцом. Чаще всего, он выглядит следующим образом:

ООО «УСЛОВНОЕ»

(наименование организации)

Номер документа: 11                                                                                             Дата составления: 01.12.2018 г.

Утвержден

Приказом организации от 01.01.2018 г. № 75

Штат в количестве 14 единиц

По состоянию на 01 декабря 2018 г.

Начальник кадровой службы                                            Подпись                                             Кулиш Е.В.

личная подпись                            расшифровка подписи

Главный бухгалтер                                                              Подпись                                             Трапезник И.Т.

личная подпись                            расшифровка подписи

Таким образом, в документе приводятся:

• наименование и шифр структурного подразделения;
• название должностей и количество работников, их занимающих;
• личные данные сотрудников и дата приема штатных единиц на работу (на основании которой легче рассчитать общий стаж);
• трудовое вознаграждение сотрудников (основное в виде оклада и дополнительное в виде надбавок);
• примечания (графа отведена под указание совместительства, принадлежности к льготным категориям).

Основываясь на приведенной информации, уместно сделать вывод, что, хоть расстановка и не является обязательным для ведения документом, она существенно упрощает контроллинг кадровых процессов и определенные бухгалтерские процедуры, как то расчет стажа и соответствующих выплат.