Служебная записка на командировку

Темы: ДокументыКадрыКомандировкиОрганизация бизнеса
Трудовая деятельность большинства компаний сопровождается необходимостью направления работников в деловые поездки. Данную процедуру требуется грамотно оформить и обеспечить командируемому лицу все необходимые выплаты. Одним из элементов документооборота при этом является служебная записка. Нанимателям рекомендуется заранее ознакомиться с правилами ее составления и образцом.

Понятие и нормативное регулирование служебной записки на командировку

Под служебной запиской на командировку понимается внутренний документ компании, основной целью которого является подтверждение факта командировки субъекта, а также даты его отъезда и прибытия обратно с РФ.

Исходя из ПП РФ № 1595 от 29.12.2014г., требование относительно составления командировочных удостоверений больше не актуально. Начиная с 2015 года, основной бумагой, которую принимают во внимание при формировании документации о командировках, является служебная записка.

Помимо указанного акта, также актуален Приказ Президента РФ № 765 от 12.12.2014г., в котором фиксируются условия и порядок командирования сотрудников, трудящихся в государственных компаниях.

Также важно подчеркнуть, что положения, которые были актуальными в период СССР, были отменены Приказом Министерства финансов РФ № 147 от 29.12.2008г. и Министерства труда РФ № 1044 от 15.12.2014г.

Помимо Приказа Президента, в вопросе порядка оформления командировки также следует руководствоваться ПП РФ № 749 от 13.10.2008г.

Однако, несмотря на наличие ряда нормативов, регламентирующих условия командировок, законодательство РФ не предусматривает правила составления служебных записок.

Зачастую компании самостоятельно разрабатывают образец рассматриваемого документа и вносят туда информацию локального значения, ссылаясь на местные нормативы.

Право на самостоятельную разработку шаблона записки отражается в ПП РФ № 749.

Служебная записка требуется в таких обстоятельствах:

  • субъект отправляется в деловую поездку на личном, арендованном для этой цели, либо служебном транспорте;
  • субъект не имеет доказательных бумаг о проезде и проживании.

Также записка требуется с целью дальнейшего предоставления работнику суточных, которые исчисляются на базе общего времени, проведенного в командировке. Также рассматриваемый документ является доказательством затрат, которые лицо понесло на протяжении поездки.

Образец оформления служебной записки на командировку в 2021 году

Как отмечалось ранее, образец служебной записки уместно заранее продумать и передать его в кадровое подразделение. Это позволит облегчить порядок документирования процедуры.

Рассматриваемая служебная бумага может составляться в двух вариантах:

  1. формируемая до отъезда (служит основанием для публикации распоряжения управленца);
  2. та, которая подтверждает понесенные траты.

Порядок оформления бумаги выглядит следующим образом:

  1. В верхнем левом углу прописывается ФИО и должность управленца компании в дательном падеже. Также необходимо указать ту же информацию о непосредственном начальнике подразделения, где трудится субъект, а также ФИО и должность самого командируемого лица.
  2. В центре документа обозначается наименование – «Служебная записка».
  3. В основном тексте необходимо в вольном формате прописать обращение к нанимателю, в котором будет описываться цель командировки, даты фактического отбытия и прибытия в РФ, а также иные существенные аспекты. Если лицо использовало в ходе деловой поездки частный транспорт, также необходимо указать сведения, идентифицирующие машину.
  4. Приводится список прилагаемых бумаг.
  5. Записка визируется. Подразумевается подпись работника и фактическая дата формирования документа.

Служебная записка составляется от руки самим командируемым субъектом. Также к документу необходимо приложить максимум имеющихся оправдательных документов. В случае, если подобные бумаги были испорчены, утеряны, либо не имелись изначально, субъект должен отметить эти факты в служебной записке, после чего компенсация понесенных затрат будет осуществляться по факту его возвращения в РФ.

Визирует служебные записки и все документы, прямо связанные с деловыми поездками, директор предприятия.

Исходя из данной бумаги, бухгалтерией планируются затраты, которые лицо понесет на протяжении командировки, либо объем компенсации субъекту.

Законодательством не постановляется, какие конкретно сроки предусматриваются для подачи служебной записки постфактум. Однако, практика демонстрирует, что субъекты сдают записку как можно быстрее, подготавливая ее либо до фактического возращения, либо в день возращения, до появления в компании.

Особенности оформления запроса о выплате средств на расходы

Запрос о предоставлении средств является наиболее распространенным видом служебной записки о направлении в командировку.

К особенностям оформления данного запроса относится следующее:

  1. Оформление запроса должно осуществляться по факту возвращения субъекта из деловой поездки.
  2. Должно иметь место указание перечня услуг, на которые лицо осуществляло траты. При этом важно подчеркнуть, что данный список актуален только для тех позиций, которые не вошли в бюджет командировки. То есть, подразумевается, что выделенных средств субъекту не хватило. В дальнейшем уместность каждой конкретной статьи затрат в поездке будет определять наниматель.
  3. Необходимо прикрепить к запросу все имеющиеся оправдательные документы (включая чеки, квитанции, билеты и др.).
  4. Требуется четко отразить дату отъезда и прибытия.
  5. В отличие от других видов служебных записок, в запросе также необходимо указывать конкретное время с поминутным отражением отбытия лица из конкретного города, а также время прибытия по тому же формату.
  6. Также уместно приложить дополнительные оправдательные документы, которые бы подтверждали траты сверх нормы, а не только средства, входящие в бюджет данной поездки.

Нюансы оформления служебных записок о командировании

В случае, когда командировка должна состояться у частного предпринимателя, он вправе не составлять служебную записку. Впрочем, ИП вправе учитывать определенную долю затрат при выплате налогов.

Также актуальным является вопрос о командировании управленца. Так, исходя из ПП РФ № 749, директор компании является таким же штатным сотрудником, как и иные лица. Соответственно, командировка управленца должна оформляться, исходя из общепринятых правил. Однако, Роструд постановляет, что при командировании директора служебная записка не требуется, так как, фактически, происходит задвоение визы.

Во избежание непредвиденных ситуаций, настоятельно рекомендуется отразить в локальном нормативе нюансы подобных командировок.

Важно отметить, что при заграничных деловых поездках обязательно требуется составление служебной записки. В данных обстоятельствах записка будет служить основанием для предоставления компенсации субъекту в валюте той страны, куда осуществлялась поездка.

Таким образом, служебная записка на командировку является необходимым документом, который позволяет подтвердить статьи трат субъекта, которые тот осуществлял в деловой поездке. Настоятельно рекомендуется нюансы оформления рассмотренного документа отразить в локальных нормативах.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (22 голос., средний: 4,80 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>