Служебка на канцтовары

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса
Заявка на канцелярские товарыЛюбая офисная работа сопряжена с расходованием канцтоваров. Для этого управленец подразделения должен организовать регулярную закупку необходимой продукции. Основанием для проведения очередной закупки считается заявка на канцелярские товары, составляемая работником отдела на имя начальника.

Что относится к канцелярским товарам: перечень

Канцелярские принадлежности имеют свою классификацию в рамках их использования в офисах. Так, рассматриваемые товары могут применяться по мере надобности, а могут иметь срок годности и использоваться быстрее остальных. В частности, к используемым по мере надобности канцтоварам относятся следующие виды:

  • бумага;
  • обычные скрепки и скрепки к степлерам;
  • скотч и клей;
  • карандаши и ручки;
  • штрихи и корректоры для текста;
  • блокноты, тетради, ежегодники и проч.;
  • терки.

К продукции, обладающей сроком годности, относятся такие позиции:

  • ножницы и дыроколы;
  • скоросшиватели и подставки для папок;
  • степлеры;
  • органайзеры.

Характеристики служебных записок

Рассматриваемая служебка – это бумага, относящаяся к внутреннему документообороту, циркулирующая только в рамках предприятия. С целью фиксации аналогичной информации для внешних пользователей используют фирменные бланки и официальные обращения. Служебная записка проста и имеет структурированную нерегламентированную форму. Основная ее цель – донесение определенного прошения до вышестоящего лица. При этом визирует документ только тот субъект, который его оформляет.

Зачастую служебные записки составляются для закупки канцелярских изделий. До оформления бумаги ответственное лицо уточняет, какое количество и каких именно принадлежностей не хватает для полноценной работы отдела, после чего детализировано вписывает прошение в документ.

Канцелярские товары нельзя приобретать впрок. Важно покупать только те принадлежности, которые нужны сейчас.

Требования к оформлению служебных записок на канцелярские товары

Несмотря на то, что унифицированной формы внутренней служебной записки нет, тем не менее, существуют требования к содержанию документа. Отмеченные требования определены в ГОСТе Р 7.0.97-2016. В состав обязательных реквизитов заявки на канцтовары входят такие позиции:

  • Заявка на канцелярские товарыдолжность и ФИО начальника подразделения или компании, которому адресуется составляемый документ;
  • название бумаги, в данном случае – «Служебная записка»;
  • общие регистрационные сведения – дата формирования бумаги и ее регистрационный номер в соответствии с внутренним документооборотом компании;
  • общая информация о составителе – его ФИО, подразделение, в котором он работает и должность;
  • заголовок к текстовой части и, непосредственно, сам основной текст;
  • виза составителя, его ФИО.

Как расположены реквизиты служебной заявки на канцелярские товары: образец

Информацию об адресате документа следует располагать в верхнем правом углу. Немного ниже в том же месте важно отметить общие сведения об авторе документа. Также здесь проставляется дата составления и регистрационный номер заявки на канцтовары в офис.

Затем, в центре листа следует прописать наименование документа заглавными буквами. Строчкой ниже уместно отметить цель составляемого прошения, а именно – фразу «на приобретение канцелярских принадлежностей».

Служебка на канцтовары После этого идет основной текст записки. В тем важно обосновать запрашиваемые траты. Уместно также сослаться на локальный норматив, в котором фиксируется необходимость регулярного проведения закупок рассматриваемой продукции в офисы.

Ниже отмечается детализированный перечень требуемой в офис канцелярии и количество штук каждого из наименований списка. Количество каждого приобретаемого продукта должно быть релевантным. В противном случае начальник подразделения может запросить внесение изменений в документ, ссылаясь на неактуальность запрашиваемых затрат. Это увеличит длительной всей процедуры.

В завершение документа ответственный субъект проставляет свою подпись, а также расшифровку к ней. Также ставится дата. При передаче документа адресату, субъект регистрирует записку у секретаря. Это позволяет руководителю отдела не ставить на записке подпись, так как факт получения документа уже был зарегистрирован.

Заявка на получение канцтоваров со склада

Рассматриваемую заявку, если поступление канцелярских принадлежностей ожидается со склада, следует формировать в табличном виде. В документ следует внести все нужные названия, а также количество каждой позиции. Зачастую подобные бумаги составляются в электронном виде. Табличное оформление записки упростит работу кладовщика, и канцтовары быстрее поступят в офис.

Заключение

Таким образом, служебная записка – необходимый документ для получения нужных канцелярских принадлежностей. Благодаря этой бумаге сотрудники оповещают о наличии определенных организационных потребностей. Начальство удовлетворяет запрос в максимально сжатые сроки.

 

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (9 голос., средний: 4,40 из 5)
Загрузка...
Обсуждение ( 0)
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>